Nhân viên chăm sóc khách hàng là một trong những vị trí quan trọng giúp doanh nghiệp gắn kết, giữ chân khách hàng. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp sở hữu một đội ngũ chăm sóc khách hàng có tâm, giàu kinh nghiệm đem đến sự hài lòng cho khách hàng khi họ gặp những vấn đề, thắc mắc. Một quy trình tuyển dụng nhân viên chăm sóc khách hàng chuẩn, được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp chiến dịch tuyển dụng nhân sự mang lại thành công. Cùng tìm hiểu quy trình tuyển dụng chăm sóc khách hàng tối ưu với bài viết sau.
Nhân viên chăm sóc khách hàng là gì?
Nhân viên chăm sóc khách hàng là vị trí làm việc trực tiếp với khách hàng, tiếp nhận những phản hồi và giải đáp thắc mắc, những vụ việc mà họ cần hỗ trợ trước trong và sau khi sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp. Bộ phận chăm sóc khách hàng cũng là cầu nối với các bộ phận khác như phòng IT, marketing, phòng kinh doanh, … nhằm tổng hợp, tìm ra các giải pháp đem đến sự hài lòng cho tất cả khách hàng.
Không có gì lạ khi những nhân viên chăm sóc khách hàng chính là cầu nối của khách hàng và doanh nghiệp. Những phản ánh, chia sẻ và đóng góp của khách hàng cũng sẽ là tiền đề để doanh nghiệp đánh giá được chất lượng sản phẩm, tình hình kinh doanh, thái độ làm việc của nhân viên, … và từ đó có những thay đổi phù hợp nhằm cải thiện hình ảnh công ty tốt hơn.
Quy trình tuyển dụng nhân viên chăm sóc khách hàng chuẩn
Với những lợi ích mà bộ phận chăm sóc khách hàng (CSKH) mang lại, các doanh nghiệp, đặc biệt với doanh nghiệp đang kinh doanh dịch vụ cần có kế hoạch, quy trình tuyển dụng nhân viên chăm sóc khách hàng chi tiết, đầy đủ nhất để sở hữu được những nhân sự tốt nhất. Hiện nay, quy trình tuyển dụng nhân sự CSKH chuẩn thường được sử dụng sẽ gồm các bước:
Chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Dù là tuyển dụng hay sản xuất, khâu chuẩn bị kế hoạch luôn là bước quan trọng bởi nó quyết định đến khả năng thành công hay thất bại của mọi chiến dịch. Một kế hoạch tuyển dụng được chuẩn bị kỹ càng, chi tiết và vạch ra mọi tình huống, khả năng xảy ra sẽ giúp bộ phận nhân sự tính toán được chính xác mọi nguồn lực tham gia công tác tìm kiếm nhân tài.
Đội ngũ lãnh đạo và bộ phận tuyển dụng cần thống nhất được những thông tin tuyển dụng như thời gian tuyển dụng, vị trí, số lượng nhân sự cần tuyển, các yêu cầu, chế độ phúc lợi, lương thưởng, … dành cho ứng viên. Đặc biệt, các thông tin giới thiệu về doanh nghiệp cũng cần được chuẩn bị kỹ bởi đây sẽ là cơ sở thể hiện được sự tin cậy của công ty đối với ứng viên.
Thông báo tuyển dụng
Khi đã hoàn thành giai đoạn chuẩn bị, doanh nghiệp, nhà tuyển dụng cần thực hiện thông báo tuyển dụng thông qua các hình thức, kênh tuyển dụng như đăng tin tuyển dụng trên các trang tìm kiếm việc làm, chia sẻ thông tin trên các trang mạng xã hội, hội nhóm tuyển dụng, các hình thức tuyển dụng truyền thống như tờ rơi, báo chí, … Việc này cần được thực hiện công khai, đồng bộ về thông tin, thời gian và đảm bảo tính rõ ràng, độc đáo để có thể thu hút được nhiều ứng viên.
Một trong số những hình thức tuyển dụng đang được ưa chuộng hiện nay là đăng tin trên các trang tìm kiếm việc làm. Trên thị trường lao động – việc làm hiện nay, tuyendung.topcv.vn là trang tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 5.500.000 hồ sơ ứng viên (60% có kinh nghiệm làm việc từ 2 năm trở lên), các doanh nghiệp, nhà tuyển dụng có thể dễ dàng tiếp cận được ứng viên tiềm năng, phù hợp với vị trí mà công ty đang thiếu. Trung bình mỗi tháng, có đến hơn 3.000.000 lượt truy cập tìm kiếm việc làm sẽ giúp thông báo tuyển dụng của doanh nghiệp dễ dàng kết nối được với người lao động. Thêm nữa, TopCV sử dụng trí tuệ nhân tạo AI trong thuật toán tìm kiếm, sàng lọc ứng viên giúp chiến dịch tuyển dụng của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất.
Chính sự đổi mới, đi đầu trong công nghệ đã giúp TopCV trở thành đối tác tin cậy của hơn 150.000 doanh nghiệp lớn nhỏ, 350.000 nhà tuyển dụng trong lĩnh vực cung ứng nguồn nhân lực chất lượng. Website tuyendung.topcv.vn chắc chắn sẽ là giải pháp hoàn hảo cho mọi quy trình tuyển dụng.
Chọn lọc hồ sơ ứng viên
Với lượng hồ sơ ứng viên có được từ các hình thức tuyển dụng đã thực hiện trước đó, nhà tuyển dụng sẽ tiến hành kiểm tra, sàng lọc để chọn ra những ứng viên đạt yêu cầu. Sự công bằng, minh bạch ở bước này sẽ giúp doanh nghiệp có được danh sách ứng viên chất lượng nhất.
Phỏng vấn, đánh giá ứng viên
Nhà tuyển dụng, bộ phận nhân sự sẽ liên hệ và đặt lịch hẹn phỏng vấn với những ứng viên phù hợp. Đây là bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân viên chăm sóc khách hàng, giúp doanh nghiệp kiểm tra, đánh giá chính xác nhất năng lực, khả năng thực sự của ứng viên. Bằng cách sử dụng các câu hỏi phỏng vấn, các bài kiểm tra, … đội ngũ tuyển dụng sẽ xác định được những ứng viên đạt yêu cầu.
Ký hợp đồng thử việc
Sau kết quả phỏng vấn, bộ phận tuyển dụng cần lên danh sách trúng tuyển nhân viên chăm sóc khách hàng và liên hệ, thông báo kết quả cũng như gửi thư mời thử việc với ứng viên. Doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị trước các tình huống như ứng viên không đồng ý thử việc, không hoàn thành thời gian thử việc hay từ chối ký hợp đồng làm việc chính thức, … để có phương án dự trù tốt nhất.
Tuyển dụng chính thức
Sau khi thời gian thử việc kết thúc, doanh nghiệp và nhân viên thử việc sẽ cần ngồi lại với nhau để đánh giá những kết quả đạt được và tiến hành ký hợp đồng tuyển dụng chính thức.
Cuối cùng, bộ phận tuyển dụng cũng cần thảo luận, tổng kết lại quy trình tuyển dụng đã đạt được hiệu quả hay chưa, những điểm thiếu sót, hạn chế nào cần khắc phục, bổ sung để công tác tuyển dụng sau này đạt kết quả tốt nhất.
Với những chia sẻ trên, hy vọng các doanh nghiệp, nhà tuyển dụng đã có cái nhìn rõ ràng hơn về quy trình tuyển dụng nhân viên chăm sóc khách hàng. Với tầm quan trọng của vị trí này, hy vọng doanh nghiệp sẽ xây dựng được cho mình một quy trình tuyển dụng chuẩn, áp dụng cho mọi vị trí nhân sự và đem lại hiệu quả cao nhất cho công tác tìm kiếm nhân tài của công ty.
