Hợp đồng lao động điện tử là gì? Tính pháp lý và quy trình giao kết 

153

Những năm gần đây hợp đồng lao động điện tử trở nên khá phổ biến được nhiều doanh nghiệp biết tới và lựa chọn sử dụng. Vậy hợp đồng lao động điện tử là gì? Tính pháp lý và quá trình giao kết hợp đồng như thế nào? Tham khảo bài viết dưới đây trong chuyên mục Cẩm nang tuyển dụng của tuyendung.topcv.vn để có được những thông tin hữu ích nhé.

Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Hợp đồng lao động là văn bản đề cập đến thỏa thuận giữa doanh nghiệp và người lao động. Hai bên sẽ tham gia ký kết dựa trên nguyên tắc bình đẳng hai bên cùng có lợi và tuân thủ đúng theo luật lao động Việt Nam.

Căn cứ vào điều 14 của Luật Lao Động ban hành vào năm 2019 thì giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử sẽ tương đương với hợp đồng bằng văn bản thông thường. Hợp đồng lao động điện tử sẽ được ký kết theo phương thức thông điệp dữ liệu. 

Hợp đồng lao động điện tử hiện được nhiều đơn vị lựa chọn 
Hợp đồng lao động điện tử hiện được nhiều đơn vị lựa chọn vì sự tiện lợi của nó

Nói chung hợp đồng lao động điện tử chính là thỏa thuận giữa đơn vị sử dụng lao động với người sử dụng lao động, thể hiện theo phương thức thông điệp dữ liệu. Hai bên tham gia ký kết sẽ sử dụng chữ ký số và có thể ký kết ở bất kỳ đâu.

Các ưu điểm của hợp đồng lao động điện tử

Hợp đồng lao động điện tử đang dần trở nên phổ biến hơn nhằm đơn giản khâu thủ tục hành chính cho nhiều đơn vị. Đồng thời mang đến những lợi ích nhất định cho cả doanh nghiệp và người lao động.

Tiết kiệm thời gian

Khi lựa chọn ký kết trên hợp đồng lao động điện tử người lao động sẽ không phải đi lại như trước đây mà có thể dễ dàng ký kết từ xa. Về phía doanh nghiệp cũng không cần tổ chức ký kết trực tiếp. Trải qua quá trình tuyển dụng nhân sự doanh nghiệp có thể thực hiện việc ký hợp đồng online.

Giúp doanh nghiệp và người lao động tiết kiệm thời gian

Có thể thấy rằng hợp đồng lao động điện tử nhanh gọn hơn hợp đồng giấy truyền thống và có thể áp dụng với mọi doanh nghiệp.

Tiết kiệm chi phí

Với hợp đồng điện tử doanh nghiệp không phải đầu tư nhiều kho lưu trữ văn thư vì tất cả hợp đồng đều được lưu trữ trên nền tảng số. Mặc dù doanh nghiệp sẽ phải trả phí lưu trữ nhưng so với lưu trữ hồ sơ hợp đồng truyền thống vẫn khá tiết kiệm.

Tạo tính minh bạch

Bất cứ chỉnh sửa nào trên hợp đồng lao động điện tử đều bị lưu lại trên hệ thống. Đặc biệt khi có những chỉnh sửa trái phép sẽ ảnh hưởng đến tính pháp lý của hợp đồng.

Do vậy mỗi bên tham gia vào hợp đồng đều cần cân nhắc kỹ, không tuỳ ý can thiệp vào nội dung hợp đồng. Nhờ có quy trình minh bạch hợp đồng điện tử có thể duy trì tốt cam kết trách nhiệm của doanh nghiệp và người lao động.

Tra cứu thuận tiện hơn

Hợp đồng điện tử sau khi giao kết được lưu trữ ở hệ thống riêng biệt và các bên tham gia đều có thể tra cứu. Chỉ cần một tài khoản liên kết với đơn vị lưu trữ doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu thông tin hợp đồng dù ở bất kỳ nơi nào.

Khi cần tra cứu thường nhanh hơn rất nhiều 

Với các doanh nghiệp, khi sử dụng hợp đồng lao động điện tử có thể nhận thấy các lợi ích như:

  • Tuyển dụng được đội ngũ nhân sự chất lượng
  • Tiết kiệm chi phí cho quá trình quản lý và lưu trữ hợp đồng lao động.
  • Khi có việc cần tra cứu hợp đồng lao động có thể tìm kiếm nhanh chóng
  • Bảo vệ hợp đồng lao động cũng như các thông tin, dữ liệu tốt hơn
  • Thúc đẩy chuyển đổi số nhanh chóng, đón đầu xu hướng mới

Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử

Tuỳ vào quy mô của mỗi doanh nghiệp quy trình ký kết hợp đồng có thể đa dạng và có sự thay đổi nhất định. Tuy nhiên về cơ bản việc ký kết hợp đồng lao động điện tử diễn ra theo quy trình như sau:

  • Chuẩn bị tài liệu: Doanh nghiệp cần chuẩn bị hợp đồng lao động điện tử. Trong hợp đồng sẽ bao gồm các điều khoản và điều kiện ký kết giữa doanh nghiệp và người lao động.
  • Đăng nhập hệ thống; Cả doanh nghiệp và người lao động có thể truy cập và hệ thống điện tử đã được thiết lập để thực hiện việc ký kết. 
  • Xác thực danh tính: Cần thu thập đầy đủ thông tin xác thực danh tính của cả người lao động và đơn vị sử dụng lao động nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của hoạt động ký kết.  
Quy trình ký kết hợp đồng đơn giản và nhanh chóng 
  • Xem xét hợp đồng: Cả doanh nghiệp và người lao động đều cần xem xét kỹ các nội dung có trong hợp đồng lao động điện tử nhằm đảm bảo các điều khoản đều rõ ràng, thấu đáo và được đồng ý bởi hai bên. 
  • Chấp nhận hoặc yêu cầu sửa đổi: Nếu như có bất cứ điều khoản nào cần sửa đổi phía đối phương sẽ cần có sự điều chỉnh lại cho phù hợp. Quá trình trên sẽ được trao đổi, thực hiện đến khi cả hai bên đều đồng ý với nội dung của hợp đồng. 
  • Ký kết điện tử: Sau khi các điều khoản được thảo luận, đồng ý cả hai bên sẽ dùng hình thức ký điện tử nhằm chứng thực việc ký kết hợp đồng.
  • Xác nhận và lưu trữ: hệ thống sẽ tự động tạo ra một bản hợp đồng điện tử sau đó gửi xác nhận cho cả hai bên. Hợp đồng giao kết sẽ được lưu lại trên hệ thống để sử dụng sau này.
  • Thông báo cho các đơn vị liên quan: Sau khi ký kết hợp đồng, các thông báo này có thể được gửi cho các đơn vị liên quan như bộ phận tài chính, bộ phận nhân sự, hay bất cứ bộ phận nào liên quan đến việc ký kết hợp đồng.

Quy trình ký kết hợp đồng lao động điện tử có thể được thực hiện qua phần mềm quản lý tài liệu hay các nền tảng điện tử được thiết kế nhằm hỗ trợ hoạt động ký kết hợp đồng điện tử. 

Những điều cần biết khi ký hợp đồng lao động điện tử

Ngoài những điều kiện về nội dung của hợp đồng, nguyên tắc ký kết hợp đồng. Khi doanh nghiệp và người lao động ký hợp đồng lao động điện tử cần tuân thủ đúng các điều kiện của văn bản điện tử cũng như chữ ký số. Cụ thể như sau:

Căn cứ vào điều 13 của Luật Giao dịch điện tử năm 2005 quy định rõ về thông điệp dữ liệu có giá trị giống như bản gốc. Theo đó, thông điệp dữ liệu muốn có giá trị như bản gốc cần đáp ứng một số điều kiện cụ thể đó là:

Nội dung của thông điệp dữ liệu điện tử cần đảm bảo tính toàn vẹn từ khi khởi tạo tới khi trở thành một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh. Sự toàn vẹn của thông điệp dữ liệu được thể hiện ở sự nguyên vẹn, không bị thay đổi trừ các thay đổi về hình thức phát sinh khi gửi, lưu trữ hay hiển thị thông điệp dữ liệu.

Nội dung của thông điệp dữ liệu sẽ được truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh trong trường hợp cần thiết. 

Đảm bảo đúng quy định về việc ký kết 

Theo khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP giải thích về chữ ký số:

Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử được tạo nên dựa vào các thông điệp dữ liệu dùng hệ thống mật mã không đối xứng. Khi thực hiện giao kết hợp đồng điện tử, cả doanh nghiệp và người lao động đều cần lưu ý về sự toàn vẹn hợp đồng và chữ ký số, đảm bảo chữ ký có giá trị pháp lý.

Pháp lý về hợp đồng lao động điện tử tại Việt Nam

Hợp đồng lao động điện tử sẽ chỉ mang tính pháp lý nếu như đáp ứng các điều kiện trong quy định của Luật Giao Dịch Điện Tử ban hành năm 2005. Trong đó:

  • Nội dung hợp đồng cần đảm bảo tính toàn vẹn, không xuất hiện bất cứ chỉnh sửa trái phép nào từ thời điểm 2 bên ký kết. Nếu như cần chỉnh sửa cần có sự đồng ý của các bên tham gia giao kết.
  • Nội dung hợp đồng không bị thay đổi trong suốt quá trình lưu trữ vì mỗi thay đổi nhỏ về mặt nội dung đều làm giảm tính pháp lý của hợp đồng điện tử. 

Tất cả các bên tham gia giao kết đều có thể truy cập và tra cứu hợp đồng khi cần. 

Đảm bảo ký kết dựa trên quyền lợi các bên 

Hợp đồng lao động điện tử sẽ chính thức có hiệu lực từ thời điểm các bên tham gia ký kết bằng chữ ký số. Mỗi chữ ký đại diện cho chủ thể tham gia trực tiếp vào quá trình giao kết, đúng với quy định về chữ ký điện tử. 

Thủ tục và giấy tờ cần thiết cho hợp đồng lao động điện tử

Tuỳ vào quy mô doanh nghiệp và quy định của mỗi quốc gia thủ tục cũng như giấy tờ cần thiết cho quá trình giao kết hợp đồng điện tử có thể thay đổi:

  • Thông tin cá nhân của doanh nghiệp và người lao động gồm có: tên, địa chỉ, ngày sinh, số căn cước công dân, địa chỉ email, số điện thoại, v.vv
  • Mô tả công việc người lao động cần đảm nhận và những điều khoản về thời gian làm việc, mức lương, quy định về bảo hiểm, 
  • Chính sách của doanh nghiệp: có thể yêu cầu người lao động đọc, đồng ý với các chính sách của doanh nghiệp như các chính sách bảo mật thông tin, quy định về an toàn lao động.   
  • Chứng chỉ và bằng cấp: Đối với mỗi vị trí cụ thể người lao động có thể phải cung cấp chứng chỉ hay bằng cấp liên quan.
  • Các giấy tờ chứng minh nhân thân như căn cước công dân có thể chứng minh danh tính của người lao động, doanh nghiệp cần thu thập lại để xác minh thông tin.
Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cho quá trình ký kết 

Hợp đồng lao động điện tử là tài liệu mô tả các điều khoản, điều kiện của mối quan hệ lao động sẽ được cả hai bên thực hiện ký kết điện tử. Do vậy toàn bộ thủ tục cũng như giấy tờ cần được đảm bảo an toàn, bảo mật, hợp pháp và có thể chứng thực khi cần.

Những lưu ý khi sử dụng hợp đồng lao động điện tử

Quá trình sử dụng hợp đồng lao động điện tử doanh nghiệp cần nắm rõ một số lưu ý sau đây nhằm đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp trong quá trình làm việc:

  • Hợp đồng lao động điện tử cần tuân thủ đúng những quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động ký kết, sử dụng hợp đồng lao động.
  • Cần đảm bảo các điều khoản trong hợp đồng đều được hiểu rõ và được sự nhất trí của cả hai bên. Ví dụ quy định về giờ làm, mức lương, chế độ phúc lợi hay điều khoản chấm dứt hợp đồng.
  • Các thông tin cá nhân của cả doanh nghiệp và người lao động đều cần bảo mật, đảm bảo không tiết lộ cho bên thứ ba.
  • Nên dùng các phương tiện xác thực chữ ký điện tử để đảm bảo tính xác thực của tài liệu và chữ ký của hai bên.
  • Ngoài ra cần đảm bảo việc thu thập, xử lý thông tin cá nhân trong hợp đồng lao động đúng với quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu.
  • Nội dung của hợp đồng cần nêu rõ cơ chế giải quyết tranh chấp công bằng, hiệu quả nếu chẳng may phát sinh mâu thuẫn giữa các bên.

Với những chia sẻ trên đây hy vọng có thể giúp doanh nghiệp và người lao động hiểu rõ về hợp đồng lao động điện tử cũng như quy trình giao kết, các điều kiện liên quan nhằm đạt hiệu quả cao nhất.

Ngoài ra để tìm kiếm và sở hữu đội ngũ nhân sự chất lượng phù hợp với tiêu chí tuyển dụng cũng như văn hoá doanh nghiệp, nhà tuyển dụng nên cân nhắc, lựa chọn đăng tin tuyển dụng lên các nền tảng uy tín để thu hút nhiều ứng viên hơn.

Chú trọng ngay từ khâu tuyển dụng nhân sự để đảm bảo nguồn lực cho doanh nghiệp 

Một trong các nền tảng đăng tin tuyển dụng nhân sự uy tín đang được hơn 350.000 nhà tuyển dụng Việt Nam tin tưởng và lựa chọn đó là tuyendung.topcv.vn. Với kho dữ liệu hồ sơ ứng viên khổng lồ lên tới hơn 5.500.000 hồ sơ. Trong số này có tới 60% ứng viên đã có hơn 2 năm kinh nghiệm ở nhiều lĩnh vực. Đây là nguồn nhân lực chất lượng cho doanh nghiệp khi cần tuyển dụng nhân sự.

Đặc biệt nhờ ứng dụng thành công trí tuệ nhân tạo Toppy AI trong tuyển dụng giúp doanh nghiệp tiếp cận và tìm kiếm được những ứng viên chất lượng phù hợp với yêu cầu và môi trường, văn hoá của doanh nghiệp. Đảm bảo có được nguồn nhân lực chất lượng, ổn định, lâu dài nâng cao chất lượng của quy trình tuyển dụng nhưng vẫn tiết kiệm chi phí, thời gian.