8 bước thiết lập Checklist quy trình tuyển dụng dành cho HR

381
Checklist quy trình tuyển dụng
Checklist quy trình tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng có vai trò quan trọng với mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Để tìm kiếm nhân tài hiệu quả doanh nghiệp cần xây dựng quy trình phù hợp, khoa học. Dưới đây tuyendung.topcv.vn giới thiệu 8 bước thiết lập checklist quy trình tuyển dụng hiệu quả dành cho doanh nghiệp.

Vì sao doanh nghiệp cần có quy trình tuyển dụng cụ thể?

Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình tuyển dụng cụ thể, phù hợp, đảm bảo thu hút ứng viên đáp ứng các tiêu chí tuyển dụng đã đề ra. Quy trình tuyển dụng chi tiết giúp doanh nghiệp và nhà tuyển dụng xác định rõ vị trí cần tuyển, yêu cầu công việc, sàng lọc hồ sơ ứng viên, chọn ra những người phù hợp nhất. Tùy vào quy mô của doanh nghiệp mà các đầu việc trong kế hoạch tuyển dụng có sự thay đổi nhất định.

8 bước Checklist quy trình tuyển dụng HR cần biết
8 bước Checklist quy trình tuyển dụng HR cần biết

>>>Xem thêm: Top 10 kỹ năng tuyển dụng nhân sự cho nhà tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng hợp lý, cụ thể mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

Tiết kiệm được thời gian

Với kế hoạch tuyển dụng nhân sự cụ thể, bộ phận nhân sự giúp doanh nghiệp nhanh chóng chọn ra các ứng viên phù hợp, đủ tiêu chuẩn. Hơn nữa cũng tiết kiệm thời gian, chi phí tuyển dụng, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt ứng viên.

Chủ động hơn

Đưa ra kế hoạch tuyển dụng trước giúp doanh nghiệp thống nhất về chiến lược cho phòng nhân sự, đồng thời chủ động hơn khi tuyển dụng. Khi cần thiết có thể điều chỉnh chiến lược cho phù hợp để nâng cao chất lượng ứng viên.

Công ty phát triển

Quy trình tuyển dụng khoa học, hợp lý giúp doanh nghiệp chọn được đội ngũ ứng viên phù hợp với sứ mệnh, tầm nhìn của doanh nghiệp, đảm bảo năng suất lao động ở mức cao. Đồng thời qua đó tăng hiệu quả làm việc, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững hơn.

Nâng cao hiệu suất công việc

Cũng qua quy trình tuyển dụng doanh nghiệp có thể đánh giá được năng lực của ứng viên. Khi phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể đưa ra một số câu hỏi thể hiện điểm mạnh/yếu của ứng viên. Qua đó biết được họ có phù hợp với vị trí tuyển dụng không, có đảm bảo hiệu suất công việc nếu trúng tuyển không?

Thu hút nhiều ứng viên quan tâm, ứng tuyển
Thu hút nhiều ứng viên quan tâm, ứng tuyển

8 bước thiết lập checklist quy trình tuyển dụng

Để tuyển dụng hiệu quả, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình tuyển dụng với 8 bước cụ thể sau đây:

Xác định nhu cầu tuyển dụng

Trước tiên cần xác định rõ các vị trí còn trống và phân tích đặc điểm của mỗi vị trí công việc như: kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần có. Muốn làm tốt bước này HR cần lưu ý:

  • Tìm vị trí trống ở doanh nghiệp, cần xác định xem doanh nghiệp cần gì, năng lực và tính cách của ứng viên đảm nhận cần có là gì.
  • Theo dõi kỹ số lượng nhân viên vào làm và nghỉ việc. Hãy tính toán xem khi tuyển dụng người mới có làm gia tăng khối lượng công việc không.
  • Lập danh sách, phân tích trình độ, phẩm chất, kỹ năng mà đội nhóm đang còn thiếu để bổ sung nhân lực.

Thực tế cho thấy có nhiều yếu tố ảnh hưởng tới việc tuyển dụng của doanh nghiệp như:

  • Quy mô của doanh nghiệp
  • Mức lương doanh nghiệp trả cho ứng viên
  • Văn hóa, môi trường làm việc của doanh nghiệp
  • Khả năng thăng tiến trong công việc

Ngoài ra HR cần xác định rõ vị trí tuyển dụng cũng như phẩm chất cần có ở ứng viên. Đưa ra bản mô tả công việc cụ thể để ứng viên hiểu và đánh giá xem bản  thân có phù hợp với công việc không.

Sàng lọc kỹ hồ sơ để tránh tuyển sai người
Sàng lọc kỹ hồ sơ để tránh tuyển sai người

Phân tích công việc

Bước này giúp HR xác định được kỹ năng, nhiệm vụ với vị trí tuyển dụng. Qua đó nắm được những tiêu chí tuyển dụng cụ thể mà nhân viên mới cần đáp ứng để thực hiện tốt công việc được giao, hoàn thành mục tiêu kinh doanh.

Các bước phân tích công việc gồm có:

  • Ghi chép, thu thập thông tin cụ thể về công việc
  • Kiểm tra những thông tin về nhiệm vụ, công việc
  • Đưa ra bản mô tả công việc cụ thể căn cứ vào các thông tin thu được
  • Xác định các kỹ năng, kiến thức cần thiết cho vị trí tuyển dụng

Lập bảng mô tả công việc

Đưa ra bản mô tả công việc đầy đủ và chi tiết để ứng viên biết được mình có đáp ứng được yêu cầu không. Đây cũng là giải pháp giúp nhà tuyển dụng nhận được những hồ sơ ứng viên chất lượng.

Lựa chọn những nhân viên ưu tú nhất
Lựa chọn những nhân viên ưu tú nhất

Để tránh bỏ sót những hồ sơ ứng viên chất lượng, khi đưa ra bản mô tả công việc, HR cần lưu ý các vấn đề dưới đây:

  • Tên doanh nghiệp, giới thiệu qua về doanh nghiệp
  • Lợi ích của ứng viên khi làm việc tại doanh nghiệp
  • Chức vụ , phòng ban thực hiện công việc
  • Chế độ đãi ngộ, lương thưởng
  • Yêu cầu cụ thể với công việc
  • Các phẩm chất hoặc lợi thế ứng viên cần có

Tìm kiếm nhân sự qua những nguồn uy tín

Xác định ứng viên tiềm năng, thu hút và khuyến khích họ nộp đơn ứng tuyển là khâu quan trọng trong quy trình tuyển dụng.

Đăng tin trên các trang web việc làm

HR có thể thông qua mạng lưới nội bộ doanh nghiệp, đăng tin lên mạng xã hội hoặc lựa chọn đăng tin tuyển dụng lên các nền tảng uy tín như tuyendung.topcv.vn. Đây là trang web tuyển dụng hiệu quả hàng đầu tại Việt Nam, hiện là lựa chọn của hơn 300.000 doanh nghiệp. 

Đồng thời, với đội ngũ ứng viên đông đảo (trên 5.000.000 hồ sơ với hơn 60% trong số này có trên 2 năm kinh nghiệm) giúp nhà tuyển dễ dàng tiếp cận với các ứng viên tài năng, phù hợp với yêu cầu tuyển dụng.

Tuyển dụng nội bộ

Chọn nguồn tuyển dụng nội bộ giúp nhân viên làm việc hiệu quả, tối đa hóa sự hài lòng trong công việc, đồng thời có được cảm giác an toàn hơn. Tuyển dụng nội bộ cũng làm giảm tỷ lệ hao hụt, công sức, chi phí.

Hiện nay có một số cách tuyển dụng nội bộ được nhiều doanh nghiệp áp dụng như: chuyển giao nhân sự, tăng cấp bậc và lương, tận dụng nguồn ứng viên trước đây hoặc hiện tại.

Tuyển dụng bên ngoài

Tuyển dụng bên ngoài mang đến cho doanh nghiệp sự lựa chọn với số lượng ứng viên đông đảo, đáp ứng tiêu chí tuyển dụng. Quá trình này thường diễn ra rất nhanh chóng và mang đến cho HR những ứng viên tiềm năng.

Tuyển dụng qua trang web công ty

Doanh nghiệp nào cũng có trang web riêng, là nơi thể hiện văn hóa doanh nghiệp, năng lực  công ty và các thông tin liên quan. Khi có nhu cầu tuyển dụng có thể đăng tải tin lên đây để thu hút ứng viên. Để tin tuyển dụng hấp dẫn nhà tuyển dụng nên đăng kèm cả hình ảnh vào bài viết cho sinh động.

Sàng lọc hồ sơ

Theo thống kê cho thấy, có tới 46% nhà tuyển dụng gặp khó khăn khi muốn thu hút nhân tài. Đặc biệt cũng có tới 52% trong số họ nhận định rằng khó khăn lớn nhất khi tuyển dụng là chọn ra ứng viên tiêu biểu để phỏng vấn trong số rất nhiều hồ sơ.

Sàng lọc hồ sơ trước buổi phỏng vấn
Sàng lọc hồ sơ trước buổi phỏng vấn

Để sàng lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả, HR có thể thực hiện theo 4 bước sau:

Lọc hồ sơ căn cứ vào yêu cầu tối thiểu của doanh nghiệp

  • Nên phân loại hồ sơ ưu tiên bằng việc đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn, chứng chỉ hay yêu cầu cụ thể cho vị trí tuyển dụng.
  • Đánh dấu các mục cần ứng viên trình bày rõ hơn trong buổi phỏng vấn.

Phỏng vấn

Khi checklist quy trình tuyển dụng không thể thiếu bước phỏng vấn ứng viên. Công đoạn này giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về ứng viên và ngược lại. Tùy vào nhu cầu, quy mô của bộ phận nhân sự, doanh nghiệp có thể phỏng vấn ứng viên bằng một số hình thức như:

Phỏng vấn online

Hình thức này diễn ra nhanh chóng, thuận tiện, dễ dàng giúp HR hiểu rõ về năng lực của ứng viên. Đây cũng là cơ hội để nhà tuyển dụng gây ấn tượng với ứng viên đồng thời đánh giá chính xác về kỹ năng, kinh nghiệm của họ.  

Kiểm tra tâm lý

Không ít doanh nghiệp có bài test kiểm tra tâm lý nhằm phác thảo sơ bộ về hành vi, tính  cách, năng khiếu, khả năng giải quyết công việc, khả năng sáng tạo của ứng viên.

Phỏng vấn trực tiếp

Đây là khâu quan trọng để nhà tuyển dụng đưa ra lời mời làm việc với ứng viên. Hình thức phỏng vấn này thường được thực hiện bởi giám đốc công ty hoặc quản lý trực tiếp. Giai đoạn này cả phía doanh nghiệp và ứng viên cần đưa ra những thống nhất trong công việc.

Phỏng vấn là quy trình 2 chiều, không chỉ doanh nghiệp đánh giá ứng viên có phù hợp yêu cầu không; mà ứng viên cũng cân nhắc, đánh giá xem doanh nghiệp có phù hợp để mình gia nhập không. Chính vì vậy những người làm công tác tuyển dụng cần thể hiện sự tôn trọng, lịch sự, giới thiệu đến ứng viên những lợi ích khi ứng tuyển thành  công. Cẩn thận hơn, HR có thể lên kịch bản cho buổi phỏng vấn để đảm bảo quá trình tuyển dụng và phỏng vấn ứng viên diễn ra suôn sẻ.  

Đánh giá ứng viên

Sau buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần đánh giá một lần nữa xem ứng viên có phù hợp với vị trí tuyển dụng không. Cần kiểm tra lại toàn bộ các thông tin và phải lưu ý rằng, không phải đưa thư mời nhận việc là ứng viên đồng ý ngay. Nếu cảm thấy không phù hợp về môi trường làm việc hay đãi ngộ họ sẽ từ chối.

Đánh giá ứng viên chính xác trước khi quyết định nhận
Đánh giá ứng viên chính xác trước khi quyết định nhận

Vì vậy HR cần xác định lại với ứng viên xem họ có sẵn sàng đi làm không. Hãy gửi cho họ thư mời nhận việc với thông tin về ngày, giờ làm việc, hướng dẫn, lương thưởng, trang phục,…

Với những ứng viên không trúng tuyển cũng nên gửi thư từ chối để tránh họ chờ đợi. Đồng thời điều này cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của HR và công ty.

Giới thiệu nhân viên mới

Giới thiệu nhân viên mới giúp họ làm quen với môi trường làm việc và công việc cần thực hiện. Hãy giúp họ cảm thấy được chào đón bằng cách nói chuyện nhiều hơn, hỗ trợ trong công việc, tổ chức chào đón nhân viên mới,…

Với những chia sẻ trên đây chắc hẳn đã giúp HR hiểu rõ 8 bước thiết lập checklist quy trình tuyển dụng. Từ đó có giải pháp khoa học, phù hợp với yêu cầu và tiêu chí tuyển dụng của doanh nghiệp, nhanh chóng tuyển được những ứng viên ưu tú gia nhập doanh nghiệp.