Cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, các hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP cũng ngày càng được chú trọng phát triển, tối ưu hoá. Bạn hãy cùng Blog Tuyển dụng tìm hiểu hệ thống ERP là gì, vai trò của ERP với doanh nghiệp qua bài viết sau.
Hệ thống ERP là gì?
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là một loại phần mềm quản lý tổng thể được sử dụng để quản lý và tích hợp các quy trình kinh doanh, hoạt động vận hành quan trọng trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. ERP giúp tổ chức tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình từ sản xuất, quản lý kho, tài chính, nhân sự đến tiếp thị và bán hàng.
Hệ thống ERP tích hợp các chức năng và dữ liệu từ các bộ phận khác nhau vào một cơ sở dữ liệu duy nhất, giúp cải thiện hiệu quả quản lý tổng thể hoạt động của tổ chức. Các ứng dụng ERP thường bao gồm các tính năng như quản lý quy trình kinh doanh, tự động hóa công việc, theo dõi dữ liệu và báo cáo cũng như tương tác với khách hàng và đối tác.
Một số hệ thống ERP nổi tiếng có thể kể đến như: SAP ERP, Oracle ERP Cloud, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, v.vv..
Đặc trưng của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Phần mềm doanh nghiệp ERP có một số đặc trưng nổi bật, có thể kể đến như:
Thiết kế theo từng module chức năng
ERP được thiết kế dưới dạng các module chức năng riêng biệt như: tài chính, quản lý nhân sự, quản lý sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, v.v.. Mỗi module này tập trung vào một lĩnh vực cụ thể của doanh nghiệp và được xây dựng để hoạt động độc lập hoặc tích hợp với các module khác.
Trang bị đầy đủ các chức năng chuyên nghiệp
ERP cung cấp một loạt các chức năng chuyên nghiệp để hỗ trợ các quy trình kinh doanh, vận hành của doanh nghiệp. Các chức năng này bao gồm: quản lý tài chính, quản lý sản xuất, quản lý kho, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự, v.v.., đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp đều được hỗ trợ.
Tích hợp khả năng đánh giá theo thời gian thực
ERP cho phép đánh giá và theo dõi các hoạt động kinh doanh, vận hành doanh nghiệp theo thời gian thực. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể và cập nhật về hiệu suất hoạt động, giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định nhanh chóng và linh hoạt hơn.
Cấu trúc phần mềm linh hoạt, có khả năng tùy biến
ERP có cấu trúc phần mềm linh hoạt, cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh và điều chỉnh hệ thống theo nhu cầu cụ thể. Các công cụ tùy chỉnh và cấu hình giúp doanh nghiệp thích nghi với các quy trình kinh doanh, vận hành riêng biệt, giúp tối ưu hóa hiệu suất và khả năng đáp ứng yêu cầu thực tế.
Tích hợp cơ sở dữ liệu chung trên một nền tảng
ERP sử dụng một cơ sở dữ liệu chung để lưu trữ và quản lý thông tin của toàn bộ doanh nghiệp. Điều này đảm bảo tính nhất quán và khả năng truy cập dữ liệu từ mọi nơi trong tổ chức, giúp tối ưu hóa luồng thông tin và tương tác giữa các bộ phận khác nhau.
Vai trò của ERP đối với doanh nghiệp
Với khả năng tích hợp quản lý toàn diện, ERP giúp cải thiện hiệu suất, tăng cường tính linh hoạt và đồng nhất trong tổ chức, giúp nhà lãnh đạo ra quyết định chiến lược và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh. Vai trò của ERP với doanh nghiệp thể hiện rõ qua các mặt cụ thể như sau:
Quản lý tổng thể
ERP tích hợp các quy trình kinh doanh, quy trình vận hành từ nhiều phòng ban khác nhau vào một hệ thống duy nhất. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và tiêu chí đánh giá chung về hiệu suất và hoạt động của mình.
Ví dụ, một công ty sản xuất đồ gỗ trước khi triển khai ERP có các phòng ban riêng biệt như kế toán, sản xuất, marketing và bán hàng. Mỗi phòng ban sử dụng hệ thống và quy trình riêng, dẫn đến sự phân mảnh thông tin và khó khăn trong việc đánh giá tổng thể hiệu suất của công ty.
Sau khi triển khai ERP, tất cả các phòng ban này được tích hợp vào cùng một hệ thống. Thông tin về đơn hàng từ phòng bán hàng được tự động chuyển đến phòng sản xuất để lập kế hoạch, sau đó dữ liệu về sản phẩm đã sản xuất được tự động cập nhật vào hệ thống kế toán để thực hiện thanh toán và quản lý tài chính.
Nhờ sự tích hợp này, nhà quản lý có cái nhìn toàn diện và tổng quan về hoạt động của công ty, giúp họ ra quyết định chiến lược dựa trên thông tin chính xác, đồng nhất, cập nhật nhanh chóng.
Quản lý tài nguyên
ERP giúp quản lý tài nguyên của doanh nghiệp như nhân sự, vật liệu, thiết bị và tài chính một cách hiệu quả hơn. Bằng cách tích hợp các thông tin từ các bộ phận khác nhau, ERP giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và giảm thiểu lãng phí.
Ví dụ, một công ty sản xuất ô tô trước khi sử dụng ERP có thể gặp khó khăn trong việc quản lý tài nguyên như nhân sự, vật liệu và thiết bị. Mỗi bộ phận có thể sử dụng các hệ thống quản lý riêng, dẫn đến việc dư thừa hoặc thiếu hụt tài nguyên.
Khi triển khai ERP, các thông tin về nhân sự, vật liệu và thiết bị được tích hợp vào một hệ thống duy nhất. Điều này giúp tổ chức quản lý tài nguyên hiệu quả hơn bằng cách tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và giảm thiểu lãng phí.
Tích hợp dữ liệu
ERP cho phép tổ chức tự động hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau vào một hệ thống duy nhất. Điều này giúp cải thiện tính chính xác và đồng nhất của dữ liệu, từ đó hỗ trợ quyết định chiến lược dựa trên thông tin chính xác.
Ví dụ, một công ty bán lẻ trước khi triển khai ERP có thể có nhiều hệ thống riêng biệt để quản lý thông tin về khách hàng, hàng hóa và kho. Điều này có thể dẫn đến sự không đồng nhất trong dữ liệu và gây ra sự phân mảnh thông tin.
Khi triển khai ERP, tất cả các dữ liệu từ các hệ thống khác nhau được tích hợp vào một cơ sở dữ liệu chung. Điều này giúp cải thiện tính chính xác và đồng nhất của dữ liệu, từ đó hỗ trợ quyết định chiến lược dựa trên thông tin chính xác.
Quản lý chuỗi cung ứng
ERP giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý hiệu quả chuỗi cung ứng từ nguồn cung đến sản xuất và phân phối. Điều này giúp tăng cường tính linh hoạt, giảm thiểu thời gian đáp ứng và tăng cường sự hợp tác với đối tác cung ứng.
Ví dụ, một công ty sản xuất ô tô triển khai ERP để quản lý chuỗi cung ứng của mình. Hệ thống ERP này tích hợp thông tin từ các nhà cung cấp về vật liệu, linh kiện và thành phẩm.
Khi có một đơn đặt hàng mới từ khách hàng, hệ thống ERP giúp liên kết với các nhà cung cấp để đặt hàng nguyên vật liệu cần thiết. Sau đó, nó theo dõi quá trình sản xuất và vận chuyển để đảm bảo thời gian giao hàng đúng hẹn.
Điều này giúp công ty tối ưu hóa chuỗi cung ứng, giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng cường sự linh hoạt trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Tăng cường khả năng ra quyết định
ERP cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo mạnh mẽ giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn về hoạt động của doanh nghiệp và đưa ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu thống kê và phân tích.
Ví dụ, một công ty bán lẻ triển khai ERP để quản lý các cửa hàng và kho hàng của mình. Hệ thống ERP này cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ để quản lý hiệu quả việc quản lý hàng tồn kho, doanh thu từ từng cửa hàng và hoạt động bán hàng.
Nhà quản lý có thể sử dụng các báo cáo từ hệ thống ERP để phân tích hiệu suất của từng cửa hàng, định rõ sản phẩm bán chạy nhất và quyết định về chiến lược giảm giá hoặc phát triển sản phẩm mới.
Nâng cao hiệu quả và hiệu suất
Bằng cách tối ưu hóa các quy trình kinh doanh, quản lý tài nguyên và tích hợp dữ liệu, ERP giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả và hiệu suất làm việc, từ đó cải thiện cạnh tranh và tăng cường lợi nhuận.
Ví dụ, một công ty sản xuất thực phẩm triển khai ERP để quản lý quy trình sản xuất và phân phối của họ.
Hệ thống ERP này giúp tự động hóa quy trình sản xuất từ việc lập kế hoạch sản xuất đến quản lý nguyên vật liệu và quy trình đóng gói. Nó cũng theo dõi hiệu suất của hệ thống máy móc và nhân viên trong nhà máy để xác định các khu vực cần cải thiện.
Nhờ vào khả năng tích hợp quản lý tổng thể của ERP, công ty này có thể tăng cường hiệu quả sản xuất, giảm thiểu lãng phí và đạt được mục tiêu về chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng.
Những hạn chế của hệ thống ERP
Tuy đóng vai trò quan trọng, đem lại nhiều lợi ích ở các khía cạnh khác nhau với doanh nghiệp nhưng hệ thống ERP cũng có những điểm hạn chế.
Chi phí đầu tư lớn
Triển khai hệ thống ERP đòi hỏi một khoản đầu tư lớn, bao gồm chi phí phần mềm, cài đặt, tùy chỉnh, huấn luyện nhân viên và việc duy trì hệ thống sau triển khai. Đối với các doanh nghiệp nhỏ và trung bình, chi phí này có thể là một gánh nặng lớn và đôi khi vượt quá ngân sách dự kiến.
Thời gian triển khai kéo dài
Việc triển khai hệ thống ERP thường kéo dài từ vài tháng đến vài năm tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp. Quá trình triển khai có thể gặp phải các vấn đề như: phát hiện lỗi, tùy chỉnh phần mềm và tích hợp với các hệ thống hiện có, dẫn đến việc kéo dài thời gian triển khai và tăng chi phí.
Cần thay đổi quy trình làm việc nhằm đáp ứng các yêu cầu của phần mềm
Triển khai ERP thường đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi hoặc điều chỉnh quy trình làm việc hiện có để phù hợp với phần mềm. Điều này có thể gây ra sự không hài lòng và khó khăn cho nhân viên, đặc biệt là khi họ phải thích nghi với các quy trình mới và học cách sử dụng hệ thống mới.
Cần một khoảng thời gian để ERP phát huy lợi ích
Mặc dù ERP hứa hẹn mang lại nhiều lợi ích như tăng năng suất, cải thiện quy trình kinh doanh và tối ưu hóa tài nguyên nhưng việc thấy được những lợi ích này thường mất một khoảng thời gian đáng kể sau khi triển khai. Doanh nghiệp cần phải dành thời gian để huấn luyện nhân viên, thích nghi với hệ thống mới và điều chỉnh quy trình làm việc trước khi ERP có thể phát huy tối đa hiệu quả.
Hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp như thế nào?
Hệ thống ERP phù hợp, cần thiết với các doanh nghiệp đang phải đối mặt với một số thách thức hoặc gặp phải các tình huống như:
Doanh nghiệp đòi hỏi sự linh hoạt và tổ chức
ERP là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn tăng cường tổ chức và linh hoạt trong các quy trình kinh doanh, hoạt động vận hành. Các doanh nghiệp cần quản lý một lượng lớn thông tin từ nhiều bộ phận khác nhau và muốn tích hợp các quy trình kinh doanh để tối ưu hóa hiệu suất.
Doanh nghiệp muốn tăng cường hiệu quả
ERP giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả hoạt động thông qua quản lý tốt hơn các quy trình kinh doanh. Điều này bao gồm cải thiện quy trình sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý tài chính, và quản lý nhân sự, giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng và linh hoạt với yêu cầu của thị trường.
Doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình và giảm chi phí
ERP có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và giảm thiểu lãng phí, từ đó giảm chi phí hoạt động và tăng cường lợi nhuận. Do đó, hệ thống ERP sẽ phù hợp áp dụng với những doanh nghiệp đang muốn tập trung tối ưu hoá quy trình và giảm chi phí.
Doanh nghiệp đang phát triển và muốn mở rộng quy mô hoạt động
Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng, nhu cầu quản lý thông tin và quy trình kinh doanh cũng tăng lên. ERP cung cấp một cơ sở để mở rộng quy mô kinh doanh mà không cần phải lo lắng về việc cập nhật hệ thống.
Về tổng thể, hệ thống ERP phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu tối ưu hóa quy trình, tăng cường hiệu suất và linh hoạt, giảm thiểu chi phí và rủi ro, cũng như muốn mở rộng quy mô hoạt động của mình.
Mức độ phổ biến của ERP trên thế giới và tại Việt Nam
Trên thế giới, nhiều doanh nghiệp hàng đầu đã sử dụng các hệ thống ERP để tối ưu hoá quy trình quản lý của mình.
- SAP ERP tại Nestlé: Nestlé, một trong những công ty hàng đầu thế giới trong lĩnh vực thực phẩm và đồ uống đã triển khai hệ thống SAP ERP từ năm 2000. Hệ thống này giúp Nestlé quản lý các hoạt động kinh doanh của mình trên toàn cầu, từ quản lý tài nguyên đến chuỗi cung ứng và tiếp thị.
- Microsoft Dynamics 365 tại Coca-Cola: Coca-Cola, doanh nghiệp hàng đầu ngành công nghiệp đồ uống đã triển khai Microsoft Dynamics 365 từ năm 2017. Hệ thống này giúp Coca-Cola tích hợp các quy trình kinh doanh từ quản lý sản xuất đến quản lý bán hàng và tiếp thị.
- SAP S/4HANA tại Siemens: Siemens, tập đoàn công nghệ hàng đầu thế giới đã triển khai SAP S/4HANA từ năm 2020. Hệ thống này giúp Siemens tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tăng cường khả năng phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định chiến lược.
- NetSuite tại Airbnb: Airbnb, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực chia sẻ chỗ ở đã triển khai NetSuite từ năm 2014. Hệ thống này giúp Airbnb quản lý tài chính, chuỗi cung ứng và quản lý khách hàng một cách hiệu quả.
Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp hàng đầu cũng đã triển khai hệ thống ERP để nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển kinh doanh. Chẳng hạn như:
- SAP ERP tại VinGroup: VinGroup đã triển khai hệ thống SAP ERP từ năm 2012. Việc này giúp VinGroup tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh từ quản lý tài chính đến quản lý chuỗi cung ứng và tiếp thị, đồng thời tạo nền tảng cho sự phát triển và mở rộng quy mô kinh doanh của họ.
- SAP S/4HANA tại FPT: FPT đã triển khai hệ thống SAP S/4HANA từ năm 2018. Hệ thống này giúp FPT tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tăng cường khả năng phân tích dữ liệu, từ đó hỗ trợ quản lý chiến lược và phát triển kinh doanh một cách hiệu quả.
—–
Xét tổng thể trong thực tế, ERP không chỉ là một hệ thống phần mềm quản lý thông tin mà còn là một công cụ chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và đạt được các mục tiêu đề ra của mình.
Hy vọng bài viết “Hệ thống ERP là gì? Vai trò của ERP với doanh nghiệp” trong chuyên mục Tin tức đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm nhân sự, đừng quên truy cập vào nền tảng đăng tin tuyển dụng – Tuyendung.topcv.vn hàng đầu hiện nay. Với hơn 5.4 triệu lượt truy cập/tháng cùng 7.1 triệu hồ sơ ứng viên, TopCV sẽ giúp bạn tiếp cận nhanh chóng với các ứng viên tiềm năng và phù hợp với nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp.
