Các nhà quản lý hàng đầu đều có những bí quyết làm việc hiệu quả và tối ưu nhất. Trong đó bí quyết quản lý thời gian hiệu quả là điều không thể thiếu. Cùng tuyendung.topcv.vn tìm hiểu tại chuyên mục Cẩm nang tuyển dụng về bí quyết tối ưu thời gian của các nhà quản lý chuyên nghiệp ngay dưới đây.
Tại sao các nhà quản lý hàng đầu cần tối ưu thời gian làm việc?
Các nhà quản lý luôn phải bù đầu với cả đống công việc mỗi ngày. Không chỉ đơn giản là xử lý những công việc trên giấy tờ và ở văn phòng. Bên cạnh đó còn phải quản lý nhân viên, trao đổi với những người cung cấp và các bên liên quan. Chính vì tính chất công việc cực kỳ phức tạp và nhiều việc cần giải quyết, nên các nhà quản lý phải quản lý và tối ưu được thời gian của mình.
Để các hoạt động công việc luôn được trôi chảy, suôn sẻ buộc người đứng đầu phải là người có được sự chủ động về mặt thời gian. Từ đó, có thể giải quyết và đưa ra những phương án giải quyết nhanh chóng, cụ thể.
Những bí quyết tối ưu thời gian từ các nhà quản lý hàng đầu
Tối ưu thời gian không phải là việc làm dễ dàng, người đứng đầu cần phải là người nắm rõ và biết cách sắp xếp thời gian sao cho đảm bảo được công việc. Dựa theo kinh nghiệm của một số chuyên gia hàng đầu có một số các phương án để tối ưu thời gian một cách hiệu quả phải kể tới đó là:
Lên lịch làm cụ thể
Việc đầu tiên mà các nhà quản lý nguồn nhân lực cần làm để tối ưu hiệu quả làm việc với thời gian đó chính là phải lên lịch làm việc cụ thể. Cuối ngày, các bạn cần tổng hợp và viết ra những đầu việc mà các bạn cần phải thực hiện trong ngày tiếp theo.
Từ đó, mỗi ngày bạn sẽ không còn mất nhiều thời gian suy nghĩ về những việc phải làm. Chủ động về mặt thời gian sẽ giúp các bạn chiếm được ưu thế lớn trong mọi công việc. Đồng thời, điều này cũng giúp bạn làm việc khoa học và có thể kiểm soát tốt các tình huống xảy ra.
Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên
Một bí quyết tối ưu thời gian làm việc được nhiều nhà quản lý hàng đầu thường xuyên chia sẻ đó là sắp xếp thứ tự công việc theo thứ tự ưu tiên và tầm quan trọng của việc đó.
Đồng thời, các bạn cũng có thế tối ưu thời gian bằng việc dành nhiều thời gian hơn để xử lý những việc quan trọng trước. Hai tiêu chí để sắp xếp và đánh giá thứ tự ưu tiên đó là tầm quan trọng và tính cấp bách. Những việc cần thiết và quan trọng nhất nên được ưu tiên giải quyết trước.
>>> Xem thêm: 7 Bước giao việc hiệu quả dành riêng cho nhà quản lý
Đặt giới hạn thời gian
Thời gian để thực hiện công việc là yếu tố quan trọng quyết định tính hiệu quả làm việc của bạn. Người biết tận dụng quỹ thời gian có hạn chính là người khôn ngoan. Người đứng đầu cần phải biết đặt ra những deadline cho từng công việc của bản thân.
Theo đó, hãy xem xét tính chất từng công việc để đưa ra khoảng thời gian phù hợp. Đồng thời, cam kết sẽ thực hiện công việc đó trong khoảng thời gian được đưa ra. Từ đó, thúc đẩy bản thân tập trung thực hiện công việc để hoàn thành đúng tiến độ.
Tập trung trong mỗi công việc
Tập trung là chìa khóa thành công của những nhà quản lý hàng đầu hiện nay. Sự xao lãng sẽ chỉ khiến bạn giảm sút hiệu suất và mất nhiều thời gian hơn. Muốn quản lý thời gian một cách hiệu quả và tối ưu được nguồn lực hữu hạn này các bạn cần phải biết cách tập trung hoàn toàn cho công việc của mình. Hãy chắc rằng dù là làm bất cứ công việc nào cũng nên dồn hết tâm huyết để thực hiện.
Dành thời gian cho nhân viên
Bất kỳ thành công nào của các nhà quản lý đều cần sự đóng góp của các nhân viên. Vì vậy, hãy đặt nhân viên của bạn lên đầu và dành thời gian trao đổi với họ. Thông qua đó, giúp bạn nắm bắt được thông tin và cùng họ trao đổi về các vấn đề. Đồng thời, giải quyết những vấn đề khó khăn và đưa ra thử thách mới phát triển nhân viên của mình.
Thiết lập hồ sơ làm việc cho tương lai
Phần lớn công việc của các quản lý cấp cao là gặp gỡ, trao đổi công việc với người khác. Vậy nên những quyết định quan trọng liên quan đến chiến lược của công ty đều được thiết lập trước.
Một hồ sơ làm việc cho tương lai có thể giúp bạn Từ đó, hiểu được quỹ thời gian mình định hướng được cách thức quản lý để đạt được những mục tiêu làm việc và thực hiện các công việc trong tương lai.
Để ra những khoảng trống
Nhiều nhà quản lý hàng đầu đều cho rằng, lịch trình kín mít không hẳn là tốt. Muốn đạt được hiệu quả cao về thời gian bạn cần phải hiểu rõ thời gian cũng nên có khoảng trống.
Những khoảng trống này không có nghĩa là không làm gì, là vô nghĩa đây là những khoảng thời gian nghỉ ngơi giúp nhà quản lý nhìn nhận lại và xem xét định hướng của bản thân đã đúng hay chưa. Khoảng thời gian này dành cho các thú vui giúp bạn nạp lại được năng lượng để thực hiện công việc hiệu quả hơn.
Trên đây là những bí quyết tối ưu thời gian hiệu quả từ các nhà quản lý hàng đầu. Đây chắc chắn là những kiến thức quan trọng mà cả nhân viên hay lãnh đạo đều cần nắm. Theo dõi tuyendung.topcv.vn để đăng tin tuyển dụng và có các phương pháp xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng cho các doanh nghiệp.
