Kỹ năng trao và nhận phản hồi luôn đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển cá nhân cũng như là sự thành công của tổ chức, đòi hỏi bất kỳ một cá nhân nào cũng cần phải có. Vậy kỹ năng phản hồi là gì? Làm thế nào để có thể ứng dụng kỹ năng này một cách hiệu quả trong hoạt động cá nhân nói riêng và tổ chức nói chung. Bài viết dưới đây Blog Tuyển Dụng sẽ cùng bạn tìm hiểu về chủ đề Kỹ năng phản hồi – Nghệ thuật trao và nhận feedback hiệu quả.
Kỹ năng phản hồi là gì?
Phản hồi hay feedback là một thuật ngữ để chỉ về việc đưa thông tin, nhận xét, đánh giá hay góp ý. Việc feedback này được đề cập từ một cá nhân hoặc một người đại diện cho một tổ chức, với cá nhân hoặc một tổ chức khác dưới hai hình thức là trao feedback và nhận feedback.
Kỹ năng phản hồi trong giao tiếp thường được thể hiện dưới các hình thức như phản hồi mang tính xây dựng (Hay gọi là phản hồi tích cực) và phản hồi bằng cách đưa quan điểm, nhận xét (Mang tính chất khen chê).
Mục tiêu của việc đưa ra phản hồi là hướng đến người được nhận phản hồi họ có sự thay đổi và chuyển hoá theo hướng tích cực, hoặc kết quả công việc của cá nhân hoặc tổ chức tốt hơn.
Biết ứng dụng kỹ năng phản hồi trong giao tiếp một cách hiệu quả sẽ giúp cho các mối quan hệ, các sự việc xoay quanh được giải quyết một cách nhanh chóng, tăng hiệu suất xử lý các vấn đề một cách vượt trội.
>>>Xem thêm: Top 10 kỹ năng tuyển dụng nhân sự cho nhà tuyển dụng
Kỹ năng phản hồi tích cực
Phản hồi tích cực là kỹ năng cần thiết nhất trong nghệ thuật giao tiếp. Việc đưa ra các thông tin phản hồi về một vấn đề nào đó cần phải đảm bảo được yếu tố khách quan, có tìm hiểu và có dẫn chứng số liệu cụ thể. Cần có sự quan sát tỉ mỉ, lắng nghe, phân tích, ghi nhận một cách tích cực, sẵn sàng đóng góp ý kiến về những điểm chưa tốt để từ đó cải thiện tình hình.
Để việc phản hồi tích cực có hiệu quả, người phản hồi phải có lượng kiến thức về sự việc nhất định, có hiểu biết chuyên môn và có kỹ năng giao tiếp một cách rõ ràng, dễ hiểu và logic.
Đưa ra phản hồi tích cực giúp người nhận có thể cởi mở để tiếp nhận phản hồi, tiếp thu ý kiến, có thêm động lực để hoàn thành công việc tốt hơn. Ngược lại những chỉ trích tiêu cực chỉ khiến tình trạng công việc trở lên rối hơn, thậm chí tác động vào tâm lý làm việc, từ đó kéo theo sự sa sút tinh thần, ảnh hưởng đến hiệu suất công việc trong tương lai.
>>>Xem thêm: 6 Bí quyết biến những buổi Feedback cuối năm tưởng chừng là ác mộng thành sự thích thú
Kỹ năng phản hồi trong giao tiếp ứng dụng trong tổ chức
Trong một tổ chức, kỹ năng phản hồi được ứng dụng liên tục và hiện hữu trong tất cả các hoạt động. Đó là sự phản hồi giữa cấp trên và cấp dưới, giữa các đồng nghiệp với nhau, giữa người trong công ty với đối tác, khách hàng bên ngoài.
Nếu đã gọi là kỹ năng thì đều cần hiểu và sử dụng thành thạo. Mà để có thể thành thạo được thì bắt buộc phải có sự tìm hiểu và thực hành thường xuyên.
Dưới đây là một số những ví dụ về kỹ năng phản hồi trong giao tiếp ứng dụng qua hai hình thức trao và nhận feedback.
Trao feedback
Trao feedback là việc đưa đến những nhận xét, góp ý cho người khác. Trong tổ chức, ngoài làm việc độc lập thì hoạt động làm việc nhóm rất quan trọng, mà một trong các yếu tố tác động trực tiếp vào hiệu quả của hoạt động này là kỹ năng phản hồi trong giao tiếp. Phản hồi tích cực tác động đến cảm xúc, động lực làm việc của cá nhân hay các thành viên trong đội nhóm, tổ chức.
Khi quyết định đưa ra phản hồi đến các thành viên về những việc đã làm, đang làm và dự định sắp làm thì cần đảm bảo các yếu tố: Cụ thể, đầy đủ, chính xác, khách quan, chân thành, đúng thời điểm, bối cảnh.
Feedback cụ thể
Thay vì việc nếu ra đóng góp chung chung, bạn hãy làm cho phản hồi của mình chi tiết, cụ thể. Nếu cần hãy đưa ra những ví dụ minh hoạ cho góp ý của mình để người nghe dễ hình dung và hiểu rõ hơn về nội dung mà bạn muốn truyền đạt. Tránh sử dụng những ngôn từ mang tính tiêu cực hoặc chỉ trích mà không có dẫn chứng cụ thể.
Hãy tập chung vào vấn đề trọng tâm quan trọng. Tranh lan man sang các vấn đề ngoài lề làm loãng thông tin. Ví dụ như khi đang nói về chuyện kinh doanh thì không nên đưa thêm những thông tin không liên quan đến như đời tư, gia đình, sở thích…
Feedback đầy đủ chính xác
Trước khi đưa ra phản hồi tới ai đó, chuẩn bị đầy đủ nội dung, tài liệu là một bước rất quan trọng, Việc đó sẽ giúp bạn đưa ra được phản hồi chính xác, đầy đủ, có tính xây dựng, đóng góp hữu ích để giải quyết vấn đề. Ngoài ra việc đóng góp ý kiến đầy đủ, tỉ mỉ sẽ tránh việc bỏ lỡ những thông tin quan trọng.
Phản hồi bằng con số đã được quan sát và đo lường chính xác bằng kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn. Điều đó sẽ tăng sự thuyết phục và đúng đắn hơn trong phản hồi của mình.
Feedback khách quan
Khi đưa ra phản hồi bằng cách đánh giá cần khách quan, công tâm. Chúng ta đánh hành vi về việc làm chứ không phải về con người hay bản chất của họ. Không quy chụp những thói quen cá nhân, con người của họ để phản hồi. Ở đây là mình đang đánh giá khách quan về hành vi đó, việc làm đó có chuẩn mực và đúng đắn hay không.
Không mang định kiến cá nhân vào phản hồi. Rất nhiều các yếu tố có thể tác động tiêu cực nên phản hồi của bạn như văn hoá vùng miền, thói quen, lối sống cá nhân, thậm chí còn có cả định kiến cá nhân giữa người với người… Chúng ta hiểu rằng đã là văn hoá, thói quen, lối sống… thì đều sẽ không có sự khẳng định đúng hay sai mà chỉ có phù hợp hay không phù hợp.
Feedback chân thành
Sự chân thành của bạn sẽ khiến người nhận phản hồi cảm thấy thoải mái hơn khi tiếp nhận phản hồi. Điều này được thể hiện qua giọng nói, cử chỉ, hành vi. Giọng nói ngữ điệu nên vừa đủ nghe, mang hướng tích cực và nghiêm túc. , nên chuẩn bị câu chữ sao cho trôi chảy, không lộn xộn. Cử chỉ hành vi đúng chuẩn mực. Không sử dụng các từ ngữ mỉa mai, nói móc hoặc bày tỏ thái độ thất vọng, khinh thường.
Feedback đúng thời điểm, bối cảnh
Việc lựa chọn thời điểm phản hồi vô cùng quan trọng. Nó quyết định việc ứng dụng kỹ năng phản hồi tích cực của bạn có đạt hiệu quả hay không.
Thời điểm phản hồi là thời điểm mà người nhận phản hồi đã chuẩn bị tinh thần và sẵn sàng tiếp nhận, lắng nghe phản hồi.
Tuỳ thuộc và tính chất phản hồi mà chọn thời điểm phản hồi cho chính xác.
Đối với những phản hồi mang tính khen ngợi, ghi nhận khi họ hoàn thành công việc, hoặc làm tốt một việc gì đó thì nên phản hồi nóng ngay tại thời điểm đó để tăng tính khích lệ và tạo động lực làm việc sau này. Ngoài ra cũng nên chọn bối cảnh nơi đông người chứng kiến và biết đến để người nhận phản hồi cũng cảm thấy được sự ghi nhận bản thân.
Ngược lại khi đưa ra phản hồi đóng góp ý kiến nhằm mục đích giúp người nhận phản hồi sửa sai, thì cần lựa chọn thời điểm khi họ đã sẵn sàng lắng nghe và tiếp thu. Nên tránh thời điểm xảy ra vấn đề. Về bối cảnh nên có sự riêng tư, ít người.
Nhận feedback
Trong công việc hàng ngày thì ngoài việc trao feedback thì việc nhận feedback cũng diễn ra thường xuyên, liên tục. Việc tiếp nhận feedback làm sao cho hiệu quả, đúng đắn rất quan trọng và cũng cần đảm bảo một vài yếu tố cơ bản như thái độ, thời điểm, bối cảnh…
Thái độ nhận feedback
Hãy tiếp nhận phản hồi bằng một thái độ tích cực để đem lại sự thoải mái cho cả bạn và người phản hồi là một kỹ năng phản hồi.
Đối với những phản hồi khen ngợi hay biểu dương hãy luôn tiếp nhận với tinh thần cởi mở và cầu thị. Không nên quá khách sáo, hãy tự tin tiếp nhận những lời khen dành cho mình như một động lực để phát triển tiếp trong tương lai. Bạn hãy tự cảm thán bản thân và gửi lời cảm ơn đến người phản hồi.
Đối với những phản hồi đóng góp mang tính chất xây dựng cũng hãy luôn tiếp nhận bằng tinh thần cởi mở. Ghi nhận những đóng góp và chủ động tiếp thu có chọn lọc những phản hồi đúng đắn để từ đó có phương án cải tiến, cải thiện cho bản thân.
Hãy chủ động trao đổi thêm với người phản hồi về những thông tin mà họ mang tới. Cùng nhau phân tích và đúc rút kinh nghiệm nếu có thể.
Luôn nhớ gửi lời cảm ơn chân thành tới người phản hồi với thái độ cảm kích, tích cực.
Thời điểm bối cảnh nhận feedback
Hãy nhận phản hồi khi bạn đã sẵn sàng tinh thần tiếp thu và đón nhận. Hãy chủ động trao đổi với người phản hồi nếu bạn chưa sẵn sàng hoặc chưa chuẩn bị cho những thông tin phản hồi.
Luôn có sự đánh giá, lường trước một phần sự việc khi nhận phản hồi để có sự chuẩn bị tốt nhất khi tiếp thu phản hồi.
Kết luận
Kỹ năng phản hồi trong giao tiếp được thể hiện qua nhiều khía cạnh khác nhau. Ứng với mỗi cá nhân, tổ chức sẽ có cách thể hiện khác nhau nhưng đều hướng đến một mục tiêu chung là cải tiến, cải thiện cho tương lai. Ứng dụng phản hồi tích cực trong tất cả các cuộc giao tiếp sẽ giúp bạn và tổ chức duy trì được trạng thái làm việc tốt nhất với hiệu suất cao nhất.
Trên đây là những chia sẻ về kỹ năng phản hồi trong giao tiếp mà Tuyendung.topcv.vn muốn chia sẻ cùng các bạn. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích phần nào giúp bạn bổ sung hoàn thiện thêm các kỹ năng mềm của mình.
— Hệ sinh thái TopCV—
Tuyendung.topcv.vn – Tiên phong trong lĩnh vực Công nghệ nhân sự tại Việt Nam
