Phân công công việc cho nhân sự dưới quyền luôn là vấn đề khiến các nhà lãnh đạo đau đầu. Làm thế nào để mỗi nhân viên sẽ được đảm nhiệm những nhiệm vụ theo thế mạnh của mình chính là nghệ thuật giao việc mà người quản lý cần phải có. Cùng tuyendung.topcv.vn tìm hiểu 7 bước giao việc hiệu quả dành riêng cho nhà quản lý được đề cập trong bài viết sau đây trong chuyên mục Cẩm nang tuyển dụng nhé!
Nghệ thuật giao việc là như thế nào?
Giao việc là hoạt động của nhà quản lý nhằm phân chia một công việc, dự án lớn thành các phần nhỏ để từng nhân sự cấp dưới thực hiện. Nghệ thuật giao việc cũng là cách người lãnh đạo sắp xếp nhân viên đảm nhận những phần việc phù hợp với khả năng cũng như phát huy được mọi điểm mạnh của từng cá nhân. Điều này giúp cho công việc được thực hiện nhanh chóng, trơn tru và nâng cao hiệu suất làm việc đến mức tối đa.
Hiện nay, có hai cách giao việc mà nhà quản lý thường sử dụng đó là bàn giao trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua các công cụ hỗ trợ như: phần mềm, ứng dụng chat hay email. Tuy nhiên, cách phân công công việc nào cũng đều cần được thực hiện công bằng, minh bạch và đúng năng lực.
Giao việc đúng cách mang lại lợi ích gì?
Cho dù có trình độ chuyên môn tốt, giàu kinh nghiệm nhưng hiếm có nhà quản lý nào có thể tự mình giải quyết được hết mọi công việc trong phạm vi quyền hạn của mình. Chính vì thế, hoạt động phân chia công việc cho những nhân sự cấp dưới sẽ đem đến một số lợi ích như:
- Công việc nhanh chóng hoàn thành với kết quả tốt nhất.
- Giảm tải áp lực công việc, gánh nặng trên vai của người quản lý.
- Cân bằng quỹ thời gian cho cuộc sống và công việc.
- Thúc đẩy nhân sự nâng cao năng lực, phát triển bản thân.
- Tối ưu hóa bộ máy nhân sự của doanh nghiệp.
- Nâng cao vai trò của đội nhóm trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
- Quản lý và giám sát tiến độ công việc dễ dàng, hiệu quả.
Để đem lại những lợi ích trên, nhà quản lý cần thực hiện giao việc bài bản với quy chuẩn nhất định. Với trường hợp người lãnh đạo mới, chưa có kinh nghiệm thì những gợi ý các bước giao việc hiệu quả sẽ là thông tin vô cùng hữu ích.
7 bước giao việc hiệu quả dành riêng cho nhà quản lý
Rất nhiều nhà quản lý, đặc biệt là những người được cất nhắc từ vị trí nhân viên đạt nhiều thành tích tốt trong công việc, không biết cách phân chia việc cho các nhân sự cấp dưới sao cho hiệu quả. 7 bước phân việc dưới đây sẽ là gợi ý hoàn hảo cho những nhà lãnh đạo nắm bắt được nghệ thuật giao việc.
Giai đoạn 1: Công tác chuẩn bị giao việc
Trước khi tiến hành giao việc cho nhân viên, nhà quản lý cần có sự chuẩn bị kỹ càng để đảm bảo sự hợp lý giúp công việc được tiến hành thuận lợi, đạt kết quả tốt.
Bước 1: Xác định công việc cần giao
Trong một công việc, dự án, người quản lý thường không thể đảm nhận tất cả các nhiệm vụ trong đó. Chính vì thế, các vấn đề cần giải quyết phải được giao cho nhân sự cấp dưới.
Giao việc cho nhân viên cũng là một trong những cách để quản lý củng cố niềm tin đối với nhân viên cấp dưới cũng như nâng cao, cải thiện mối quan hệ giữa các cá nhân với nhau. Phân việc cũng là cách để nhà quản lý giảm tải khối lượng công việc mà mình phụ trách và nâng cao khả năng quản lý, cải thiện hiệu suất lao động.
Bước 2: Phân quyền hợp lý
Song song với công tác phân việc, nhà quản lý cũng cần cung cấp quyền hạn cho nhân sự một cách hợp lý để tạo tiền đề giải quyết công việc được giao một cách tốt nhất. Chỉ khi nhân viên nắm rõ được những quyền mà mình có trong quá trình thực hiện nhiệm vụ thì họ mới có thể phát huy được hết khả năng của bản thân và tìm ra cách thực hiện, hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng, chính xác.
Bước 3: Lựa chọn nhân sự đảm nhận công việc
Quyết định chọn lựa nhân sự nào được phân công phụ trách công việc cũng rất quan trọng. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của toàn bộ dự án hoặc chuỗi hoạt động mà nhà quản lý đang phụ trách. Để đưa ra lựa chọn chính xác, cần cân nhắc thật kỹ các vấn đề trước khi phân công công việc như:
- Tiêu chí chọn lựa nhân sự được giao việc là gì?
- Những kỹ năng, năng lực nào của nhân viên có thể đảm bảo hoàn thành công việc?
- Nhân sự đảm nhận có kinh nghiệm nào trong vấn đề tương tự hay chưa?
Giai đoạn 2: Thực hiện công việc được giao
Sau quá trình chuẩn bị, nhà quản lý cần bàn giao công việc cho nhân sự phụ trách và những đơn vị, bộ phận hỗ trợ để quá trình thực hiện được diễn ra suôn sẻ, đúng dự kiến kế hoạch. Theo đó, giai đoạn này sẽ gồm các bước sau:
Bước 4: Thực hiện giao việc
Với những lựa chọn của mình, nhà quản lý sẽ thực hiện giao việc cho nhân sự đã được lựa chọn trước đó. Trong quá trình phân công, người quản lý cần nêu ra được tầm quan trọng của công việc mà nhân sự đó đang đảm nhận và đưa ra những hướng dẫn cụ thể về quyền hạn trong quá trình triển khai. Bên cạnh đó, một số vấn đề như kết quả dự kiến cần đạt được, các quy trình báo cáo tiến độ… cũng cần được nhân sự nắm rõ để thực hiện đúng kế hoạch đề ra.
Bước 5: Thông báo cho các bên liên quan
Để giúp nhân viên được giao việc thực hiện công việc một cách tốt nhất, các nhân sự, bộ phận liên quan cần được thông báo nhằm tạo điều kiện tối đa cho quá trình triển khai. Các thông tin về người đang thực hiện công việc cũng như mức độ trách nhiệm, quyền hạn cần được nêu rõ để những phòng ban liên quan đưa ra hỗ trợ kịp thời, cần thiết nhất giúp công việc diễn ra thuận lợi và trôi chảy.
Giai đoạn 3: Phản hồi thông tin công việc
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đã giao cho nhân sự, nhà quản lý cũng cần đảm bảo nắm bắt được thông tin, hiệu quả công việc để đảm bảo kết quả đạt được như kỳ vọng. Trong giai đoạn này, nhà quản lý cần:
Bước 6: Theo dõi tiến độ công việc
Mặc dù không phải là người trực tiếp thực hiện công việc nhưng nhà quản lý cần chú ý theo dõi kỹ lưỡng những nhân sự đang được phân công. Thông qua nắm bắt tình hình công việc đưa ra những nhắc nhở, hỗ trợ kịp thời để nhân sự đảm nhận thực hiện đúng kế hoạch và đạt được kết quả tốt nhất.
Bước 7: Tổng kết
Sau quá trình thực hiện công việc được giao, nhà quản lý cần tổng kết những kết quả mà các nhân viên cấp dưới đã đạt được. Từ đó, những nhân sự đạt kết quả tốt cần nhận được khen thưởng phù hợp và ngược lại, các nhân viên chưa hoàn thành kế hoạch cũng cần có hình thức kỷ luật, cảnh cáo phù hợp để đảm bảo mọi công việc sau này sẽ được thực hiện tốt hơn.
Các nguyên tắc giúp nhà quản lý giao việc hiệu quả
Để quá trình giao việc đạt hiệu quả cao, nhà quản lý không chỉ cần tuân thủ theo các bước cụ thể nhằm đảm bảo quá trình thực hiện diễn ra hiệu quả mà còn cần dựa vào một số nguyên tắc để nhân sự nỗ lực hết mình cho công việc.
Phân việc đúng năng lực
Điều quan trọng nhất khi giao việc cho nhân viên đó là đánh giá đúng năng lực và thế mạnh của từng người. Vì thế, nhà quản lý cần nắm bắt được những điểm mạnh của nhân viên và phát huy chúng nhằm đem đến kết quả tốt nhất cho công việc. Để làm tốt điều này, bộ phận tuyển dụng cần làm tốt công tác tuyển dụng nhân sự đúng người, đúng năng lực cho vị trí đang thiếu người.
Hiện nay, có rất nhiều cách thức giúp nhà tuyển dụng tìm kiếm được nguồn nhân lực nhưng để đảm bảo đúng tiêu chí tuyển dụng thì lại là một vấn đề không hề đơn giản. Trong số những kênh tuyển dụng được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay, các trang tuyển dụng uy tín đang là lựa chọn tối ưu nhất giúp giải quyết bài toán nhân sự.
Một trong những website tuyển dụng hàng đầu Việt Nam hiện nay phải kể đến đó là tuyendung.topcv.vn. Đây là trang tuyển dụng lớn nhất tại Việt Nam với hơn 5.500.000 hồ sơ ứng viên đang chờ đợi tìm kiếm công việc phù hợp với năng lực. Không chỉ có vậy, TopCV còn đang là đơn vị tiên phong trong việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong các dịch vụ: đăng tin tuyển dụng, quản lý hồ sơ một cách thông minh, chính xác giúp hơn 350.000 nhà tuyển dụng, trên 150.000 doanh nghiệp lớn nhỏ giải quyết được bài toán nhân sự của mình.
Phân chia công việc rõ ràng
Khi giao việc, nhà quản lý cần nêu rõ về thời hạn thực hiện và deadline mà nhân sự cần tuân thủ. Đây là cách giúp nhân viên chủ động sắp xếp làm việc một cách khoa học nhất.
Giám sát công việc thường xuyên
Trong quá trình làm việc, nhân viên lơ là, không sát sao thực hiện công việc là chuyện rất dễ xảy ra. Chính vì thế, nhà quản lý cần đảm bảo nắm bắt được thông tin tiến độ để đưa ra những chỉ dẫn, nhắc nhở kịp thời nhằm đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc.
Xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên
Mặc dù chức vụ, quyền hạn khác nhau nhưng nhà quản lý cũng cần tạo ra mối quan hệ tốt đẹp với những nhân viên cấp dưới. Chỉ khi giữa các nhân viên và cấp trên có sự thoải mái, hòa đồng thì quá trình thực hiện công việc mới diễn ra hiệu quả và ăn ý hơn.
Trên đây là những chia sẻ về 7 bước giao việc hiệu quả mà mọi nhà quản lý nên nắm được. Hy vọng những thông tin này, các nhà lãnh đạo sẽ có thêm kiến thức hữu ích nắm bắt được nghệ thuật giao việc để công việc được thuận lợi và phát huy hết tiềm năng của nhân viên.
