Viết mô tả công việc (JD) là một phần quan trọng trong quá trình tuyển dụng nhân sự. Một mô tả công việc chi tiết và chính xác sẽ giúp nhà tuyển dụng thu hút được nhiều ứng viên có kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp hơn. Trong bài viết này, Tuyendung.TopCV.vn sẽ hướng dẫn cho bạn cách viết mô tả công việc cho từng vị trí chuẩn và chi tiết.
Cách viết mô tả công việc cho từng vị trí qua 4 bước
Trước khi đến với cấu trúc, bạn có thể tham khảo cách viết mô tả công việc qua 4 bước sau đây. Lưu ý rằng, 4 bước trong cách viết mô tả công việc này chỉ là những bước cơ bản và mang tính chất tham khảo, bạn cần đánh giá tính thực tế của vị trí tuyển dụng để áp dụng phù hợp hơn. Cụ thể như sau:
Bước 1: Nghiên cứu và hiểu vị trí công việc
Trước khi bắt đầu viết mô tả công việc, hãy dành thời gian để nghiên cứu và hiểu rõ về vị trí công việc đó. Tìm hiểu về nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu cụ thể của vị trí đó trong công ty của bạn. Khám phá các tài liệu liên quan, bao gồm cả mô tả công việc hiện tại nếu có. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về vị trí và những gì được mong đợi từ người xin việc.
Bước 2: Liên hệ và thảo luận với những người có kinh nghiệm liên quan
Để có cái nhìn sâu hơn về vị trí công việc và các yếu tố quan trọng, hãy liên hệ và thảo luận với những người có kinh nghiệm liên quan. Chẳng hạn như những người hiện đang làm việc trong vị trí tương tự hoặc quản lý trực tiếp. Họ có thể cung cấp thông tin quý giá về các nhiệm vụ hàng ngày, kỹ năng cần thiết và các yếu tố khác mà bạn nên bao gồm trong mô tả công việc.
Đây là một bước mà nhiều nhà tuyển dụng thường bỏ qua. Tuy vậy, với phần hướng dẫn cách viết mô tả công việc ngày hôm nay, đây sẽ là bước mà bạn nên thực hiện để bản JD được chi tiết, chính xác hơn.
Bước 3: Xác định mục tiêu và yêu cầu của vị trí công việc
Dựa trên nghiên cứu và thảo luận đã thực hiện, bạn hãy xác định rõ mục tiêu và yêu cầu của vị trí công việc. Hãy tập trung vào những nhiệm vụ chính và trách nhiệm quan trọng mà ứng viên tìm việc sẽ phải đảm nhiệm. Đồng thời, xác định các kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất cá nhân mà ứng viên cần có để thành công trong vị trí đó.
Bước 4: Soạn thảo và chỉnh sửa mô tả công việc
Sau khi thu thập đủ thông tin, bạn có thể bắt đầu soạn thảo mô tả công việc. Sau khi soạn thảo xong, bạn cần đọc lại, chỉnh sửa mô tả công việc để đảm bảo tính logic và chính xác.
Cấu trúc một bản mô tả công việc cần có
Sau khi đã biết cách viết mô tả công việc ở trên, bạn cũng cần phải xác định được cấu trúc của một bản JD cần có là gì. Việc nắm rõ cấu trúc này sẽ là một cách viết mô tả công việc chính xác hơn. Cụ thể, một bản JD thường sẽ có cấu trúc như sau:
Tiêu đề công việc sắc nét và hấp dẫn
Khi tạo tiêu đề hấp dẫn sẽ là một cách viết mô tả công việc giúp bạn thu hút ứng viên hiệu quả hơn. Hãy lưu ý những yếu tố nên và không nên để thu hút sự quan tâm từ ứng viên. Cụ thể như sau:
Yếu tố nên:
- Tóm tắt vị trí công việc: Đặt tên tiêu đề sao cho ngắn gọn và tập trung vào vị trí công việc chính. Ví dụ: “Kỹ sư phần mềm”, “Quản lý dự án”, “Nhân viên kinh doanh”.
- Sử dụng từ ngữ mạnh mẽ: Chọn từ ngữ mạnh mẽ và hấp dẫn để gợi lên sự quan tâm, tò mò của ứng viên. Sử dụng các từ như “độc đáo”, “đổi mới”, “phát triển”, “thách thức”.
- Liên kết với lợi ích: Nếu được, bạn có thể liên kết lợi ích mà vị trí công việc mang lại cho ứng viên vào tiêu đề. Ví dụ: “Cơ hội thăng tiến”, “Môi trường làm việc sáng tạo”, “Đào tạo chuyên sâu”.
Yếu tố không nên:
- Tránh việc sử dụng một tiêu đề quá dài và phức tạp. Tiêu đề nên ngắn gọn và dễ hiểu để thu hút sự chú ý.
- Đảm bảo tiêu đề công việc không gây hiểu lầm hoặc mập mờ về nội dung công việc. Sử dụng từ ngữ rõ ràng và chính xác.
- Tránh việc sử dụng từ ngữ quá tự phụ hoặc cường điệu trong tiêu đề.
Tìm hiểu thêm: 3 Tips giúp bạn viết tin đăng tuyển nhân viên hay, thu hút
Tổng quan về công ty và bối cảnh công việc
Trình bày một phần tổng quan về công ty, bao gồm lĩnh vực hoạt động, giá trị cốt lõi, và vị trí công việc trong tổ chức. Đối với nội dung này, bạn nên lưu ý những yếu tố nên và không nên như sau:
Yếu tố nên:
- Nêu rõ các dịch vụ, sản phẩm hoặc giải pháp mà công ty cung cấp.
- Đề cập đến giá trị cốt lõi của công ty. Điều này giúp người đọc hiểu được triết lý kinh doanh, mục tiêu và tầm nhìn của công ty.
- Vị trí công việc trong tổ chức: Trình bày vị trí công việc trong tổ chức giúp người đọc hiểu rõ hơn về vai trò và địa vị của vị trí công việc trong công ty.
- Đảm bảo rằng phần giới thiệu về công ty có liên kết với vị trí công việc.
Yếu tố không nên:
- Tránh việc cung cấp quá nhiều thông tin chi tiết về công ty trong phần này.
- Tránh việc tạo ra một hình ảnh không trung thực về công ty. Đảm bảo rằng phần này phản ánh đúng bối cảnh và môi trường làm việc thực tế của công ty.
Mô tả nhiệm vụ và trách nhiệm chính
Mô tả nhiệm vụ, trách nhiệm chính là một trong những nội dung mà ứng viên sẽ quan tâm trong bản JD của bạn. Vì vậy, việc trình bày nội dung này phù hợp cũng sẽ là cách viết mô tả công việc hiệu quả, giúp bạn thu hút nhiều ứng viên hơn. Đối với nội dung này, hãy lưu ý những yếu tố nên và không nên sau:
Yếu tố nên:
- Trình bày chi tiết các nhiệm vụ và trách nhiệm chính mà ứng viên sẽ phải thực hiện hàng ngày. Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên hoặc theo quy trình công việc.
- Sử dụng ngôn từ chính xác và dễ hiểu để mô tả công việc.
- Mô tả các nhiệm vụ và trách nhiệm một cách đáng tin cậy và khả thi. Đảm bảo rằng những mô tả được đưa ra là có thể thực hiện trong môi trường làm việc thực tế.
Yếu tố không nên:
- Tránh mô tả công việc một cách quá chung chung và không cụ thể.
- Tránh việc mô tả quá nhiều chi tiết không cần thiết. Tập trung vào những nhiệm vụ và trách nhiệm quan trọng nhất để người đọc có cái nhìn tổng quan và hiểu rõ những yêu cầu cốt lõi của vị trí công việc.
- Tránh sử dụng ngôn từ phức tạp hoặc chuyên ngành quá mức trong mô tả công việc.
- Tránh sử dụng từ ngữ mập mờ hoặc mơ hồ, gây hiểu lầm cho người đọc.
Yêu cầu cần thiết và kỹ năng ưu tiên
Yêu cầu và kỹ năng trong mô tả công việc sẽ giúp ứng viên xác định họ có phù hợp với vị trí mà bạn đang tuyển dụng hay không. Vì vậy, cách viết mô tả công việc ở phần nội dung này cần lưu ý những yếu tố nên và không nên như sau:
Yếu tố nên:
- Liệt kê các yêu cầu bắt buộc mà ứng viên cần phải đáp ứng để phù hợp với vị trí công việc. Đảm bảo rằng những yêu cầu này là cần thiết và không thể bỏ qua.
- Đặt các yêu cầu và kỹ năng theo thứ tự ưu tiên, từ những yêu cầu bắt buộc đến những yêu cầu ưu tiên. Điều này giúp ứng viên hiểu rõ những yêu cầu quan trọng nhất và có thể đánh giá xem mình có phù hợp với vị trí công việc hay không.
- Đưa ra danh sách các yêu cầu và kỹ năng đa dạng, bao gồm kiến thức chuyên môn, kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng mềm và kinh nghiệm liên quan. Điều này giúp ứng viên hiểu rõ hơn về những khía cạnh quan trọng mà vị trí công việc yêu cầu.
Yếu tố không nên:
- Tránh đưa ra quá nhiều yêu cầu và kỹ năng mà không thực sự cần thiết cho vị trí công việc.
- Tránh sử dụng ngôn từ mập mờ và không cụ thể khi mô tả yêu cầu và kỹ năng.
- Tránh không phân biệt yêu cầu quan trọng và yêu cầu ưu tiên.
Lợi ích và cơ hội phát triển
Cuối cùng, nêu rõ các lợi ích và cơ hội phát triển mà vị trí công việc có thể mang lại cho ứng viên. Đây có thể là các chế độ phúc lợi, cơ hội thăng tiến, đào tạo và phát triển nghề nghiệp. Cách viết mô tả công việc ở phần nội dung này cần lưu ý những yếu tố nên và không nên như sau:
Yếu tố nên:
- Đề cập đầy đủ đến các chế độ phúc lợi mà công ty cung cấp.
- Nêu rõ các cơ hội thăng tiến trong công ty, bao gồm khả năng tiến cử, thăng chức và chuyển đổi vị trí.
- Đề cập đến các chương trình đào tạo, phát triển nghề nghiệp để ứng viên thấy được sự cam kết của công ty đối với sự phát triển cá nhân, chuyên môn.
- Miêu tả môi trường làm việc tích cực và truyền cảm hứng, nơi mà ứng viên có thể phát triển và thử thách bản thân.
- Đề cập đến văn hóa công ty, giá trị cốt lõi và sự đánh giá cao về sự sáng tạo, cống hiến và đóng góp.
Yếu tố không nên:
- Tránh hứa hẹn những lợi ích, cơ hội phát triển không thực tế hoặc không chắc chắn.
- Hạn chế việc sử dụng ngôn từ mơ hồ và không cụ thể khi nêu các lợi ích và cơ hội phát triển.
Hy vọng bạn sẽ biết được cách viết mô tả công việc chuẩn và phù hợp cho từng vị trí với bài viết trong chuyên mục Giải pháp tuyển dụng ngày hôm nay. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể truy cập ngay vào nền tảng đăng tin tuyển dụng – kết nối việc làm hàng đầu TopCV.vn để tìm hiểu thêm nhiều bản mô tả công việc cho từng vị trí cụ thể đến từ các doanh nghiệp uy tín, hàng đầu hiện nay trên thị trường nhé.
Tìm hiểu thêm:
