Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Nhân sự

16595

Doanh nghiệp nào dù có quy mô lớn hay nhỏ đều cần có phòng hành chính nhân sự. Bộ phận này chịu trách nhiệm quản lý nhân viên và những bộ phận khác trong doanh nghiệp. Chính vì phạm vi quản lý rộng nên rất nhiều người thắc mắc không biết cơ cấu phòng hành chính nhân sự gồm những gì? Hành chính nhân sự gồm những mảng nào? Tham khảo bài viết dưới đây trong chuyên mục cẩm nang tuyển dụng của tuyendung.topcv.vn để có thêm những thông tin cụ thể nhé.

Phòng Hành chính Nhân sự là gì?

Phòng Hành chính Nhân sự (HCNS) viết tắt từ Human Resources and Administration Department. Nhiệm vụ chính của phòng HCNS là tối ưu hóa năng suất lao động của nhân viên, giải quyết các vấn đề hành chính như: công tác lễ tân, quản lý giấy tờ, hồ sơ,…

phong-hanh-chinh-nhan-su-2
Phòng hành chính nhân sự có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp

Nguồn nhân lực luôn được đặt ở vị trí quan trọng khi muốn phát triển kinh tế xã hội nói chung và phát triển doanh nghiệp nói riêng. Bởi vậy phòng hành chính nhân sự luôn được quan tâm đặc biệt, là nền tảng tạo đà cho sự thành công của mỗi doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính nhân sự

Cơ cấu của phòng Hành chính Nhân sự gồm có 2 cấp đó là cấp quản lý và nhân viên. Trong cấp quản lý có Trưởng phòng và Phó phòng, cấp nhân viên có: trợ lý, thư ký, chuyên viên, nhân viên. 

Mỗi vị trí đảm nhận nhiệm vụ khác nhau trong quá trình làm việc, đồng thời đảm bảo quyền lợi cho nhân viên trong doanh nghiệp. Để làm rõ cơ cấu của phòng Hành chính Nhân sự trước tiên cần làm rõ vai trò của mỗi cấp, cụ thể:

Trách nhiệm của Trưởng phòng hành chính nhân sự

Trưởng phòng HCNS có các nhiệm vụ sau đây:

  • Điều hành các hoạt động của phòng trong phạm vi, quyền hạn được giao phó.
  • Bố trí công việc cho đội ngũ nhân viên của phòng hành chính nhân sự đồng thời đưa ra những đề xuất về việc bổ nhiệm hay miễn nhiệm các chức danh trong phòng.
  • Tham mưu cho ban giám đốc về việc quy hoạch, lựa chọn nhân sự của phòng. Với yêu cầu đảm bảo phù hợp những tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ, tuân thủ đúng quy trình bổ nhiệm của đơn vị, doanh nghiệp.

Trách nhiệm của Phó phòng hành chính nhân sự

Phó phòng Hành chính Nhân sự hỗ trợ Trưởng phòng thực hiện các công việc trong phạm vi được phân công. Đồng thời thay mặt Trưởng phòng để xử lý những công việc cụ thể trong quyền hạn được giao.

Trong một số văn bản giải quyết công việc thuộc quyền hạn được giao và trong thẩm quyền xử lý của phòng Hành chính Nhân sự, Phó phòng có thể ký thay Trưởng phòng.

Họ đảm nhận nhiều nhiệm vụ về công tác hành chính

Trách nhiệm của nhân viên phòng Hành chính Nhân sự

  • Thực hiện tốt những nhiệm vụ được giao đồng thời đưa ra các ý kiến, đề xuất biện pháp thích hợp để hoàn thành công việc với hiệu quả cao nhất.
  • Hướng dẫn, đôn đốc, nắm được tình hình về quy trình, chính sách của các cá nhân hay bộ phận trong phạm vi quản lý.  

Công việc của phòng hành chính nhân sự

Vừa đảm nhận công tác Hành chính vừa chịu trách nhiệm của bộ phận tuyển dụng nhân sự, công việc chính của phòng hành chính nhân sự bao gồm:

Quản lý hồ sơ, giấy tờ

Trong đầu việc này, phòng hành chính nhân cần thực hiện các công việc cụ thể sau đây:

  • Tiếp nhận các công văn, giấy tờ đề nghị, tài liệu được chuyển tới doanh nghiệp và giải quyết trong thẩm quyền của mình. Tiếp đó lưu trữ vào kho dữ liệu của doanh nghiệp.
  • Tiếp nhận các loại giấy tờ có chứa thông tin liên quan đến nhân viên như: giấy báo nghỉ, giấy báo ốm,….
  • Theo dõi tình hình thực hiện các công việc liên quan tới duy trì văn hóa doanh nghiệp
  • Quản lý giấy tờ về chế độ lương thưởng của nhân viên

Công tác lễ tân

Ngoài công việc kể trên, hàng ngày nhân viên hành chính nhân sự có thể phải đảm nhận công tác lễ tân với các đầu việc như:

  • Tiếp nhận giao dịch với khách hàng, đối tác bằng điện thoại hoặc trao đổi trực tiếp
  • Đón tiếp khách mời công việc hoặc khi công ty có sự kiện.
  • Tham gia tổ chức sự kiện của doanh nghiệp hay các hoạt động vui chơi cho nhân viên nhằm phát triển văn hóa nội bộ doanh nghiệp.
Xử lý tốt công việc giúp thăng tiến trong sự nghiệp

Xử lý bảng lương

Đây là một trong những công việc mà phòng hành chính nhân sự phải thực hiện tốt. Các công việc liên quan tới bảng lương gồm có: chấm công cho nhân viên, liệt kê lương, thưởng cho nhân viên, chi trả, thanh toán tiền lương đúng hạn.

Lưu giữ cơ sở dữ liệu, hồ sơ nhân viên

Công việc quản lý hồ sơ nhân sự gồm có lưu giữ thông tin nhân viên và bảo mật các thông tin này.

Quản lý tài sản, thiết bị

Một số công việc cụ thể của phòng hành chính nhân sự ở đầu việc này đó là: theo dõi các thiết bị, máy móc ảnh hưởng tới tài sản của doanh nghiệp. Đồng thời tiếp nhận thông tin liên quan đến cơ sở vật chất để có kế hoạch bảo trì nhằm duy trì tiến độ công việc cho nhân viên bộ phận sản xuất.

Vai trò của phòng hành chính nhân sự

Ngoài việc đảm nhận các công việc liên quan đến nhiệm vụ Hành chính và Nhân sự, còn cần lưu ý đến vai trò của bộ phận này đối với doanh nghiệp. Cụ thể:

Quản lý nhân sự cho doanh nghiệp

Với vai trò này, phòng HCNS cần:

  • Đưa ra kế hoạch về nhân sự cho doanh nghiệp, tham mưu với lãnh đạo bằng việc đánh giá về công việc và năng lực của nhân viên
  • Thực hiện kế hoạch tuyển dụng và phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. Đồng thời tính toán nhân sách liên quan đến chi phí trả cho lao động.
  • Phối hợp tham gia khảo sát lương và chi phí lao động trên thị trường có được cơ sở để tạo ra chính sách cụ thể cho nhân viên mỗi năm.
  • Đưa ra nội quy lao động, quy chế tiền lương, các quy định liên quan đến công việc, quy chế trong công tác tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, kỷ luật, khen thưởng với nhân viên.
  • Phối hợp cùng Công đoàn doanh nghiệp đưa ra các chương trình phúc lợi và khen thưởng hàng năm.
  • Thực hiện các hoạt động nhân sự theo quy định của doanh nghiệp như: tuyển dụng, đánh giá nguồn nhân lực, tổ chức đào tạo, thanh toán tiền lương và chế độ phúc lợi cho nhân viên.
Nhiệm vụ của họ đều liên quan tới công tác hành chính, nhân sự
  • Cung cấp các thông tin về quyền lợi, tin tuyển dụng lên trang web của doanh nghiệp và các trang tuyển dụng để quảng bá hình ảnh và văn hóa doanh nghiệp. Đồng thời gia tăng hiệu quả của quá trình tuyển dụng tại doanh nghiệp. Để đạt được hiệu quả cao, không ít doanh nghiệp lựa chọn các nền tảng đăng tin tuyển dụng uy tín như: tuyendung.topcv.vn. Với số lượng hồ sơ ứng viên tìm việc lớn (trên 5.500.000 hồ sơ) cùng lượt truy cập lớn (hơn 3.000.000 lượt/tháng) giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận với nhiều ứng viên tiềm năng và quảng bá hình ảnh cũng như các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Quản lý các công tác hành chính

Trong công tác quản lý hành chính, phòng HCNS cần đảm nhận các vai trò sau đây:

  • Xây dựng quy chế, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.
  • Quản lý công tác hậu cần tại doanh nghiệp như: tiếp khách, lễ tân, văn phòng phẩm, quản lý và điều động xe,… Hơn nữa đảm bảo công tác an ninh và an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy cho doanh nghiệp.
  • Quản lý các thủ tục hành chính pháp lý, soạn thảo văn bản hành chính, tổ chức cuộc họp và sự kiện thường niên của doanh nghiệp.
  • Quản lý tài sản chung của doanh nghiệp, thực hiện kiểm kê và thanh lý tài sản
  • Thực hiện công tác sửa chữa, bảo trì tòa nhà văn phòng theo định kỳ
  • Phân bố vị trí làm việc cho mỗi phòng ban, bộ  phận và đưa ra quy định nâng cao tinh thần trách nhiệm giữ gìn tài sản chung.
Là bộ phận tiếp xúc với nhiều phòng ban trong doanh nghiệp

Quản lý truyền thông trong doanh nghiệp

  • Phòng hành chính nhân sự đưa ra kế hoạch và thông điệp truyền thông phù hợp với từng đối tượng. Phát triển và quản lý các công cụ truyền thông của doanh nghiệp đồng thời thực hiện một cách nhất quán, rõ ràng.
  • Quản trị bộ nhận diện thương hiệu, thực hiện đăng ký bản quyền bảo hộ nhãn hiệu. Đồng thời giải quyết các rủi ro xuất hiện trong quá trình xây dựng và phát triển thương hiệu. Thực hiện nhận xét, cải tiến hình ảnh thương hiệu cho phù hợp với mỗi giai đoạn tăng trưởng của doanh nghiệp.
  • Tổ chức họp báo, sự kiện, lên kế hoạch và nội dung chương trình, viết các bài PR, thông cáo báo chí để quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp.
  • Duy trì kết nối với truyền thông và các cơ quan ban ngành liên quan tới hoạt động  truyền thông, marketing để có thể quảng bá thương hiệu tốt nhất.
  • Tìm kiếm, đề xuất tham gia các giải thưởng trong và ngoài nước cùng các chương trình tài trợ xã hội nhằm nâng cao hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.

Quản lý các khó khăn pháp lý

Phòng nhân sự cũng đảm nhận trách nhiệm chọn và thuê đơn vị tư vấn trước những khó khăn pháp lý ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ: tạo, sửa đổi bổ sung văn bản, quy định của doanh nghiệp, hỗ trợ các phòng ban trong doanh nghiệp về vấn đề pháp lý, đại diện cho doanh nghiệp khi có tranh chấp.

Các thành tích trong sự nghiệp giúp lãnh đạo ấn tượng với bạn

Quản lý công việc của nhân viên phòng HCNS

  • Mỗi năm cần xây dựng kế hoạch, sơ đồ công việc của phòng, thực hiện tổ chức hệ thống nhân sự, phân công hoạt động trong phòng một cách hợp lý để hoàn thành mục tiêu đã đề ra trước đó.
  • Xây dựng các quy định, quy trình nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của phòng. Thực hiện tổ chức hệ thống nhân sự, phân công công việc trong phòng hợp lý để đạt mục tiêu đã đề ra.
  • Đưa ra quy định, quy trình thuộc phạm vi quản lý của phòng, đánh giá kết quả từ đó có hướng cải thiện phù hợp để nâng cao thành tích hoạt động của doanh nghiệp. Lập báo cáo theo quy định của doanh nghiệp và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban giám đốc.

Với những chia sẻ trên đây hy vọng có thể giúp các bạn nắm được cơ cấu của phòng Hành chính Nhân sự trong mỗi doanh nghiệp. Đồng thời biết được công việc cụ thể và vai trò của phòng ban này trong mỗi doanh nghiệp. Từ đó đưa ra những tiêu chí tuyển dụng phù hợp nhằm tìm được những nhân sự tài năng về gắn bó với doanh nghiệp.