Trang chủ Cẩm nang tuyển dụng Định biên nhân sự là gì? Làm sao để định biên nhân...

Định biên nhân sự là gì? Làm sao để định biên nhân sự hiệu quả?

381

Ở hầu hết các doanh nghiệp, việc theo dõi, lập kế hoạch định biên nhân sự vô cùng quan trọng. Đây là bước giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tuyển dụng, từ đó đưa ra kế hoạch mới hiệu quả hơn. Vậy định biên nhân sự là gì? Xây dựng định biên nhân sự như thế nào cho hiệu quả? Cùng tuyendung.topcv.vn tìm hiểu chi tiết hơn trong bài chia sẻ dưới đây nhé!

Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là xác định một số lượng nhân viên với những điều kiện về phẩm chất, tri thức phù hợp để đáp ứng khối lượng công việc ở từng vị trí cụ thể, từ đó cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết trong hệ thống nhân sự của doanh nghiệp.

Đây cũng là công việc gần nhất giữa phòng kế toán và phòng nhân sự.

Dinh-bien-nhan-su-co-loi-ich-gi-doi-voi-doanh-nghiep
Định biên nhân sự có lợi ích gì đối với doanh nghiệp?

Tầm quan trọng

Việc định biên nhân sự rất quan trọng trong quản trị và sử dụng nguồn nhân lực của mỗi doanh nghiệp. Khi bố trí nhân sự hiệu quả sẽ đem lại các lợi ích sau:

  • Tạo ra một công ty có tổ chức hơn, giúp giải quyết các vấn đề về nhân sự dễ dàng hơn. 
  • Không lãng phí tài nguyên, tối đa hóa hiệu quả làm việc của nhân lực. 
  • Chủ động thuê và đào tạo nhân viên mới đáp ứng nhu cầu về nhân sự của doanh nghiệp trong tương lai. 
  • Luôn sẵn sàng đội ngũ nhân viên lành nghề, đáp ứng sự thay đổi bất ngờ.
  • Tăng giải pháp tối ưu hiệu quả nhân sự để doanh nghiệp có thể an tâm vượt qua khó khăn. 
  • Từ việc định biên, cho phép doanh nghiệp lên kế hoạch dài hạn và ngắn hạn dựa theo số liệu thực tế để phục vụ sự phát triển lâu dài. 

Điều kiện để định biên nhân sự là gì?

Đối với doanh nghiệp

  • Phải có định hướng chiến lược phát triển rõ ràng
  • Có kế hoạch kinh doanh cụ thể đi kèm các khoản ngân sách và kế hoạch thay đổi.

Đối với các bộ phận, phòng ban

  • Xác định vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn công ty
  • Nắm được tần suất các nhiệm vụ, quy trình thực hiện một cách hiệu quả
  • Xác định được mong muốn về mức độ thành thạo và ước tính kết quả đầu ra cho các vị trí
  • Làm rõ mức độ ứng dụng tự động hóa trong thực thi công việc và hệ thống dữ liệu quản lý.

Cách để định biên nhân sự hiệu quả 

Để định biên nhân sự đạt được hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần nắm vững các nguyên tắc sau đây:

Nguyên tắc về tỷ lệ tương quan

Thứ nhất là mức tăng/giảm nhân sự giữa các năm. Tỷ lệ này sẽ phụ thuộc vào mức độ tăng/giảm doanh thu của doanh nghiệp ở năm trước. 

Thứ 2 là tỷ lệ tương quan giữa vị trí trực tiếp (sản xuất & kinh doanh) với nhóm nhân viên gián tiếp. 

Thứ 3 là tương quan giữa số tiền chi trả cho nhóm quản lý và nhân viên, nhóm trực tiếp và gián tiếp. 

Dinh-bien-nhan-su-co-vai-tro-rat-quan-trong-trong-quan-tri-va-su-dung-nhan-su
Định biên nhân sự có vai trò rất quan trọng trong quản trị và sử dụng nhân sự

Nguyên tắc về định mức lao động 

Nguyên tắc này được xác định theo khối lượng, hệ chi tiêu hệ suất, tần suất công việc và đối tượng phục vụ. Cụ thể: 

  • Định mức theo khối lượng: Áp dụng cho khối sản xuất và kinh doanh 
  • Định mức theo hệ chi tiêu hệ suất: Áp dụng cho khối kinh doanh
  • Định mức theo đối tượng phục vụ: Áp dụng cho khối gián tiếp
  • Định mức theo tần suất công việc, ví dụ 60 giao dịch/ngày,…

Nguyên tắc tần suất và thời lượng 

Được xác định dựa trên chức danh, tần suất và thời gian thực hiện nhiệm vụ. Nguyên tắc này áp dụng cho khối gián tiếp, tham khảo thông lệ giữa các doanh nghiệp. 

Các bước xây dựng định biên nhân sự

Để xây dựng định biên nhân sự hoàn chỉnh cần thực hiện 5 bước cơ bản sau: 

Xác định nhu cầu nhân lực

Bước đầu tiên cần thực hiện là xác định nhu cầu nhân lực trong doanh nghiệp dựa vào mục tiêu và kế hoạch phát triển. Qua đó, cần làm rõ các thông tin:

  • Thời điểm cần lượng lớn nhân sự có chuyên môn tốt 
  • Con số nhân sự chính xác cần cho mỗi vị trí 
  • Yêu cầu về kỹ năng, phẩm chất và chuyên môn mà nhân sự trong vị trí đó cần có. 

Phân tích thực trạng nhân lực 

Quá trình phân tích nguồn nhân lực sẽ giúp doanh nghiệp nhận thức rõ được ưu điểm, nhược điểm của nguồn nhân lực của mình. Từ đó, đưa ra những chiến lược hoạch định nhân sự phù hợp. 

Đưa ra quyết định tăng hay giảm nhân sự 

Sau khi đánh giá, xác định được tình hình, doanh nghiệp sẽ đưa ra những quyết định tăng hoặc giảm nhân sự. Đây được coi là quá trình lọc nhân sự, trong đó có cả bộ phận lãnh đạo. Vì vậy, doanh nghiệp cần cẩn trọng trong quá trình thực hiện, tránh sai sót, để lọt nhân sự tiềm năng.

Xay-dung-dinh-bien-nhan-su-gom-5-buoc-co-ban
Xây dựng định biên nhân sự gồm 5 bước cơ bản

Lên kế hoạch thực hiện

Khi thực hiện xong 3 bước trên, doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch thực hiện định biên nhân sự hợp lý. Nếu thực hiện đúng, phòng nhân sự vừa tiết kiệm thời gian, kinh tế vừa tối ưu được nguồn nhân lực. Các thông tin cần có trong kế hoạch: 

  • Kế hoạch và lịch trình tuyển dụng nhân sự 
  • Kế hoạch đề bạt, thuyên chuyển nhân sự nội bộ 
  • Kế hoạch bố trí lại cơ cấu tổ chức, số lượng nhân sự các phòng ban
  • Kế hoạch cắt giảm nhân sự kém, không có năng lực, không tạo ra giá trị cho công ty.

Đánh giá thực hiện kế hoạch 

Cuối cùng là bước đo lường kết quả thực hiện kế hoạch để xác định được những thiếu sót và nguyên dẫn đến sự chênh lệch (nếu có). Qua đây, rút ra bài học cho những đợt định biên nhân sự sau đó và đưa ra giải pháp điều chỉnh hợp lý. 

Tạm kết: Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến định biên nhân sự là gì. Hi vọng có thể giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vấn đề này và sẽ đưa ra những định hướng quản lý nhân sự một cách tốt nhất.