Chính sách nhân sự là gì? Cách xây dựng chính sách nhân sự chuẩn

Chính sách nhân sự đang ngày càng trở nên quan trọng hơn với sự phát triển của doanh nghiệp. Vậy, chính sách nhân sự là gì và nên xây dựng chính sách này như thế nào? Cùng Tuyendung.TopCV.vn tìm hiểu nhé.

Chính sách nhân sự là gì?

Chính sách nhân sự là tập hợp các quy định, nguyên tắc và chiến lược được áp dụng trong quá trình quản lý và phát triển nhân sự của một tổ chức. Chính sách này giúp định hướng cho các hoạt động liên quan đến nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, phát triển, đánh giá và thưởng phạt nhân viên.

Bên cạnh đó, chính sách nhân sự cũng cung cấp cho nhân viên của tổ chức một hướng dẫn rõ ràng về các quy định và kỳ vọng của công ty đối với họ. Chính sách này giúp họ hiểu được các nhiệm vụ và trách nhiệm của mình, đồng thời cũng thúc đẩy sự phát triển bản thân của nhân viên. Vì vậy, đây là một trong những chính sách không thể thiếu trong quá trình quản lý, phát triển nguồn nhân lực của tổ chức.

Các thành phần trong chính sách nhân sự

Tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp, chính sách nhân sự sẽ có các thành phần khác nhau. Tuy vậy, hầu hết thường sẽ có 5 thành phần chính như sau:

• Hoạt động tuyển dụng nhân sự: Thành phần này đảm bảo rằng công ty thuê được những người phù hợp nhất với vị trí công việc. Bên cạnh đó, cũng có thể đề cập đến quy trình phỏng vấn, đánh giá và lựa chọn ứng viên.
• Chính sách lương, phúc lợi: Bao gồm mức lương, các khoản thưởng và phúc lợi khác mà công ty cung cấp cho nhân viên. Bên cạnh đó, cũng có thể đề cập đến các chính sách về bảo hiểm, nghỉ phép và các khoản chi trả khác.
• Chính sách đào tạo và phát triển: Bao gồm các khóa đào tạo nội bộ, các chương trình đào tạo bên ngoài và các chương trình phát triển sự nghiệp. Đảm bảo cho nhân viên luôn có đủ kỹ năng và kiến thức để làm việc hiệu quả.
• Chính sách phân bố, phát triển nhân lực: Bao gồm các quy tắc về chuyển đổi vị trí, việc chuyển đổi công việc và các quy trình liên quan. Mục tiêu nhằm đảm bảo rằng công ty có đủ nhân lực và các nhân viên được sử dụng hiệu quả.
• Kế hoạch quản lý hiệu suất: Có thể bao gồm các chỉ tiêu đánh giá hiệu suất, lập kế hoạch phát triển và các chương trình khuyến khích nhân viên. Mục tiêu nhằm đảm bảo cho nhân viên luôn được hoạt động trong trạng thái hiệu quả nhất.

Cách xây dựng chính sách nhân sự chuẩn

Mỗi doanh nghiệp sẽ cần có chính sách về nhân lực khác biệt để tạo ra được lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp của mình. Tuy vậy, bạn có thể tham khảo cách xây dựng sau đây và áp dụng để tạo ra chính sách chuẩn cho doanh nghiệp của bạn:

Xác định mục tiêu của chính sách

Để xây dựng chính sách nhân sự, bạn cần phải định nghĩa rõ các mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được thông qua chính sách này là gì. Các mục tiêu này có thể được phân loại thành các mục tiêu chính và mục tiêu phụ để giúp quản lý và đánh giá hiệu quả dễ dàng hơn.

Việc xác định mục tiêu là một bước quan trọng trong quá trình xây dựng chính sách hiệu quả. Bởi, mục tiêu sẽ giúp bạn tập trung quá trình triển khai chính sách, đánh giá được hiệu quả, đưa ra các quyết định thông minh và phù hợp với thực tế.

Phân tích thực trạng doanh nghiệp với SWOT

SWOT là một phương pháp phân tích đánh giá các yếu tố mạnh, yếu, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp. Bằng cách thực hiện phân tích SWOT, bạn có thể đánh giá được tình hình hiện tại của doanh nghiệp và đưa ra các chính sách phù hợp. Cụ thể như sau:

• S – Strengths – Điểm mạnh của doanh nghiệp hiện tại: Ví dụ như đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, chuyên môn tốt, các chính sách nhân sự hiện tại đang giúp thu hút nhân tài hiệu quả,…
• W – Weaknesses – Điểm yếu của doanh nghiệp hiện tại: Ví dụ như thiếu tính công khai, minh bạch trong quá trình tuyển dụng, chưa thực hiện đánh giá chính xác hiệu suất của nhân viên,…
• O – Opportunities – Cơ hội khi thực hiện chính sách: Ví dụ như có thêm cơ hội mở rộng nguồn nhân lực, phát triển doanh nghiệp, nâng cao hiệu suất nhân viên,…
• T – Threats – Thách thức khi thực hiện chính sách: Ví dụ như, cạnh tranh đang ngày càng khắc nghiệt tạo ra sự khó khăn trong giữ chân nhân viên, sự thay đổi của điều kiện bên ngoài như chính sách pháp luật, tình hình kinh tế chung,…

Xác định nội dung và lập chính sách nhân sự

Sau khi đã thực hiện bước phân tích SWOT, bạn có thể dựa vào đó để lập các nội dung cần có trong chính sách. Ví dụ như:

• Tuyên bố về mục tiêu của chính sách là gì.
• Nội dung về những số liệu nhân sự liên quan trong doanh nghiệp.
• Các phần chính của chính sách. Tham khảo phần nội dung tại “Các thành phần trong chính sách nhân sự” để có thể lựa chọn nội dung phù hợp.
• Thời gian bắt đầu thực hiện, thực hiện trong bao lâu, ai là người phụ trách chính sách, ai tham gia vào chính sách.
• Các nội dung giải thích thuật ngữ, bảng chú giải nếu cần thiết.

Thực thi và đánh giá, cải tiến chính sách

Khi đã có bản chính sách hoàn chỉnh, bạn có thể bắt đầu thực thi, đánh giá và cải tiến thường xuyên để phù hợp với từng thời điểm phát triển của doanh nghiệp. Quá trình này cần lưu ý những vấn đề sau:

• Luôn cung cấp thông tin kịp thời, công khai, minh bạch đến nhân viên trong quá trình thực thi chính sách.
• Hãy tham khảo thêm ý kiến từ các bên, phòng ban liên quan để có thể giúp quá trình triển khai chính sách được hiệu quả và thành công hơn.
• Thường xuyên đo lường, đánh giá và cải tiến kịp thời để chính sách không tạo ra các vướng mắc đến đội ngũ nhân lực của doanh nghiệp.

Một số loại chính sách nhân sự thường gặp

Vậy, trong doanh nghiệp có những loại chính sách nhân sự nào? Dưới đây là một số loại nội dung mà bạn có thể đem vào chính sách cho doanh nghiệp của mình:

• Các quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp: Quy định trang phục, giờ giấc, sử dụng các phương tiện truyền thông xã hội,…
• Chính sách liên quan đến quy trình tuyển dụng nhân viên mới, sa thải nhân viên cũ.
• Chính sách liên quan đến giờ làm việc, chấm công, tăng ca, làm thêm giờ, làm việc từ xa được quy định như thế nào.
• Nội dung về đánh giá thành tích, chính sách phát triển, thăng tiến sự nghiệp cho nhân viên.
• Chính sách liên quan đến sức khỏe, an toàn tâm lý, an toàn lao động cho nhân viên.
• Các chính sách về phúc lợi, đãi ngộ, nghỉ phép, lương, thưởng,… trong doanh nghiệp được áp dụng cho từng cấp bậc nhân viên như thế nào.

Đánh giá hiệu quả chính sách nhân sự như thế nào?

Để đánh giá hiệu quả của chính sách nhân sự, bạn có thể sử dụng nhiều chỉ số hiệu suất (KPI) khác nhau. Dưới đây sẽ là một số nhóm chỉ số KPI liên quan đến chính sách nhân sự mà bạn có thể tham khảo:

Các chỉ số liên quan đến chi phí

Đối với nhóm đánh giá hiệu quả này, bạn có thể sử dụng một số chỉ tiêu KPI như sau:

• Chi phí tuyển dụng: Nếu chi phí tuyển dụng đã tăng lên trong chu kỳ sẽ phải ánh chính sách không hiệu quả. Nếu chi phí này giảm đã giảm, đó là một chỉ số của chính sách nhân sự thành công.
• Hiệu quả sử dụng chi phí: Chi phí được thực hiện cho bất kỳ hoạt động nào có thu lại được kết quả như mong muốn hay không.
• Lợi nhuận cuối kỳ: Nếu lợi nhuận tăng trong cuối kỳ áp dụng, có thể giúp báo hiệu chính sách đang thực hiện có hiệu quả.
• Lợi tức đầu tư – ROI: Thường là chỉ số KPI cuối cùng mà hầu hết chính sách, chiến lược trong nhân sự cần hướng đến. Nếu ROI > 1 (hoặc đạt bằng 100%), có nghĩa là các chính sách đang được thực hiện hiệu quả và ngược lại.

Các chỉ số liên quan đến nhân viên

Bên cạnh những chỉ số chi phí, các chỉ số liên quan đến nhân viên cũng thường được sử dụng trong quá trình đánh giá hiệu quả của chính sách nhân sự. Ví dụ như một số chỉ số sau:

• eNPS: Chỉ số cho phép đo lường khả năng nhân viên giới thiệu tổ chức, doanh nghiệp cho những người xung quanh với vai trò là một nơi làm việc tuyệt vời.
• Thời gian tuyển dụng: Thời gian thực hiện tìm kiếm nhân viên cho một vị trí trống trong doanh nghiệp.
• Tỷ lệ nghỉ việc: Để cập đến tỷ lệ nhân viên rời khỏi tổ chức trong một thời gian nhất định. 
• Tỷ lệ gắn kết nhân viên: Đề cập đến mức độ nhân viên gắn bó với công việc của họ trong tổ chức như thế nào.
• Tỷ lệ giữ chân nhân viên: Số nhân viên ở lại một tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định so với tổng số nhân viên đã làm việc ở đó trong thời gian đó.
• Tỷ lệ vắng mặt: Tỷ lệ vắng mặt ngoài kế hoạch của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định, tính trong tất cả các lý do nghỉ việc khác nhau.
• Hiệu quả đào tạo: Đo lường cách một chương trình đào tạo cụ thể tác động đến kiến ​​thức, kỹ năng và hiệu suất của nhân viên và điều này ảnh hưởng đến hiệu quả của công ty như thế nào. 
• Tỷ lệ luân chuyển nội bộ: Tỷ lệ nhân viên thăng chức, giáng chức, luân chuyển vị trí trong nội bộ như thế nào.

Tóm lại, chính sách nhân sự là một phần quan trọng trong hoạt động quản lý của một tổ chức cần phải hiện. Hy vọng với bài viết trong chuyên mục Tin Tức này sẽ cung cấp thông hữu ích cho bạn về vấn đề này.

Bên cạnh đó, hãy truy cập ngay vào tuyendung.topcv.vn nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm các giải pháp quản trị, tuyển dụng nhân sự. Với công nghệ trí tuệ nhân tạo – Big Data hàng đầu, TopCV sẽ giúp cho quá trình tuyển dụng, quản lý nhân sự của bạn được dễ dàng và hiệu quả hơn.

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn thiết lập KPI dành cho bộ phận tuyển dụng nên biết