Mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp [Update 2024]

896

Hành trình trải nghiệm của một nhân viên mới trong nhiều trường hợp không phải bắt đầu từ ngày đầu tiên nhận công việc mà đã bắt đầu ngay từ khi nhận thư mời nhận việc. Một mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp sẽ giúp tạo ấn tượng tích cực, ngay từ ban đầu với nhân viên. Bạn hãy cùng Blog Tuyển Dụng tìm hiểu mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp qua bài viết sau.

Thư mời nhận việc là gì?

Thư mời nhận việc hay Offer Letter là một văn bản chính thức từ nhà tuyển dụng gửi đến ứng viên đã vượt qua quá trình phỏng vấn thành công và được chọn để làm việc tại công ty. 

Trong Offer Letter, công ty thông báo về các điều khoản và điều kiện của việc làm, bao gồm mức lương, các phúc lợi, vị trí công việc, ngày bắt đầu làm việc và các điều khoản, quy định khác liên quan đến việc tham gia vào tổ chức. 

Đối với ứng viên, việc nhận được Offer Letter là một bước quan trọng và đánh dấu việc họ được chấp nhận làm việc tại công ty.

Thư mời nhận việc là một văn bản chính thức từ nhà tuyển dụng gửi đến ứng viên được chọn để làm việc tại công ty

Tại sao cần gửi thư mời nhận việc cho ứng viên?

Gửi thư mời nhận việc cho ứng viên là một bước quan trọng trong quá trình tuyển dụng vì các lý do sau:

  • Xác nhận chính thức: Thư mời nhận việc xác nhận chính thức rằng ứng viên đã được chọn để làm việc tại công ty.
  • Thông báo điều kiện: Thư mời nhận việc cung cấp thông tin chi tiết về các điều khoản và điều kiện của việc làm, bao gồm mức lương, các phúc lợi, vị trí công việc, ngày bắt đầu làm việc và các điều khoản, quy định khác.
  • Gây ấn tượng tích cực: Gửi thư mời nhận việc thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm của công ty đối với ứng viên đã chọn, từ đó tạo ra ấn tượng tích cực với ứng viên.
  • Tạo sự tin cậy: Việc gửi thư mời nhận việc giúp xây dựng sự tin cậy và minh bạch trong quá trình tuyển dụng, giúp ứng viên cảm thấy yên tâm và tin tưởng vào quyết định của mình khi chọn làm việc tại công ty.
Việc nhận được thư mời tuyển dụng là một bước quan trọng và đánh dấu việc ứng viên được chấp nhận làm việc tại công ty

Tiêu chí chung khi viết thư mời nhận việc

Thư mời nhận việc có thể tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu thông tin, đặc thù riêng của mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Tuy nhiên, một thư mời nhận việc chuyên nghiệp thường cần đảm bảo các tiêu chí chung như sau:

Đảm bảo cấu trúc nội dung thư tuyển dụng

Thư mời nhận việc cần có cấu trúc rõ ràng, có tiêu đề và các phần cụ thể như: thông tin về vị trí công việc, điều kiện làm việc, mức lương và các điều khoản khác.

  • Tiêu đề của thư mời nhận việc cần phản ánh mục đích chính của thư và vị trí cụ thể mà ứng viên được mời tham gia. Tiêu đề nên rõ ràng, ngắn gọn, thu hút sự chú ý của ứng viên.
  • Phần giới thiệu nên giới thiệu về tổ chức, công ty hoặc đội ngũ mà ứng viên sẽ làm việc. Nó có thể bao gồm thông tin về lịch sử, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của tổ chức và vị trí cụ thể mà ứng viên sẽ đảm nhận.
  • Lời mời ứng viên là lời mời chính thức từ nhà tuyển dụng, cho biết rằng ứng viên đã được chọn và mời tham gia vào vị trí công việc cụ thể. Lời mời nên truyền đạt sự mong đợi và niềm vui trong việc chào đón ứng viên vào tổ chức.
  • Nội dung công việc cung cấp thông tin chi tiết về vị trí công việc, bao gồm: nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu công việc cụ thể. Nó cũng có thể bao gồm thông tin về lương, phúc lợi, và các chính sách liên quan khác.
  • Phần hướng dẫn và liên hệ giúp hướng dẫn cho ứng viên về cách phản hồi lại lời mời nhận việc, cũng như thông tin liên hệ chi tiết nếu họ có bất kỳ câu hỏi hoặc cần hỗ trợ bổ sung.
Thư mời nhận việc cần có cấu trúc rõ ràng

Thông tin đầy đủ, chính xác

Thư mời cần cung cấp đầy đủ thông tin về các điều khoản và điều kiện của vị trí công việc, bao gồm: mức lương, các phúc lợi, vị trí công việc, ngày bắt đầu làm việc và các thông tin cần thiết khác với ứng viên.

  • Thư mời nhận việc nên cung cấp thông tin chi tiết và rõ ràng về vị trí công việc mà ứng viên sẽ đảm nhận. Điều này bao gồm tên chính xác của vị trí, phòng ban hoặc bộ phận mà ứng viên sẽ làm việc.
  • Cung cấp thông tin về các lợi ích và phúc lợi mà ứng viên sẽ nhận được khi làm việc tại tổ chức. Điều này bao gồm lương cơ bản, các chính sách bảo hiểm, phúc lợi sức khỏe, nghỉ phép và các chế độ khác như hỗ trợ giáo dục, phát triển nghề nghiệp và thời gian làm việc linh hoạt, v.vv..
  • Nên cung cấp thông tin về thời gian làm việc (giờ làm việc, ca làm việc) và địa điểm làm việc cụ thể, bao gồm cả địa chỉ của văn phòng hoặc nơi làm việc.
Đầy đủ, chính xác thông là một trong những tiêu chí quan trọng của thư mời nhận việc

Diễn đạt rõ ràng, ngắn gọn

Bạn nên sử dụng ngôn từ rõ ràng, dễ hiểu và tránh sử dụng các từ phức tạp, tối nghĩa, có thể gây hiểu lầm. Thư mời cần được viết một cách ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo truyền đạt đầy đủ ý nghĩa.

  • Thư mời nhận việc nên sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu và tránh sử dụng các cụm từ phức tạp hoặc ngôn ngữ chuyên ngành mà ứng viên không hiểu được. Câu văn cần được xây dựng một cách logic và dễ hiểu để truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng.
  • Nên trình bày nội dung thư mời một cách ngắn gọn và trực tiếp, có thể trong một trang A4. Điều này giúp ứng viên dễ dàng nắm bắt thông tin quan trọng mà không cần phải đọc qua nhiều đoạn văn dài dòng.
  • Đảm bảo thư mời nhận việc được viết bằng font chữ, định dạng phù hợp, đúng nhận diện của công ty để dễ đọc và thu hút sự chú ý của ứng viên. Sử dụng khoảng cách và dấu chấm câu một cách hợp lý để tạo ra cấu trúc văn bản rõ ràng và dễ đọc.
Nên trình bày nội dung thư mời nhận việc một cách ngắn gọn và trực tiếp, có thể trong một trang A4

Trình bày khoa học, chuyên nghiệp

Thư mời cần được trình bày một cách khoa học, sắp xếp logic và chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tích cực với ứng viên.

  • Thư mời nhận việc cần có cấu trúc rõ ràng, được sắp xếp một cách logic và tuân thủ một trình tự logic từ phần mở đầu đến phần kết luận.
  • Trong trường hợp cần thiết, thư mời có thể đi kèm với các biểu đồ, sơ đồ hoặc hình ảnh để minh họa thông tin một cách trực quan và dễ hiểu.
Trước khi gửi đi, bạn nên kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào xuất hiện trong thư mời nhận việc

Sử dụng ngôn từ chuẩn mực

Bạn nên tránh sử dụng ngôn ngữ không chính thống hoặc không phù hợp trong thư mời nhận việc.  Việc sử dụng ngôn từ chuẩn mực trong thư mời nhận việc rất quan trọng để tạo ra ấn tượng chuyên nghiệp và thể hiện sự tôn trọng đối với ứng viên. 

  • Tránh sử dụng từ ngữ ẩn ý, từ địa phương hoặc từ ngữ không chính xác.
  • Sử dụng ngôn từ lịch sự và tránh sử dụng các cụm từ phản cảm hoặc gây hiểu nhầm.
Bạn nên tránh sử dụng ngôn ngữ không chính thống hoặc không phù hợp trong thư mời nhận việc

Mẫu thư mời nhận việc tiếng Việt

CÔNG TY CỔ PHẦN ABCĐịa chỉ: Tầng 9, số … Thái Hà, Hà Nội Điện thoại: 0123.456.789Email: info@abc.com

THƯ TUYỂN DỤNG
Hà Nội, ngày … tháng … năm 2024   
           
RIÊNG TƯ VÀ BÍ MẬT
Kính gửi: Anh Nguyễn Văn A
Thay mặt Công ty CP ABC xin cảm ơn anh đã quan tâm đến cơ hội việc làm tại Công ty chúng tôi.
Sau khi xem xét, đánh giá, Công ty xin trân trọng gửi tới anh thư tuyển dụng với những nội dung dưới đây:

1. Vị trí công việc: Chuyên viên Phân tích nghiệp vụ

2. Bộ phận công tác: Phòng Triển khai dự án, ABC Hà Nội

3. Yêu cầu công việc: Trao đổi cụ thể thêm trong ngày làm việc đầu tiên

4. Thời gian thử việc:
Thời gian thử việc: 02 tháng bắt đầu từ ngày làm việc đầu tiên
Mức lương thử việc: Gross  10.000.000 VNĐ/tháng  (85% mức lương chính thức)
Sau thời gian thử việc, nếu anh hoàn thành công việc và được Quản lý trực tiếp đánh giá tốt và cả hai bên cùng đồng ý, Công ty và anh sẽ tiếp tục ký HĐLĐ chính thức.

5. Chế độ lương và đãi ngộ khi ký HĐLĐ chính thức:
Mức lương cứng: Gross  10.000.000 VNĐ/ tháng
Phụ cấp ăn trưa theo ngày công thực tế, 60.000.000 VNĐ/ ngày công
BHXH, BHYT, BHTN theo Luật Lao động 
Bảo hiểm chăm sóc sức khỏe tăng cường khi đủ thâm niên công tác theo quy định công ty
Thưởng, các chế độ phúc lợi khác theo quy định công ty
Chế độ nâng lương: được xem xét vào thời điểm đánh giá nhân viên theo định kỳ hàng năm. 
Chế độ nghỉ mát, Teambuilding và các hoạt động ngoại khóa của Tập đoàn/Công ty như Giải bóng đá ABC, Ngày Văn hóa, sinh nhật v.v.
Làm việc trong môi trường văn hóa mang đậm bản sắc ABC là chia sẻ, hợp tác, trẻ trung, năng động và có cơ hội thăng tiến cao trong công việc.

6. Địa điểm làm việc: Tầng 9, số XX Thái Hà, Hà Nội

7.Thời gian làm việc
Thứ Hai – Thứ Sáu
Thời gian: Ca 1: 8h00 – 17h30 (nghỉ trưa từ 12h00 – 13h30)  hoặc ca 2: 8h30 – 18h (nghỉ trưa từ 12h00 – 13h30)

8.Dự kiến ngày bắt đầu làm việc:  …

9.  Cam kết
Tuân thủ mọi quy định của pháp luật; nội quy làm việc của ABC; quy trình, quy định và các văn bản có liên quan của ABC. 
Hoàn thiện và bổ sung đầy đủ bộ hồ sơ cá nhân sau khi đi làm theo quy định của ABC, bao gồm: 
Sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương hoặc cơ quan nơi đang làm việc có giá trị trong vòng 6 tháng.
Bản sao có công chứng các văn bằng chứng chỉ, bảng điểm, Giấy khai sinh; Chứng minh nhân dân.
Kết quả khám sức khoẻ  tổng thể (có dấu xác nhận của bệnh viện cấp quận, huyện trở lên, có giá trị trong vòng 3 tháng về việc người lao động có đủ sức khỏe để làm việc).
Mã số thuế cá nhân, Sổ hộ khẩu photo.
Đề nghị anh đọc kỹ thư tuyển dụng và vui lòng xác nhận sự đồng ý của mình bằng việc gửi lại email cho chúng tôi (info@abc.com) trong thời gian 01 ngày kể từ ngày nhận được thư tuyển dụng. Thư tuyển dụng này sẽ không còn hiệu lực nếu chúng tôi không nhận được phản hồi từ anh trong thời hạn nêu trên.
Chào mừng anh sớm gia nhập vào đại gia đình ABC!

T/M ABC
Tổng Giám đốc
Nguyễn Văn A

Mẫu thư mời nhận việc tiếng Anh

ABC CORPORATIONAddress: 9th Floor, [Address], Hanoi
Phone: 0123.456.789Email: info@abc.com

JOB OFFER LETTER
Hanoi, [Date] 2024

CONFIDENTIAL AND PRIVILEGED
Dear [Name],
On behalf of ABC Corporation, we would like to express our gratitude for your interest in the job opportunity with our company.
After careful consideration, ABC Corporation is pleased to extend the following job offer to you:

1. Job Title: Business Analyst

2. Department: Project Implementation Department, ABC Hanoi

3. Job Requirements: Further details to be discussed on the first working day

4. Probation Period:
Duration: 2 months starting from the first working day
Probation Salary: Gross [Amount]/month (85% of the official salary)
Upon successful completion of the probation period, satisfactory performance evaluation by the direct supervisor, and mutual agreement between both parties, the company and you will proceed to sign the official Labor Contract.

5. Salary and Benefits upon Official Contract Signing:
Fixed Salary: Gross [Amount]/month
Actual working day meal allowance, … VND/day
Social insurance, health insurance, and unemployment insurance in accordance with the Labor Law
Supplementary health care insurance upon meeting the company’s seniority regulations
Bonuses and other welfare benefits as per company regulations
Salary increment: considered at the time of annual employee evaluation
Vacation policy, team-building activities, and extracurricular activities organized by the Corporation/Company such as ABC Football Cup, Cultural Day, birthdays, etc.
Working in a vibrant ABC culture environment emphasizing sharing, cooperation, youthfulness, dynamism, and high promotion opportunities.

6. Workplace: 9th Floor, [Address], Hanoi

7. Working hours:
Monday – Friday
Working hours: Shift 1: 8:00 am – 5:30 pm (lunch break from 12:00 pm – 1:30 pm) or Shift 2: 8:30 am – 6:00 pm (lunch break from 12:00 pm – 1:30 pm)

8. Expected Start Date: [Date]

9. Commitment
Compliance with all legal regulations, ABC’s work regulations, procedures, regulations, and related documents of ABC.
Complete and supplement the personal dossier as required by ABC after commencing work, including:
Curriculum vitae with confirmation from local authorities or the current workplace, valid within 6 months.
Certified copies of certificates, transcripts, Birth Certificate; Identification Card.
Comprehensive health examination result (with confirmation stamp from district-level hospitals or above, valid within 3 months, confirming that the employee is healthy enough to work).
Personal tax code, photocopy of household registration book.
We kindly ask you to carefully read this job offer letter and confirm your acceptance by replying to our email (info@abc.com) within 01 day from the date of receiving this job offer. This job offer will be considered invalid if we do not receive a response from you within the specified timeframe.
We look forward to welcoming you to the ABC family soon!

Sincerely,
ABC Corporation
Director General
Nguyen Van A

—–

Thư mời nhận việc thực tế không chỉ là một văn bản chính thức, trao đổi thông tin giữa nhà tuyển dụng và ứng viên mà còn là cách doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp, phong cách làm việc cũng như văn hoá tổ chức của mình.

Hy vọng bài viết “Mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp” trong chuyên mục Tin tức đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm nhân sự, đừng quên truy cập vào nền tảng đăng tin tuyển dụngTuyendung.topcv.vn hàng đầu hiện nay. Với hơn 5.4 triệu lượt truy cập/tháng cùng 7.1 triệu hồ sơ ứng viên, TopCV sẽ giúp bạn tiếp cận nhanh chóng với các ứng viên tiềm năng, phù hợp với nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp.