Email từ chối ứng viên một cách khéo léo và tinh tế

6652
email từ chối ứng viên

Doanh nghiệp của bạn vừa kết thúc một đợt tuyển dụng và bạn muốn gửi email từ chối ứng viên không phù hợp. Vậy nhưng bạn chưa biết cách làm sao để gửi thư từ chối cho tinh tế, chuyên nghiệp và để lại ấn tượng tốt với ứng viên mà không mất nhiều thời gian? Hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây của tuyendung.topcv.vn để có câu trả lời cụ thể nhé.

Email từ chối ứng viên là gì?

Email từ chối ứng viên sẽ được nhà tuyển dụng gửi cho những ứng viên không thể đi tiếp vào các giai đoạn sau của quy trình tuyển dụng.

Cùng với thư chúc mừng cho những ứng viên có khả năng đi tiếp, email từ chối cũng nên được gửi đến những ứng viên chưa phù hợp với vị trí tuyển dụng. Hành động này không đơn thuần là doanh nghiệp từ chối ứng viên mà nó còn thể hiện văn hóa doanh nghiệp, sự tinh tế, khéo léo, chuyên nghiệp.
Email từ chối cũng là bằng chứng để ứng viên cảm nhận được sự trân trọng của nhà tuyển dụng với công sức cũng như thời gian mà họ bỏ ra cùng với doanh nghiệp. Qua email từ chối ứng viên có ấn tượng tốt hơn về doanh nghiệp, có những đánh giá tích cực về doanh nghiệp. Đồng thời hành động này cũng tiết kiệm thời gian cho ứng viên, giúp họ biết được kết quả sớm để an tâm đi tìm công việc mới.

Vì sao cần gửi email từ chối ứng viên?

Doanh nghiệp khi thực hiện quy trình tuyển dụng nhân sự, cùng với những thư chúc mừng ứng viên trúng tuyển, việc gửi email từ chối ứng viên không được chọn cũng quan trọng không kém. Ứng viên nào cũng xứng đáng nhận phản hồi từ phía nhà tuyển dụng. Còn gì tồi tệ hơn việc bạn gửi hồ sơ dự tuyển, tham gia phỏng vấn nhưng lại không nhận được tin tức gì.

Việc gửi thư từ chối ứng viên không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng mà còn để lại những ấn tượng tốt đẹp cho họ. Qua đó ứng viên cũng có thể đưa ra những đánh giá, phản hồi tích cực về doanh nghiệp cũng như việc làm do doanh nghiệp đăng tuyển.

Email từ chối ứng viên thể hiện sự chuyên nghiệp
Email từ chối ứng viên thể hiện sự chuyên nghiệp

Ngoài ra thư từ chối tuyển dụng được gửi đi cũng là một cơ hội để ứng viên học hỏi, phát triển. Trong email từ chối ứng viên bạn có thể đưa ra những phản hồi trung thực, hữu ích cho ứng viên để họ thấy được bạn cũng dành thời gian đánh giá về kiến thức, kinh nghiệm cũng như kỹ năng của ứng viên. Qua đó giúp họ cải thiện và phát triển bản thân hơn đồng thời có thể giúp ứng viên phù hợp với cơ hội việc làm tương tự xuất hiện trong tương lai.

Hơn nữa, ứng viên khi nhận được thư từ chối của nhà tuyển dụng cũng có động lực để cố gắng hơn vì những cơ hội sau này, không còn vướng mắc suy nghĩ về cơ hội việc làm mà mình không trúng tuyển.

Cách sử dụng email từ chối ứng viên

Với mỗi vị trí tuyển dụng, số lượng ứng viên thường có giới hạn. Trong khi đó số lượng ứng viên ứng tuyển có thể gấp nhiều lần, bởi vậy nếu nhà tuyển dụng muốn gửi thư từ chối cho mỗi ứng viên không được chọn số lượng email phải soạn cũng không hề ít. Muốn tiết kiệm thời gian bạn nên soạn sẵn các mẫu thư, khi nào cần dùng đến chỉ cần tùy chỉnh cho thích hợp.

Cách viết email từ chối ứng viên chuyên nghiệp

Một email từ chối ứng viên sẽ được đánh giá là chuyên nghiệp nếu bao gồm các nội dung sau:

Thông tin cá nhân ứng viên

Trong thư từ chối ứng viên, bạn nên thêm vào tên của họ và vị trí ứng viên ứng tuyển, điều này sẽ thể hiện bạn đã thực sự dành thời gian cho họ.

Cảm ơn

Bạn nên cảm ơn ứng viên vì họ đã quan tâm đến doanh nghiệp và vị trí tuyển dụng của doanh nghiệp, vì ứng viên đã dành thời gian nộp hồ sơ, tham gia phỏng vấn. Cảm ơn không những thể hiện sự lịch sự mà còn cho họ thấy rằng bạn trân trọng sự cố gắng và thời gian quý báu của ứng viên.

Phản hồi

Nhà tuyển dụng nên giải thích ngắn gọn, rõ ràng lý do tại sao ứng viên không được chọn ở vòng tiếp theo. Thông thường ứng viên sẽ đánh giá cao phản hồi từ phía nhà tuyển dụng. Bạn nên đưa ra ý kiến chi tiết và mang tính xây dựng vì sao doanh nghiệp lại từ chối ứng viên đó. Điều này cũng giúp ứng viên phát triển bản thân để nhận được những cơ hội việc làm sau này.

Nên phản hồi lại cho ứng viên sau buổi phỏng vấn
Nên phản hồi lại cho ứng viên sau buổi phỏng vấn

Mời ứng tuyển lại

Nếu bạn cảm thấy ứng viên thích hợp với văn hóa doanh nghiệp hay vị trí việc làm khác bạn nên cho ứng viên biết bạn hy vọng họ sẽ ứng tuyển khi có cơ hội. Tuy nhiên nếu ứng viên đó không có tiềm năng thì bạn có thể bỏ qua nội dung này.

Mẫu email từ chối ứng viên

Tùy đối tượng và mục đích gửi thư bạn có thể chọn các mẫu email từ chối ứng viên sau:

Ứng viên không được mời phỏng vấn

Bạn có thể không gửi thư từ chối cho ứng viên không được chọn phỏng vấn. Thế nhưng nếu như không nhận được phản hồi họ không biết bạn có nhận được hồ sơ của họ không hay đã bị từ chối. Phần lớn ứng viên không đủ can đảm liên hệ với nhà tuyển dụng để hỏi về kết quả vòng hồ sơ vì sợ ảnh hưởng đến cơ hội được chọn.

Nội dung thư dù ngắn cũng mang ý nghĩa rất lớn
Nội dung thư dù ngắn cũng mang ý nghĩa rất lớn

Một lá thư từ chối ngắn gọn và lịch sự rất cần thiết ví dụ:

Gửi Nguyễn Văn A,

Cảm ơn sự quan tâm của bạn với công  ty X và vị trí nhân viên Y. sau khi xem xét hồ sơ của bạn chúng tôi rất tiếc không thể chọn bạn đi tiếp.

Hội đồng tuyển dụng đánh giá cao thời gian bạn dành ứng tuyển. Chúc bạn may mắn trong công việc, hy vọng có thể hợp tác với bạn ở các vị trí việc làm khác trong tương lai.

Trân trọng,

Ứng viên đã qua một vòng phỏng vấn

Với những ứng viên đã qua phỏng vấn bạn có thể gửi một email cụ thể hơn. Ví dụ:

Gửi Nguyễn Văn A,

Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia phỏng vấn vị trí X. Chúng tôi đánh giá cao sự cố gắng của bạn với công ty và những gì bạn thể hiện ở buổi phỏng vấn.

Tuy nhiên chúng tôi cũng phỏng vấn một số ứng viên ấn tượng, chúng tôi đã cân nhắc rất nhiều và quyết định đi tiếp với họ ở thời điểm này.

Chúng tôi sẽ giữ hồ sơ của bạn và xin phép liên hệ lại khi có cơ hội phù hợp với bạn trong tương lai. Chúc bạn may mắn khi tìm việc.

Trân trọng,Mong rằng với những chia sẻ trên đây có thể giúp các bạn hiểu rõ về cách viết một email từ chối ứng viên cũng như các nội dung cần thiết để ứng viên có ấn tượng tốt hơn về doanh nghiệp. Khi có nhu cầu tìm kiếm ứng viên chất lượng doanh nghiệp có thể lựa chọn đăng tin trên nền tảng của TopCV.vn để nhận được những hồ sơ chất lượng và tiềm năng cho vị trí tuyển dụng của doanh nghiệp.