10 bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự mà bạn cần biết

87
quy-trinh-tuyen-dung-nhan-su

Tuyển dụng nhân sự là hoạt động không thể thiếu trong mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Hoạt động này thành công có thể mang về cho doanh nghiệp đội ngũ nhân viên tài năng, trách nhiệm và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Thế nhưng muốn thành công doanh nghiệp cần đưa ra quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn, phù hợp với yêu cầu và điều kiện của doanh nghiệp. Vậy các bước tuyển dụng nhân sự cụ thể là gì? Làm thế nào để tuyển dụng nhân sự hiệu quả? Hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây của tuyendung.topcv.vn để có câu trả lời cho mình nhé.

Vai trò của quy trình tuyển dụng nhân sự

Quy trình tuyển dụng nhân sự nằm mục tiêu thu hút ứng viên có năng lực và khuyến khích nhiều ứng viên nộp hồ sơ. Đây cũng là tiền đề để doanh nghiệp xây dựng danh sách các ứng viên chất lượng, tiết kiệm thời gian tìm ứng viên thay thế vị trí hiện tại, tương lai của doanh nghiệp.

uy trình tuyển dụng buộc phải khoa học và tỉ mỉ
Quy trình tuyển dụng buộc phải khoa học và tỉ mỉ

Khi xây dựng được các bước tuyển dụng nhân sự khoa học, đúng chuẩn, doanh nghiệp sẽ thấy được những lợi ích sau đây:

Tiết kiệm thời gian

Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự khoa học giúp nhà tuyển dụng tìm kiếm và lựa chọn các ứng viên thích hợp nhanh hơn. Đồng thời vẫn có thể thu hút các ứng viên đủ tiêu chuẩn có tỷ lệ chuyển đổi cao nhất. Không những có thể tối ưu chi phí, thời gian, khi xây dựng quy trình tuyển dụng khoa học cũng thể hiện tính chuyên nghiệp của thương hiệu tuyển dụng trong mắt các ứng viên.

Gắn kết nhân viên

Ngoài ra quy trình tuyển dụng chuẩn, đúng hướng có thể giúp doanh nghiệp chọn được những ứng viên phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp, đảm bảo hiệu suất công việc. Hơn nữa nhân viên gắn kết hơn, tạo động lực để làm việc nhiệt tình và tận tâm hơn với công việc.

Chủ động hơn ở công tác tuyển dụng

Chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng kỹ càng giúp doanh nghiệp chủ động và thống nhất về mặt chiến lược cho cấp quản lý và phòng nhân sự. Trường hợp cần thiết doanh nghiệp có thể tinh chỉnh chiến lược nhằm cải thiện chất lượng ứng viên và nâng cao uy tín thương hiệu.

>>>Xem thêm: Những khó khăn trong công tác tuyển dụng nhân sự và 9 cách khắc phục

Giúp nhà tuyển dụng chủ động hơn
Giúp nhà tuyển dụng chủ động hơn

Tăng hiệu suất công việc

Quy trình tuyển dụng nhân sự đạt được hiệu quả cao sẽ giúp doanh nghiệp xác định được năng lực cũng như trình độ của ứng viên. Nhà tuyển dụng khôn ngoan sẽ biết tận dụng quá trình phỏng vấn để đưa ra những câu hỏi giúp bạn nhận thấy điểm mạnh, yếu của ứng viên. Đây cũng là một trong các bước tuyển dụng nhân sự đầu tiên giúp nhà tuyển dụng xác định được hiệu suất công việc trong tương lai của ứng viên.

10 bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự

Để tuyển dụng nhân sự hiệu quả, tìm được những ứng viên tiềm năng, tránh được các rủi ro trong cả quy trình, nhà tuyển dụng cần nắm rõ các bước sau đây:

Xác định nhu cầu tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng nhân sự của mỗi doanh nghiệp sẽ bắt đầu từ khâu xác định xem vị trí nào còn trống. Sau đó phân tích những điểm đặc trưng trong công việc gồm có: kỹ năng, kiến thức cũng như các kinh nghiệm cần thiết để đảm nhận vị trí này. Ở bước này, doanh nghiệp cần thực hiện một số các công việc như:

  • Tìm ra khoảng trống của doanh nghiệp tại thời điểm đó, đồng thời xác định có vấn đề gì tồn đọng chưa được giải quyết, có cần đến năng lực, tính cách đặc trưng nào ở ứng viên không.
  • Theo dõi sát xao nhằm xác định xem có sự gia tăng khối lượng công việc cần làm khi tuyển dụng người mới không?
  • Thường xuyên phân tích hiệu suất, liệt kê những phẩm chất, kỹ năng, trình độ mà doanh nghiệp đang bị thiếu hụt.

Lập kế hoạch tuyển dụng

Ở bước này nhà tuyển dụng cần phân tích đặc điểm về kinh nghiệm, trình độ và kỹ năng cần thiết nhằm đáp ứng các vị trí đang còn thiếu. 

Hãy đưa ra kế hoạch tuyển dụng cụ thể và chính xác
Hãy đưa ra kế hoạch tuyển dụng cụ thể và chính xác

Kế hoạch tuyển dụng chi tiết chính là yêu cầu đầu tiên giúp doanh nghiệp thu hút được những ứng viên tiềm năng có đủ kinh nghiệm, trình độ cũng như khả năng đảm trách những nhiệm vụ cần thiết, hoàn thành mục tiêu công việc do doanh nghiệp đề ra.

Phân tích công việc

Bước này giúp nhà tuyển dụng xác định được trách nhiệm, kỹ năng, môi trường làm việc cụ thể của ứng viên. Từ đó xác định các tiêu chí mà nhân viên mới cần có để thực hiện công việc hiệu quả. Những bước nhỏ trong bước này gồm có:

  • Ghi chép, thu thập những thông tin liên quan đến công việc
  • Kiểm tra lại các thông tin về công việc
  • Hãy tạo mô tả công việc căn cứ vào thông tin chính xác
  • Ngoài ra cần xác định những kiến thức, kỹ năng cần có.
  • Lên nội dung chi tiết phần tả công việc

Khi đã xác định được những kỹ năng, kiến thức cũng như kinh nghiệm cần có, nhà tuyển dụng cần chuẩn bị bản mô tả công việc đầy đủ nhất. Trong đó nêu rõ các yêu cầu đối với vị trí này, từ bản JD ứng viên tiềm năng có thể đối chiếu với bản thân và quyết định ứng tuyển hay không. JD cũng là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp chắc chắn rằng đã nhận được đơn  xin việc từ ứng viên thích hợp nhất.

Trong bản JD nhà tuyển dụng cần đề cập đầy đủ các mục sau: tên công ty và giới thiệu công ty, những lợi ích khi làm việc tại doanh nghiệp, giá trị cốt lõi, vị trí của doanh nghiệp, chức vụ cần tuyển dụng, thuộc phòng ban nào, lương thưởng ra sao và trách nhiệm của ứng viên trong công việc, yêu cầu cụ thể về vị trí tuyển dụng, những phẩm chất ứng viên cần có, và cuối cùng là phần kêu gọi ứng tuyển.

Tìm kiếm ứng viên

Xác định được ứng viên tiềm năng đồng thời thu hút và thúc đẩy họ nộp đơn cũng là bước quan trọng nhất của quy trình tuyển dụng nhân sự. Có thể đăng tin tuyển dụng trên trang tin nội bộ để tận dụng nguồn ứng viên nội bộ và bên ngoài hay các trang mạng xã hội, bảng thông tin việc làm. Một trong những hình thức hiệu quả nhất được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay là đăng tin tuyển dụng lên các nền tảng uy tín như TopCV.

TopCV với nền tảng công nghệ ứng dụng sâu trí tuệ nhân tạo AI và Recruitment Marketing là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp có thể giải quyết cùng lúc những bài toán xoay quanh quy trình tuyển dụng. Từ tạo nguồn CV, sàng lọc hồ sơ ứng viên đến đánh giá ứng viên, đo lường hiệu quả.

Điểm mấu chốt của công nghệ đăng tin tuyển dụng mới là bản cập nhật Smart Recruitment Platform với Toppy AI. Được phát triển bởi đội ngũ kỹ sư tài năng của TopCV Toppy AI có thể phân tích thói quen, yêu cầu, hành vi của cả ứng viên và nhà tuyển dụng. 

Hơn nữa khai thác tối đa lượng dữ liệu lớn từ TopCV, làm cơ sở đưa ra những phán đoán, đề xuất để quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả hơn, kết nối đúng nhu cầu tuyển dụng của các doanh nghiệp với những ứng viên thích hợp.

Sàng lọc hồ sơ ứng viên

Rất nhiều nhà tuyển dụng gặp khó khăn trong việc lựa chọn ứng viên từ danh sách hồ sơ xin việc. Nếu cũng cùng chung khó khăn này bạn có thể giải quyết vấn đề theo 4 bước:

Chọn lọc hồ sơ căn cứ vào yêu cầu tối thiểu: Phân loại nhóm hồ sơ ưu tiên bằng việc xem xét chứng chỉ, kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn, trình độ kỹ thuật cũng như các kỹ năng khác của ứng viên xem có đáp ứng yêu cầu công việc không.

Chọn những ứng viên đáp ứng các tiêu chí trên

Đánh dấu các mục cần yêu cầu ứng viên trình bày cụ thể hơn trong buổi phỏng vấn.

Phỏng vấn ứng viên

Tiếp theo của quy trình tuyển dụng nhân sự là lên lịch phỏng vấn các ứng viên bạn đã lựa chọn trước đó. Tùy vào quy mô và nhu cầu của bộ phận tuyển dụng, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn các hình thức phỏng vấn như sau:

Phỏng vấn qua điện thoại

Đây là hình thức phỏng vấn dễ dàng, nhanh chóng, thuận tiện để sàng lực ứng viên cũng như năng lực của họ. Phỏng vấn qua điện thoại cũng giúp nhà tuyển dụng tạo ấn tượng đầu tiên với ứng viên. Cuộc trao đổi có thể ngắn gọn nhưng phải đảm bảo đủ thời gian để bạn đánh giá được kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm của ứng viên.

Kiểm tra tâm lý ứng viên

Những bài kiểm tra tâm lý giúp nhà tuyển dụng phác thảo tính cách, hành vi, năng khiếu, khả năng sáng tạo, giao tiếp cũng như các kỹ năng cần thiết cho công việc.

Phỏng vấn trực tiếp

Đây cũng là bước cuối cùng trước khi nhà tuyển dụng đưa ra lời mời làm việc cho ứng viên. Các cuộc phỏng vấn có thể thực hiện bởi quản lý cao nhất và chỉ dành cho một nhóm những ứng viên nổi bật. Doanh nghiệp cũng cần thống nhất ở bước này đồng thời lên danh sách ứng viên dự phòng.

Phỏng vấn thực chất là quá trình hai chiều, trong đó ứng viên tiềm năng cũng đánh giá xem công ty bạn có phù hợp với họ không. Do đó bạn nên tỏ ra lịch sự, tôn trọng, giới thiệu với họ lợi ích khi làm việc tại công ty. Xây dựng kịch bản phỏng vấn, rèn luyện kỹ năng cho bộ phận nhân sự là rất quan trọng, quyết định đến hiệu quả của quy trình tuyển dụng.

Đánh giá ứng viên

Căn cứ vào phần trả lời cùng những điều ứng viên thể hiện trong buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng và doanh nghiệp sẽ quyết định xem họ có thể đáp ứng được tiêu chuẩn của công việc không. Qua đó doanh nghiệp thực hiện tham chiếu với công ty cũ, xem lại hồ sơ ứng viên để kiểm chứng lại thông tin.

Mời ứng viên nhận việc

Nếu như phỏng vấn ổn doanh nghiệp cần soạn thảo hợp đồng lao động và có lời đề nghị với ứng viên. Thư mời làm việc cần đủ các nội dung từ điều kiện tuyển dụng, ngày bắt đầu làm việc, giờ làm việc hay chế độ lương thưởng.

Chào đón nhân viên mới

Khi đã tuyển được ứng viên phù hợp quy trình tuyển dụng nhân sự tưởng đã thành công nhưng chưa hết. Doanh nghiệp nên tận dụng thời gian   này để giúp họ làm quen môi trường mới, nuôi dưỡng lòng trung thành của ứng viên. Phải làm sao để ứng viên cảm thấy được chào đón bằng một số hoạt động như: tổ chức liên hoan gặp mặt, nói chuyện với họ về những vấn đề khác trong cuộc sống.

Trên đây tuyendung.topcv.vn vừa giới thiệu đến các bạn quy trình tuyển dụng nhân sự tại mỗi doanh nghiệp. Khi có nhu cầu tuyển dụng doanh nghiệp nên căn cứ vào yêu cầu cũng như quy mô tuyển dụng mà điều chỉnh các bước cho thích hợp. Từ đó tuyển chọn được những ứng viên có trình độ, phù hợp với nhu cầu tuyển dụng, đảm nhận tốt công việc, giúp doanh nghiệp phát triển hơn.