[DOWNLOAD] 6 mẫu KPI phổ biến theo từng phòng ban

Trong quản trị doanh nghiệp, mọi hoạt động đều cần được theo dõi, đo lường và cải tiến liên tục để đảm bảo hiệu quả vận hành và đạt được mục tiêu tăng trưởng. KPI (Key Performance Indicators) vì thế trở thành công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp lượng hóa kết quả và kiểm soát hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, do mỗi phòng ban có chức năng và mục tiêu khác nhau, hệ thống KPI cũng cần được thiết kế phù hợp với đặc thù riêng của từng bộ phận, đồng thời vẫn đảm bảo sự liên kết giữa mục tiêu cá nhân, mục tiêu phòng ban và định hướng chung của toàn tổ chức.

Trong bài viết dưới đây, TopCV sẽ tổng hợp 6 mẫu KPI phổ biến nhất theo từng phòng ban, kèm theo gợi ý chỉ số cụ thể để doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng linh hoạt trong thực tế.

Vai trò của KPI trong quản trị doanh nghiệp

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số định lượng được doanh nghiệp sử dụng để theo dõi, đánh giá và đo lường mức độ hoàn thành các mục tiêu kinh doanh cụ thể. Hệ thống KPI có thể được triển khai ở nhiều cấp độ khác nhau, bao gồm KPI cá nhân, KPI phòng ban và KPI cấp tổ chức, nhằm đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa hiệu suất làm việc và chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.

Thông qua hệ thống KPI theo phòng ban, doanh nghiệp có thể đo lường chính xác hiệu quả vận hành của từng bộ phận, kịp thời nhận diện các điểm mạnh và điểm nghẽn trong hoạt động, từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh dựa trên dữ liệu. Đồng thời, KPI cũng giúp định hướng ưu tiên công việc, tăng tính minh bạch trong đánh giá và đảm bảo các phòng ban cùng hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.

Mẫu KPI cho 6 phòng ban trong tổ chức

Mỗi phòng ban trong doanh nghiệp cần có hệ thống KPI riêng để đo lường hiệu suất dựa trên chức năng và mục tiêu cụ thể. Dưới đây là các mẫu KPI dành cho 6 phòng ban phổ biến, được TopCV tổng hợp và chuẩn hóa dưới dạng file Google Sheet, giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng sao chép, tùy chỉnh và áp dụng ngay vào thực tế quản trị.

**LƯU Ý: Các chỉ số và nội dung trong file này chỉ mang tính tham khảo. Doanh nghiệp cần điều chỉnh cho phù hợp với mô hình, quy mô, thực tế vận hành và mục tiêu chiến lược của tổ chức trước khi áp dụng chính thức.

Mẫu KPI cho bộ phận Kinh doanh

Chỉ số KPI	Mô tả	Đơn vị đo lường	Tần suất đo lường
Doanh thu bán hàng	Tổng doanh thu mà bộ phận Kinh doanh tạo ra trong một khoảng thời gian xác định	VND	Hàng tháng
Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu	Tỷ lệ phần trăm tăng trưởng doanh số trong một khoảng thời gian nhất định	%	Hàng tháng
Tốc độ bán hàng	Mức độ nhanh chóng mà khách hàng tiềm năng di chuyển qua các giai đoạn trong hệ thống bán hàng	Ngày	Hàng ngày
Độ dài chu kì bán hàng	Thời gian trung bình để chuyển đổi một khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế	Ngày	Hàng tuần
Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng	Tỷ lệ khách hàng tiềm năng chuyển đổi thành khách hàng thực tế	%	Hàng tháng
Tỷ lệ chốt đơn hàng thành công	Tỷ lệ giao dịch thành công trên trên tổng số cơ hội bán hàng	%	Hàng ngày
Giá trị giao dịch trung bình	Giá trị trung bình của mỗi hợp đồng hoặc giao dịch bán hàng	VND	Hàng tháng
Tỷ lệ giữ chân khách hàng	Tỷ lệ khách hàng tiếp tục sử dụng sản phẩm/dịch vụ trong một khoảng thời gian xác định	%	Hàng quý
Giá trị vòng đời khách hàng	Tổng giá trị mà một khách hàng mang lại cho doanh nghiệp trong suốt thời gian họ gắn bó với thương hiệu	VND	Hàng quý

Giải thích từng chỉ số:

1. Doanh thu bán hàng (Sales revenue): Chỉ số đo lường tổng doanh thu mà bộ phận Kinh doanh tạo ra trong một khoảng thời gian xác định. Ngoài việc theo dõi tổng doanh thu của bộ phận, doanh nghiệp có thể phân tích doanh thu theo sản phẩm, theo khu vực/địa bàn, theo phân khúc khách hàng hoặc theo từng Nhân viên kinh doanh. 

2. Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu (Sales growth rate): Chỉ số đo lường phần trăm thay đổi của doanh số bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định.

• Cách tính: Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu = [(Doanh số hiện tại − Doanh số kỳ trước) / Doanh số kỳ trước] × 100%
• Ví dụ: Doanh thu tháng 1 là 100.000.000 VND và doanh thu tháng 2 là 120.000.000 VND. → Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu là: [(120 – 100) / 100] x 100% = 20%

3. Tốc độ bán hàng (Sales pipeline velocity): Chỉ số đo lường tốc độ mà một khách hàng tiềm năng đi qua hệ thống bán hàng của doanh nghiệp và chuyển đổi thành doanh thu. 

• Cách tính: Tốc độ bán hàng = (Số lượng leads x Giá trị giao dịch trung bình x Tỷ lệ chốt đơn thành công) / Độ dài chu kì bán hàng
• Ví dụ: Bộ phận Kinh doanh hiện có 100 khách hàng tiềm năng, giá trị giao dịch trung bình là 5.000.000 VND, tỷ lệ chốt đơn thành công của bộ phận là 20% và phải mất trung bình 30 ngày để khách hàng tiềm năng quyết định mua sản phẩm.
  → Tốc độ bán hàng = (100 × 5.000.000 × 20%) / 30 = 3.333.333 VND/ngày  

Điều này có nghĩa là hệ thống bán hàng hiện tại tạo ra trung bình 3,33 triệu VND doanh thu mỗi ngày.

4. Độ dài chu kì bán hàng (Sales cycle length): Độ dài chu kì bán hàng là khoảng thời gian trung bình để chuyển đổi một khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế, tính từ lần liên hệ đầu tiên đến khi mua hàng/chốt hợp đồng.

• Cách tính: Độ dài chu kỳ bán hàng = Tổng số ngày hoàn tất tất cả các giao dịch / Tổng số giao dịch đã chốt
• Ví dụ: Một nhân viên kinh doanh hoàn tất 4 giao dịch trong khoảng thời gian lần lượt là 40 ngày, 30 ngày, 60 ngày và 70 ngày. 
  → Độ dài chu kì bán hàng = (40 + 30 + 60 + 70) / 4 = 50 ngày

5. Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng (Sales conversion rate): Chỉ số đo lường tỷ lệ khách hàng tiềm năng (leads) chuyển đổi thành khách hàng thực tế.

• Cách tính: Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng = (Số khách hàng thực tế / Số khách hàng tiềm năng) x 100%
• Ví dụ: Trong 1 tháng, bộ phận Kinh doanh nhận 100 leads và 10 người trở thành khách hàng trả phí. → Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng là: (10 / 100) x 100% = 10%

6. Tỷ lệ chốt đơn hàng thành công (Sales win rate): Chỉ số đo lường tỷ lệ phần trăm các giao dịch thành công trên tổng số cơ hội bán hàng.

• Cách tính: Tỷ lệ chốt đơn thành công = (Số lượng giao dịch thành công / Tổng số cơ hội bán hàng) × 100%
• Ví dụ: Bộ phận Kinh doanh có 10 cơ hội bán hàng trong một ngày và chốt thành công 3 giao dịch. → Sales Win Rate = (3 / 10) × 100% = 30%

7. Giá trị giao dịch trung bình (Average transaction value – ATV): Số tiền trung bình mà khách hàng chi tiêu trong một lần mua hàng/giao dịch tại doanh nghiệp.

• Cách tính: Tổng doanh thu / Tổng số đơn hàng. 
• Ví dụ: Trong tháng 5, bộ phận Kinh doanh có tổng 50 đơn hàng với tổng giá trị 100.000.000 VND. → ATV = 100.000.000 / 50 = 20.000.000 VND

8. Tỷ lệ giữ chân khách hàng (Customer retention rate): Chỉ số đo lường tỷ lệ khách hàng tiếp tục sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian xác định.

• Cách tính: Tỷ lệ giữ chân khách hàng = [(Số khách hàng cuối kỳ – Số khách hàng mới trong kỳ) / Số khách hàng đầu kỳ] × 100%
• Ví dụ: Đầu năm, doanh nghiệp có 100 khách hàng. Cuối năm, doanh nghiệp có 110 khách hàng, trong đó có 50 khách hàng mới trong năm.
  → Tỷ lệ giữ chân khách hàng = [(110 – 50) / 100) × 100% = 60%

9. Giá trị vòng đời khách hàng (Customer lifetime value – CLV): Tổng giá trị mà một khách hàng mang lại cho doanh nghiệp trong suốt thời gian họ gắn bó và sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. 

Cách tính: Customer Lifetime Value = Customer Value x Average Customer Lifespan

Trong đó: 

• Customer Value (Giá trị khách hàng) = Giá trị mua trung bình x số lần mua trung bình
• Average Customer Lifespan: Tuổi thọ trung bình của khách hàng, tính theo tháng hoặc năm.

Ví dụ: Nếu một khách hàng chi trung bình 1.000.000 VND/năm và duy trì trong vòng 5 năm.  →  CLV = 1.000.000 x 5 = 5.000.000 VND

>>> Có thể bạn quan tâm: Mẫu KPI cho Nhân viên kinh doanh

Mẫu KPI cho bộ phận Marketing

Chỉ số KPI	Mô tả	Đơn vị đo lường	Tần suất đo lường
Lưu lượng truy cập tự nhiên	Số lượt người dùng truy cập website thông qua các kết quả tìm kiếm không trả phí	Sessions (Phiên truy cập)	Hàng tuần
Lượng tìm kiếm thương hiệu	Tần suất người dùng tìm kiếm từ khóa chứa tên thương hiệu hoặc tên sản phẩm của thương hiệu trên các công cụ tìm kiếm như Google	Lượt tìm kiếm	Hàng tháng
Tỷ lệ tăng trưởng người theo dõi	Tốc độ tăng trưởng lượng người theo dõi trên các kênh mạng xã hội trong một khoảng thời gian nhất định	%	Hàng tháng
Tỷ lệ tương tác mạng xã hội	Mức độ tương tác của người dùng với nội dung trên mạng xã hội	%	Hàng ngày
Số lượng lead	Tổng số khách hàng tiềm năng thể hiện sự quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp	Người	Hàng tháng
Tỷ lệ chuyển đổi trên website	Tỷ lệ người dùng thực hiện một hành động mục tiêu trên tổng số lượt truy cập trang web	%	Hàng tuần
Tỷ lệ nhấp chuột	Tỷ lệ nhấp vào quảng cáo trên tổng số lượt hiển thị quảng cáo	%	Hàng ngày
Tỷ lệ mở email	Tỷ lệ Email được mở trên tổng số Email đã gửi thành công	%	Hàng ngày
Chi phí trên mỗi lead	Chi phí trung bình trên mỗi khách hàng tiềm năng (leads) từ các chiến dịch quảng cáo	VND	Hàng ngày
Chi phí thu hút khách hàng	Chi phí trung bình để thu hút một khách hàng mới	VND	Hàng tháng
Hiệu quả chi tiêu Marketing	Hiệu quả tổng thể của ngân sách Marketing so với doanh thu tạo ra		Hàng tháng
Tỷ suất hoàn vốn Marketing	Hiệu quả lợi nhuận thu được so với chi phí bỏ ra cho các hoạt động tiếp thị	%	Hàng tháng

Giải thích từng chỉ số:

1. Lưu lượng truy cập tự nhiên (Organic traffic): Lưu lượng truy cập tự nhiên (Organic Traffic) là số lượt người dùng truy cập website thông qua các kết quả tìm kiếm không trả phí trên Google, Bing và các công cụ tìm kiếm khác, không bao gồm traffic từ quảng cáo trả phí. 

• Cách tính: Lưu lượng truy cập tự nhiên = Tổng lưu lượng truy cập – Lưu lượng truy cập trả phí
• Ví dụ: Website ghi nhận 1.000 lượt truy cập trong một tháng, trong đó 300 lượt đến từ quảng cáo trả phí.
  → Organic Traffic = 1.000 – 300 = 700 lượt truy cập

2. Lượng tìm kiếm thương hiệu (Brand search volume): Chỉ số đo lường tần suất người dùng tìm kiếm từ khóa chứa tên thương hiệu, tên sản phẩm gắn với thương hiệu hoặc biến thể của từ khóa thương hiệu trên các công cụ tìm kiếm như Google. Chỉ số này phản ánh mức độ nhận biết và quan tâm đến thương hiệu.

• Cách tính: Tổng hợp khối lượng tìm kiếm hàng tháng của các từ khóa thương hiệu bằng các công cụ như: Google Trends, Google Search Console, SEMrush, Ahrefs, KeywordTool.io, v.vv..
• Ví dụ: Một số từ khóa thương hiệu của TopCV như: TopCV tìm việc, việc làm TopCV, TopCV tuyển dụng, TopCV cho nhà tuyển dụng, TopCV đăng tin tuyển dụng.

3. Tỷ lệ tăng trưởng người theo dõi (Followers growth rate): Tốc độ gia tăng số lượng người theo dõi mới trên các kênh mạng xã hội (Instagram, Facebook, v.v.) trong một khoảng thời gian nhất định. 

• Cách tính: Tỷ lệ tăng trưởng người theo dõi = [(Số follower mới – Số follower mất) / Số follower đầu kỳ] × 100%
• Ví dụ: Một tài khoản mạng xã hội có 10.000 follower đầu tháng, trong tháng đó tăng thêm 500 follower và mất 100 follower. |
  → Tỷ lệ tăng trưởng người theo dõi = (500 – 100) / 10.000 × 100% = 4%

4. Tỷ lệ tương tác mạng xã hội (Social media engagement rate): Chỉ số đo lường mức độ tương tác của người dùng với nội dung trên mạng xã hội.

• Cách tính: Tỷ lệ tương tác mạng xã hội = Tổng số lượt tương tác (like, share, comment, reactỷon) / Tổng số người theo dõi
• Ví dụ: Một bài đăng trên mạng xã hội ghi nhận 200 lượt tương tác và tài khoản có 10.000 người theo dõi.
  → Tỷ lệ tương tác mạng xã hội = (200 / 10.000) × 100% = 2%

5. Số lượng lead: Tổng số khách hàng tiềm năng thể hiện sự quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp thông qua các hành động như: điền form để lại thông tin cá nhân, đăng ký tư vấn/dùng thử, tải tài liệu, click vào link sản phẩm, v.vv..

Ví dụ: Trong tháng 3, doanh nghiệp thu được: 120 người để lại thông tin qua form thu lead trên quảng cáo, 50 người đăng ký nhận demo qua form trên website và 30 người để lại thông tin khi tham gia webinar. 
→ Số lượng lead trong tháng = 120 + 50 + 30 = 200 lead

6. Tỷ lệ chuyển đổi (Conversion rate): Chỉ số đo lường tỷ lệ người dùng thực hiện một hành động mục tiêu (ví dụ: mua hàng, đăng ký, điền form, tải tài liệu) trên tổng số lượt truy cập trang web.

• Cách tính: Tỷ lệ chuyển đổi =  (Số lượt chuyển đổi / Tổng số lượt truy cập) × 100%
• Ví dụ: Website có 1.000 lượt truy cập trong một tháng và có 50 người điền form đăng ký tư vấn.
  → Conversion Rate = (50 / 1.000) × 100% = 5%

7. Tỷ lệ nhấp chuột (Click-through rate – CTR): Chỉ số đo lường tỷ lệ phần trăm số lượt nhấp vào quảng cáo trên tổng số lượt hiển thị quảng cáo.

• Cách tính: Tỷ lệ nhấp chuột = (Số lượt nhấp vào quảng cáo / Số lượt hiển thị quảng cáo) x 100%
• Ví dụ: Một chiến dịch quảng cáo ghi nhận 500 lượt click trên 10.000 lượt hiển thị.
  → CTR = (500 / 10.000) × 100% = 5%

8. Tỷ lệ mở email (Email open rate): Tỷ lệ phần trăm Email được người nhận mở trên tổng số Email đã được gửi thành công. 

• Cách tính: Tỷ lệ mở email = (Số email được mở / Tổng số email gửi thành công) × 100%
• Ví dụ: Một chiến dịch gửi 1.000 email thành công và có 200 email được mở.
  → Tỷ lệ mở email = (200 / 1.000) × 100% = 20%

9. Chi phí trên mỗi lead (Cost per lead – CPL): Chi phí trung bình trên mỗi khách hàng tiềm năng (leads) từ các chiến dịch quảng cáo.

• Cách tính: CPL = Tổng chi phí quảng cáo / Tổng số leads thu được
• Ví dụ: Một doanh nghiệp chi 1.000.000 VNĐ cho chiến dịch quảng cáo và thu về 20 khách hàng tiềm năng (leads).
  → CPL = 1.000.000 / 20 = 50.000 VND/lead

10. Chi phí thu hút khách hàng (Customer acquisition cost – CAC): Chỉ số đo lường chi phí trung bình mà doanh nghiệp phải bỏ ra để chuyển đổi một khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế. 

• Cách tính: Chi phí thu hút khách hàng = (Chi phí bán hàng + Chi phí tiếp thị) / Số lượng khách hàng mới
• Ví dụ: Một doanh nghiệp chi 300.000.000 VND cho hoạt động bán hàng và 200.000.000 VND cho hoạt động tiếp thị để thu hút 5.000 khách hàng mới.
  → CAC = (300.000.000 + 200.000.000) / 5.000 = 100.000 VND/khách hàng

11. Hiệu quả chi tiêu Marketing (Marketing efficiency ratio): Chỉ số đo lường mức độ hiệu quả tổng thể của ngân sách Marketing so với doanh thu tạo ra.

• Cách tính: Hiệu quả chi tiêu Marketing = Doanh thu / Chi phí Marketing
• Ví dụ: Nếu doanh nghiệp tạo ra 100.000.000 VND doanh thu từ 10.000.000 VND chi phí Marketing.
  → Hiệu quả chi tiêu Marketing = 100.000.000 / 10.000.000 = 10

12. Tỷ suất hoàn vốn Marketing (Return on marketing investment – ROMI): Chỉ số đo lường hiệu quả lợi nhuận thu được so với chi phí bỏ ra cho các hoạt động tiếp thị.

• Cách tính: Tỷ suất hoàn vốn Marketing = [(Doanh thu từ Marketing – Chi phí Marketing) / Chi phí Marketing] × 100%
• Ví dụ: Một doanh nghiệp chi 100.000 VND cho một chiến dịch Marketing và tạo ra 500.000 VND doanh thu từ chiến dịch đó.
  → ROMI = [(500.000 − 100.000) / 100.000] × 100% = 400%

Mẫu KPI cho bộ phận Sản xuất

KPI	Mô tả	Đơn vị đo lường	Tần suất đo lường
Thời gian chu kỳ sản xuất	Thời gian để hoàn thành một đơn vị sản phẩm hoặc một chu kỳ sản xuất	Phút/sản phẩm	Hàng ngày/Theo ca
Xuất lượng	Số lượng sản phẩm mà công ty có thể sản xuất trong một khoảng thời gian xác định	Sản phẩm/giờ, đơn hàng/ngày.	Hàng ngày/Theo ca
Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch sản xuất	Tỷ lệ sản lượng sản xuất thực tế so với kế hoạch đề ra	%	Hàng tháng/quý/năm
Hiệu suất thiết bị tổng thể	Mức độ hiệu quả hoạt động của máy móc, thiết bị so với tiềm năng tối đa	%	Hàng ngày/Theo ca
Mức sử dụng công suất	Tỷ lệ sản lượng thực tế so với năng lực sản xuất tối đa trong một khoảng thời gian nhất định	%	Hàng ngày/tuần/tháng
Tỷ lệ lỗi sản phẩm	Tỷ lệ sản phẩm lỗi trong tổng số sản phẩm được sản xuất	%	Hàng ngày/Theo ca/Theo lô sản phẩm
Chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị	Tổng chi phí cần thiết để tạo ra một đơn vị sản phẩm	VND/sản phẩm	Hàng tháng
Chi phí bảo trì trên mỗi đơn vị	Chi phí sửa chữa trung bình trên mỗi đơn vị sản phẩm	VND/sản phẩm	Hàng tháng
Sai lệch tiêu hao nguyên vật liệu	Mức chênh lệch giữa lượng nguyên vật liệu tiêu hao thực tế với định mức trong kế hoạch sản xuất	VND	Hàng tháng

Giải thích từng chỉ số:

1. Thời gian chu kỳ sản xuất (Cycle time): Khoảng thời gian thực tế để hoàn thành một đơn vị sản phẩm hoặc một chu kỳ sản xuất. Cycle Time càng ngắn cho thấy quy trình sản xuất hiệu quả và ít gián đoạn.

• Cách tính: Thời gian chu kỳ sản xuất = Tổng thời gian sản xuất / Số lượng sản phẩm hoàn thành
• Ví dụ: Một dây chuyền sản xuất mất tổng cộng 240 phút để hoàn thành 60 sản phẩm.
  → Cycle Time = 240 / 60 = 4 phút/sản phẩm

2. Xuất lượng (Throughput rate): Số lượng sản phẩm mà công ty có thể sản xuất và cung cấp cho khách hàng trong một khoảng thời gian xác định.

• Cách tính: Xuất lượng = Số đơn vị sản phẩm hoàn thành / Thời gian sản xuất
• Ví dụ: Một nhà máy sản xuất 100 sản phẩm trong 1 giờ.
  → Xuất lượng = 100 sản phẩm/giờ

3. Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch sản xuất (Production attainment): Chỉ số đo lường tỷ lệ sản lượng sản xuất thực tế so với kế hoạch đề ra trong một khoảng thời gian cụ thể.

• Cách tính: Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch sản xuất = (Số lượng đơn vị sản xuất thực tế / Sản lượng mục tiêu) × 100%
• Ví dụ: Trong tháng, nhà máy đặt mục tiêu sản xuất 1.000 sản phẩm, nhưng thực tế chỉ sản xuất được 900 sản phẩm.
  → Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch sản xuất = (900 / 1.000) × 100% = 90%

4. Hiệu suất thiết bị tổng thể (Overall equipment effectiveness – OEE): Chỉ số đo lường mức độ hiệu quả hoạt động của máy móc, thiết bị so với tiềm năng tối đa. 

Cách tính: Hiệu suất thiết bị tổng thể = Tỷ lệ khả dụng x Mức độ hiệu suất x Tỷ lệ chất lượng

Trong đó:

• Tỷ lệ khả dụng = Thời gian máy chạy / Thời gian sản xuất dự kiến
• Mức độ hiệu suất = (Số đơn vị sản xuất × Thời gian chu kỳ lý tưởng) / Thời gian máy chạy thực tế
• Tỷ lệ chất lượng = (Tổng sản lượng – Số sản phẩm lỗi) / Số đơn vị sản xuất

5. Mức sử dụng công suất (Capacity utilization): Tỷ lệ sản lượng thực tế so với năng lực sản xuất tối đa trong một khoảng thời gian nhất định

• Cách tính: Mức sử dụng công suất = (Sản lượng thực tế / Công suất tối đa) × 100%
• Ví dụ: Một nhà máy có công suất tối đa 10.000 sản phẩm/tháng, nhưng thực tế chỉ sản xuất được 7.000 sản phẩm trong tháng.
  → Mức sử dụng công suất = (7.000 / 10.000) × 100% = 70%

6. Tỷ lệ lỗi sản phẩm (Defect rate): Tỷ lệ sản phẩm hoặc linh kiện không đạt tiêu chuẩn chất lượng trên tổng số sản phẩm được sản xuất.

• Cách tính: Tỷ lệ lỗi sản phẩm = (Số lượng sản phẩm lỗi / Tổng số sản phẩm sản xuất) × 100%
• Ví dụ: Trong một tháng, một dây chuyền sản xuất tạo ra 1.200.000 sản phẩm, trong đó có 2.000 sản phẩm bị lỗi.
  → Tỷ lệ lỗi sản phẩm = (2.000 / 1.200.000) × 100% = 0,17%

7. Chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị (Production cost per unit): Tổng chi phí cần thiết để tạo ra một đơn vị sản phẩm.

• Cách tính: Chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị = Tổng chi phí sản xuất / Số đơn vị sản xuất
• Ví dụ: Trong một tháng, nhà máy phát sinh tổng chi phí sản xuất là 2.400.000.000 VND và sản xuất được 120.000 sản phẩm.
  → Chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị = 2.400.000.000 / 120.000 = 20.000 VND/sản phẩm

8. Chi phí bảo trì trên mỗi đơn vị (Unit maintenance cost): Chi phí sửa chữa, bảo trì máy móc, thiết bị trung bình phân bổ cho mỗi đơn vị sản phẩm.

• Cách tính: Chi phí bảo trì trên mỗi đơn vị = Tổng chi phí bảo trì / Số đơn vị sản xuất
• Ví dụ: Trong một tháng, doanh nghiệp chi 300.000.000 VND cho hoạt động bảo trì và sản xuất được 150.000 sản phẩm.
  → Chi phí bảo trì trên mỗi đơn vị = 300.000.000 / 150.000 = 2.000 VND/sản phẩm

9. Sai lệch tiêu hao nguyên vật liệu (Material usage variance): Chỉ số đo lường mức chênh lệch giữa lượng nguyên vật liệu tiêu hao thực tế với định mức trong kế hoạch sản xuất.

• Cách tính: Sai lệch tiêu hao nguyên vật liệu = (Định mức nguyên vật liệu trong kế hoạch – Lượng nguyên vật liệu tiêu hao thực tế) x Đơn giá tiêu chuẩn
• Ví dụ: Theo kế hoạch, để sản xuất một lô hàng, doanh nghiệp dự kiến sử dụng 1.000 kg nguyên vật liệu A, đơn giá tiêu chuẩn là 50.000 VND/kg. Tuy nhiên, thực tế sản xuất tiêu thụ 1.100 kg. 
  → Sai lệch tiêu hao nguyên vật liệu = (1.000 – 1.100) x 50.000 = -5.000.000 VND

Mẫu KPI cho phòng Hành chính nhân sự

Chỉ số KPI	Mô tả	Đơn vị đo lường	Tần suất đo lường
Thời gian tuyển dụng	Thời gian tính từ khi bắt đầu đăng tuyển đến khi ứng viên chính thức chấp nhận lời mời làm việc	Ngày	Theo chiến dịch tuyển dụng
Chi phí tuyển dụng	Tổng chi phí trung bình mà doanh nghiệp phải chi trả để tuyển dụng thành công một nhân sự mới	VND/nhân sự	Hàng năm
Tỷ lệ ứng viên chấp nhận thư mời làm việc	Tỷ lệ ứng viên đồng ý nhận lời mời làm việc trên tổng số thư mời làm việc (offer) đã gửi đi	%	Hàng quý
Thời gian đạt năng suất	Thời gian từ bắt đầu làm việc đến khi đạt được mức hiệu suất kỳ vọng theo tiêu chuẩn của vị trí	Ngày	Hàng quý
Training Return on Investment	Đo lường hiệu quả kinh tế của các chương trình đào tạo	VND	Theo từng chương trình đào tạo
Tỷ lệ chính xác của bảng lương	Tỷ lệ bảng lương được xử lý đúng, không có sai sót trong một kỳ trả lương	%	Hàng tháng
Tỷ lệ tuân thủ	Tỷ lệ hồ sơ nhân sự tuân thủ đúng quy định pháp luật lao động và quy định nội bộ của doanh nghiệp	%	Hàng quý
Mức độ hài lòng của nhân viên	Mức độ gắn kết, động lực và hạnh phúc của nhân viên trong công việc	Điểm đánh giá	Hàng năm
Tỷ lệ nghỉ việc	Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc trên tổng số lao động bình quân	%	Hàng năm
Tỷ lệ giữ chân nhân viên	Tỷ lệ nhân viên tiếp tục làm việc tại doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định	%	Hàng năm
Tỷ lệ thăng tiến nội bộ	Tỉ lệ nhân viên được thăng chức hoặc điều chuyển lên vị trí cao hơn trong một khoảng thời gian nhất định	%	Hàng năm
Employee Net Promoter Score	Mức độ nhân viên sẵn sàng giới thiệu công ty như một nơi làm việc lý tưởng	Điểm đánh giá	Hàng năm

Giải thích từng chỉ số:

1. Thời gian tuyển dụng (Time to fill): Thời gian tính từ khi bắt đầu đăng tuyển đến khi ứng viên chính thức chấp nhận lời mời làm việc.

• Cách tính: Thời gian tuyển dụng = Ngày ứng viên chấp nhận offer – Ngày đăng tuyển việc làm
• Ví dụ: Doanh nghiệp đăng tin tuyển dụng vào ngày 01/01 và ứng viên chấp nhận lời mời làm việc vào ngày 15/02.
  → Thời gian tuyển dụng = 45 ngày

2. Chi phí tuyển dụng (Cost per hire): Tổng chi phí trung bình mà doanh nghiệp phải chi trả để tuyển dụng thành công một nhân sự mới, bao gồm chi phí trực tiếp (quảng cáo tuyển dụng, phí nền tảng tuyển dụng, headhunter, v.vv..) và chi phí gián tiếp (chi phí phỏng vấn, kiểm tra, onboarding, v.vv..).

• Cách tính: Chi phí tuyển dụng = (Tổng chi phí trực tiếp + Tổng chi phí gián tiếp) / Tổng số nhân viên mới tuyển được
• Ví dụ: Trong một năm, doanh nghiệp tuyển dụng 50 nhân viên mới với tổng chi phí là  250.000.000 VND.
  → Chi phí tuyển dụng = 250.000.000 / 50 = 5.000.000 VND/nhân sự

Khi sử dụng dịch vụ tuyển dụng của TopCV, doanh nghiệp sẽ được trải nghiệm tính năng Báo cáo tuyển dụng, cung cấp dữ liệu cập nhật theo thời gian thực với đầy đủ các chỉ số quan trọng như: chi phí tuyển dụng thực tế, lượt hiển thị tin đăng, lượt xem tin, tỷ lệ ứng tuyển, số lượng CV tiếp nhận, v.vv.. Những dữ liệu này sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hiệu quả của chiến dịch tuyển dụng, từ đó đưa ra phương án điều chỉnh kịp thời.

>>> Có thể bạn quan tâm: Giải pháp tối ưu hóa chi phí tuyển dụng dành cho doanh nghiệp

3. Tỷ lệ ứng viên chấp nhận thư mời làm việc (Offer acceptance rate): 

Tỷ lệ ứng viên nhận thư mời làm việc (Offer acceptance rate): Tỷ lệ phần trăm ứng viên đồng ý nhận lời mời làm việc trên tổng số thư mời làm việc mà doanh nghiệp đã gửi trong một khoảng thời gian nhất định. Chỉ số này phản ánh mức độ hấp dẫn của đề nghị tuyển dụng và trải nghiệm tuyển dụng của doanh nghiệp.

• Cách tính: Tỷ lệ ứng viên nhận offer = (Số offer được ứng viên chấp nhận / Tổng số offer đã gửi) × 100%
• Ví dụ: Trong quý 2, doanh nghiệp gửi 20 thư mời nhận việc cho ứng viên. Trong đó, 15 ứng viên đồng ý nhận việc và 5 ứng viên từ chối. 
  → Tỷ lệ ứng viên nhận offer = (15 / 20) × 100% = 75%

4. Thời gian đạt năng suất (Time to productivity): Thời gian từ khi nhân viên mới bắt đầu làm việc đến khi họ đạt được mức hiệu suất kỳ vọng theo tiêu chuẩn của vị trí.

• Cách tính: Thời gian đạt năng suất = Ngày nhân viên đạt hiệu suất mục tiêu – Ngày bắt đầu làm việc
• Ví dụ: Doanh nghiệp ước tính một Nhân viên kinh doanh mới cần 3 tháng để đạt mức năng suất tối đa cho vị trí công việc. Trong đó, 1 tháng đầu được dành cho đào tạo và onboarding.
  → Thời gian đạt năng suất = 3 tháng − 1 tháng = 2 tháng

5. Training Return on Investment (Training ROI): Chỉ số đo lường hiệu quả kinh tế của các chương trình đào tạo, bằng cách so sánh lợi ích thu được từ đào tạo với chi phí doanh nghiệp đã đầu tư.

• Cách tính: Training ROI = [(Tổng lợi ích từ đào tạo − Tổng chi phí đào tạo) / Tổng chi phí đào tạo] × 100%
• Ví dụ: Một doanh nghiệp đầu tư 100.000.000 VND cho chương trình đào tạo kỹ năng bán hàng và thu về 300.000.000 VND doanh thu tăng thêm trong vòng 3 tháng.
  → Training ROI = [(300.000.000 − 100.000.000) / 100.000.000] × 100% = 200%

7. Tỷ lệ chính xác của bảng lương (Payroll accuracy rate): Tỷ lệ phần trăm bảng lương được xử lý đúng, không có sai sót về lương, thưởng, phụ cấp, khấu trừ hoặc thông tin nhân sự trong một kỳ trả lương.

• Cách tính: Tỷ lệ chính xác bảng lương = (Số bảng lương không có lỗi / Tổng số bảng lương đã xử lý) × 100%
• Ví dụ: Trong tháng 5, bộ phận Hành chính nhân sự cần tính lương cho 200 nhân viên. Sau khi chi trả, phát hiện 4 trường hợp sai sót cần điều chỉnh.
  → Tỷ lệ chính xác bảng lương = 196 / 200 × 100% = 98%

8. Tỷ lệ tuân thủ (Compliance rate): Tỷ lệ phần trăm các hồ sơ nhân sự tuân thủ đúng quy định pháp luật lao động và quy định nội bộ của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.

• Cách tính: Tỷ lệ tuân thủ = (Số hồ sơ tuân thủ đúng quy định / Tổng số hồ sơ được kiểm tra) × 100%
• Ví dụ: Trong quý 3, bộ phận Hành chính nhân sự rà soát 120 hồ sơ lao động, phát hiện 6 hồ sơ chưa tuân thủ đầy đủ quy định.
  → Tỷ lệ tuân thủ = 114 / 120 × 100% = 95%

9. Mức độ hài lòng của nhân viên (Employee satisfaction): Chỉ số đo lường mức độ gắn kết, động lực và hạnh phúc của nhân viên trong công việc. 

• Cách tính: Doanh nghiệp thực hiện khảo sát mức độ hài lòng nhân viên về công việc, môi trường, quản lý, phúc lợi, v.vv.. Người tham gia khảo sát sẽ đánh giá theo thang điểm từ 1 (không hài lòng) đến 5 (rất hài lòng).
  → Mức độ hài lòng của nhân viên = Điểm đánh giá trung bình của tất cả người tham gia khảo sát
• Ví dụ: Một doanh nghiệp khảo sát 500 nhân viên về mức độ hài lòng trong công việc theo thang điểm từ 1 đến 5 (1 là không hài lòng, 5 là rất hài lòng).
  → Sau khi thu thập và phân tích các câu trả lời, doanh nghiệp tính toán mức đánh giá trung bình của nhân viên là 4,2.

10. Tỷ lệ nghỉ việc (Employee turnover rate): Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc trên tổng số lao động bình quân trong một khoảng thời gian nhất định.

• Cách tính: Tỷ lệ nghỉ việc = (Số nhân viên nghỉ việc / Số nhân viên bình quân) x 100%
• Ví dụ: Trong năm, doanh nghiệp có trung bình 200 nhân viên và ghi nhận 30 nhân viên nghỉ việc.
  → Tỷ lệ nghỉ việc = (30 / 200) × 100% = 15%

11. Tỷ lệ giữ chân nhân viên (Employee retention rate): Tỷ lệ nhân viên tiếp tục ở lại làm việc tại doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.

• Cách tính: Tỷ lệ giữ chân nhân viên = [(Số nhân viên cuối kỳ – Số nhân viên nghỉ việc trong kỳ) / Số nhân viên đầu kỳ] x 100%
• Ví dụ: Đầu năm doanh nghiệp có 500 nhân viên. Trong năm đó, doanh nghiệp tuyển mới 50 nhân viên và 20 nhân viên cũ nghỉ việc. Đến cuối, doanh nghiệp 530 nhân viên.
  → Tỷ lệ giữ chân nhân viên = ((530 – 20) / 500) x 100 = 102%

12. Tỷ lệ thăng tiến nội bộ (Internal promotion rate): Tỉ lệ phần trăm nhân viên được thăng chức hoặc điều chuyển lên vị trí cao hơn trong một khoảng thời gian nhất định.

• Cách tính: Tỷ lệ thăng tiến nội bộ = (Tổng số lần thăng tiến nội bộ / Tổng số nhân viên) × 100%
• Ví dụ: Trong năm 2025, doanh nghiệp có 200 nhân viên, và 10 nhân viên được thăng chức trong năm.
  → Tỷ lệ thăng tiến nội bộ = (10 / 200) × 100% = 5%

13. Employee Net Promoter Score (eNPS): Mức độ nhân viên sẵn sàng giới thiệu công ty như một nơi làm việc lý tưởng.

Cách tính: Để đo chỉ số này, doanh nghiệp thực hiện khảo sát với câu hỏi như: “Bạn có sẵn sàng giới thiệu công ty là nơi làm việc tốt cho bạn bè/người quen không?”. Người tham gia khảo sát sẽ đánh giá theo thang điểm từ 0 đến 10. Trong đó:

• Từ 0 – 6 điểm: Người phản đối (Detractors)
• Từ 7 – 8 điểm: Người trung lập (Passives)
• Từ 9 – 10 điểm: Người ủng hộ (Promoters)

→ eNPS = % Người ủng hộ − % Người phản đối

Ví dụ: Năm 2025, công ty khảo sát 100 nhân viên và thu được kết quả: 50 người chấm 9 – 10, 30 người chấm 7 – 8, 20 người chấm 0 – 6.
→ eNPS = 50% – 20% = +30

Mẫu KPI cho bộ phận Chăm sóc khách hàng

KPI	Mô tả	Đơn vị đo lường	Tần suất đo lường
Thời gian phản hồi trung bình	Thời gian trung bình từ lúc khách hàng gửi yêu cầu đến khi được phản hồi	Phút	Hàng ngày
Thời gian xử lý trung bình	Thời gian trung bình để xử lý xong một yêu cầu/khiếu nại	Phút	Hàng tháng
Tỷ lệ giải quyết trong lần liên hệ đầu tiên	Tỷ lệ vấn đề của khách hàng được giải quyết ngay trong lần liên hệ đầu tiên	%	Hàng tháng
Tỷ lệ khiếu nại	Tỷ lệ phát sinh khiếu nại trên tổng số khách hàng/đơn hàng	%	Hàng tháng
Điểm hài lòng khách hàng	Điểm đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng		Hàng quý
Chỉ số nỗ lực khách hàng	Mức độ dễ dàng hoặc khó khăn khi khách hàng sử dụng dịch vụ		Hàng quý
Chỉ số khuyến nghị ròng	Mức độ sẵn sàng giới thiệu thương hiệu đến người khác		Hàng quý
Tỷ lệ khách hàng rời bỏ	Tỷ lệ khách hàng ngừng sử dụng sản phẩm/dịch vụ trong kỳ.	%	Hàng tháng

Giải thích từng chỉ số:

1. Thời gian phản hồi trung bình (Average response time – ART): Khoảng thời gian trung bình từ lúc khách hàng gửi yêu cầu đến khi được phản hồi.

• Cách tính: ART = Tổng thời gian phản hồi / Tổng số yêu cầu
• Ví dụ: Một ngày bộ phận Chăm sóc khách hàng nhận được 200 yêu cầu hỗ trợ và tổng thời gian phản hồi cho tất cả các yêu cầu là 400 phút.
  → ART = 400 / 200 = 2 phút

2. Thời gian xử lý trung bình (Average handling time – AHT): Thời gian trung bình để xử lý một khiếu nại của khách hàng, tính từ lúc nhận khiếu nại tới khi vấn đề được giải quyết.

• Cách tính: AHT = Tổng thời gian xử lý / Tổng số khiếu nại
• Ví dụ: Trong một tháng, tổng thời gian xử lý tất cả các khiếu nại là 5000 phút, và tổng số khiếu nại được xử lý là 100. Vậy AHT được tính là: 
  → Thời gian xử lý trung bình = 5.000 / 100 = 40 phút

3. Tỷ lệ giải quyết trong lần liên hệ đầu tiên (First call resolution – FCR): Tỷ lệ vấn đề của khách hàng được giải quyết ngay trong lần liên hệ đầu tiên.

• Cách tính: FCR = (Số yêu cầu giải quyết trong lần đầu / Tổng yêu cầu) × 100%
• Ví dụ: Một tháng bộ phận Chăm sóc khách hàng nhận được 1000 cuộc gọi từ khách hàng. Trong đó 900 cuộc gọi được giải quyết ngay trong lần đầu tiên. 
  → FCR = (900 / 1000) x 100% = 90%

4. Tỷ lệ khiếu nại (Complaint rate): Tỷ lệ phát sinh khiếu nại trên tổng số khách hàng/đơn hàng.

• Cách tính:  Tỷ lệ khiếu nại khách hàng = (Số khiếu nại / Tổng khách hàng hoặc đơn hàng) × 100%
• Ví dụ: Trong một tháng, doanh nghiệp xử lý 1.000 đơn hàng, trong đó phát sinh 30 khiếu nại liên quan đến sản phẩm và dịch vụ. 
  → Tỷ lệ khiếu nại = (30 / 1.000) × 100% = 3%

5. Điểm hài lòng khách hàng (Customer satisfaction score – CSAT): Điểm đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng tính theo thang điểm từ 1 đến 5.

• Cách tính: CSAT = Tổng điểm đánh giá / Tổng số phản hồi
• Ví dụ: Doanh nghiệp khảo sát 200 khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ và tính tổng điểm đánh giá là 840 điểm.
  → CSAT = 840 / 200 = 4,2/5

6. Chỉ số nỗ lực khách hàng (Customer effort score – CES): Chỉ số đo lường mức độ dễ dàng hoặc khó khăn khi khách hàng sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp.

Cách tính: Doanh nghiệp khảo sát khách hàng bằng câu hỏi như: “Anh/Chị có cảm thấy dễ dàng khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi không?” Khách hàng đánh giá trên thang điểm từ 1 (rất khó) đến 7 (rất dễ).
→ CES = Tổng điểm đánh giá / Tổng số phản hồi

Thang đo tham khảo:

• CES 1 – 3: Trải nghiệm kém (khó sử dụng)
• CES 4 – 5: Trải nghiệm trung bình
• CES 6 – 7: Trải nghiệm tốt (dễ sử dụng)

Ví dụ: Doanh nghiệp khảo sát 100 khách hàng và thu về tổng điểm khảo sát là 500 điểm. → CES = 500 / 100 = 5 (Trải nghiệm trung bình).

7. Chỉ số khuyến nghị ròng (Net promoter score – NPS): Chỉ số đo lường mức độ trung thành và sự hài lòng của khách hàng, dựa trên khả năng họ giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp cho người khác.

Cách tính: Để đo chỉ số này, doanh nghiệp cần thực hiện khảo sát về việc đề xuất sản phẩm/dịch vụ của thương hiệu. Người tham gia sẽ đánh giá trên thang điểm từ 0 đến 10. Trong đó:

• Từ 0 – 6 điểm: Người phản đối (Detractors)
• Từ 7 – 8 điểm: Người trung lập (Passives)
• Từ 9 – 10 điểm: Người ủng hộ (Promoters)

→ NPS = % Người đồng ý – % Người phản đối

Ví dụ: Doanh nghiệp khảo sát 100 khách hàng và thu về kết quả: 60 người đánh giá 9 – 10 điểm và 20 khách hàng đánh giá từ 0 – 6 điểm. → NPS = 60% − 20% = 40

8. Tỷ lệ khách hàng rời bỏ (Customer churn rate – CCR): Tỷ lệ khách hàng ngừng sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.

• Cách tính: CCR = (Số khách hàng rời bỏ / Số khách hàng đầu kỳ) × 100%
• Ví dụ: Đầu tháng doanh nghiệp có 250 khách hàng và mất 10 khách hàng vào cuối tháng.
  → CCR = (10 / 250) x 100% = 4%

Mẫu KPI cho bộ phận Tài chính

Chỉ số KPI	Mô tả	Đơn vị đo lường	Tần suất đo lường
Biên lợi nhuận gộp	Tỷ lệ phần trăm doanh thu còn lại sau khi trừ đi giá vốn hàng bán	%	Hàng tháng/quý
Biên lợi nhuận ròng	Tỷ lệ lợi nhuận ròng trên tổng doanh thu	%	Hàng tháng/quý
EBITDA	Đo lường khả năng sinh lời từ hoạt động kinh doanh	VND	Hàng năm
Tỷ lệ thanh toán hiện hành	Tỷ lệ phần trăm giữa tài sản ngắn hạn và nợ ngắn hạn	%	Hàng năm
Chu kỳ chuyển đổi tiền mặt	Thời gian chuyển đổi hàng tồn kho và công nợ thành tiền mặt	Ngày	Hàng tháng
Vòng quay khoản phải thu	Đo lường tốc độ thu hồi công nợ khách hàng	Vòng/năm	Hàng năm
Tỷ lệ chi phí nhân sự trên doanh thu	Tỷ lệ chi phí nhân sự so với tổng doanh thu trong kỳ	%	Hàng năm
Chênh lệch ngân sách	Chênh lệch giữa số liệu tài chính phát sinh thực tế và số liệu ngân sách dự kiến	VND	Hàng năm

Giải thích từng chỉ số:

1. Biên lợi nhuận gộp (Gross profit margin): Tỷ lệ phần trăm doanh thu còn lại sau khi trừ đi giá vốn hàng bán (COGS).

• Cách tính: Biên lợi nhuận gộp = [(Doanh thu – Giá vốn hàng bán) / Doanh thu] × 100%
• Ví dụ: Doanh thu = 5.000.000.000 VND, Giá vốn hàng bán = 3.500.000.000 VND 
  → Biên lợi nhuận gộp = [(5.000.000.000 – 3.500.000.000) / 5.000.000.000) × 100% = 30%

2. Biên lợi nhuận ròng (Net profit margin): Tỷ lệ lợi nhuận ròng (sau khi trừ đi tất cả các chi phí, thuế và lãi suất) trên tổng doanh thu.

• Cách tính: Biên lợi nhuận ròng =  (Lợi nhuận ròng / Doanh thu) × 100%
• Ví dụ: Lợi nhuận ròng = 800.000.000 VND, Doanh thu = 5.000.000.000 VND
  → Biên lợi nhuận ròng = (800.000.000 / 5.000.000.000) × 100% = 16%

3. Lợi nhuận trước lãi vay, thuế và khấu hao (EBITDA): Chỉ số đo lường khả năng sinh lời từ hoạt động kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp.

• Cách tính: EBITDA = Lợi nhuận ròng + Thuế + Lãi vay + Khấu hao
• Ví dụ: Lợi nhuận ròng = 600.000.000 VND, Thuế = 120.000.000 VND, Lãi vay = 80.000.000 VND, Khấu hao = 200.000.000 VND
  → EBITDA = 1.000.000.000 VND

4. Tỷ lệ thanh toán hiện hành (Current ratio): Đo lường khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn bằng tài sản ngắn hạn.

• Cách tính: Tỷ lệ thanh toán hiện hành = Tài sản ngắn hạn / Nợ ngắn hạn
• Ví dụ: Tài sản ngắn hạn = 2.000.000.000 VND, Nợ ngắn hạn = 1.200.000.000 VND
  → Tỷ lệ thanh toán hiện hành = 1,67

5. Chu kỳ chuyển đổi tiền mặt (Cash conversion cycle – CCC): Số ngày cần thiết để chuyển đổi các khoản đầu tư vào hàng tồn kho và các nguồn lực khác thành tiền mặt từ doanh thu.

Cách tính: CCC = DIO + DSO – DPO

Trong đó:

• DIO (Days Inventory Outstanding): Số ngày tồn kho trung bình – thời gian trung bình để bán hết hàng tồn kho.
• DSO (Days Sales Outstanding): Số ngày thu tiền bình quân – thời gian trung bình để thu hồi công nợ từ khách hàng.
• DPO (Days Payables Outstanding): Số ngày phải trả bình quân – thời gian trung bình doanh nghiệp thanh toán công nợ cho nhà cung cấp.

6. Vòng quay khoản phải thu (Accounts receivable turnover): Chỉ số đo lường hiệu quả thu hồi công nợ từ khách hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và khả năng thanh khoản của doanh nghiệp.

Cách tính: Vòng quay khoản phải thu = Doanh số bán hàng tín dụng / Bình quân các khoản phải thu
Trong đó: Bình quân các khoản phải thu = (Khoản phải thu đầu kỳ + Khoản phải thu cuối kỳ) / 2

Ví dụ: Doanh nghiệp X có số liệu năm 2025 như sau:

• Doanh số bán hàng tín dụng: 4.000.000.000 VND
• Khoản phải thu đầu kỳ: 700.000.000 VND
• Khoản phải thu cuối kỳ: 900.000.000 VND

→ Bình quân khoản phải thu = (700.000.000 + 900.000.000) / 2 = 800.000.000 VND
→ Vòng quay khoản phải thu = 4.000.000.000 / 800.000.000 = 5 vòng/năm

7. Tỷ lệ chi phí nhân sự trên doanh thu (Labor cost as a percentage of revenue): Tỷ lệ chi phí nhân sự (lương, thưởng, phúc lợi) so với tổng doanh thu trong kỳ.

• Cách tính: Tỷ lệ chi phí nhân sự trên doanh thu = (Chi phí nhân sự / Doanh thu) × 100%
• Ví dụ: Chi phí nhân sự = 1.200.000.000 VND, Doanh thu = 6.000.000.000 VND
  → Tỷ lệ chi phí nhân sự trên doanh thu = 20%

8. Chênh lệch ngân sách (Budget variance): Chỉ số đo lường mức độ chênh lệch giữa số liệu tài chính phát sinh thực tế và số liệu ngân sách dự kiến trong một kỳ.

• Cách tính: Chênh lệch ngân sách = Chi phí phát sinh thực tế – Chi phí dự toán
• Ví dụ: Ngân sách = 1.000.000.000 VND, Chi phí thực tế = 950.000.000 VND
  → Chênh lệch ngân sách = -50.000.000 VND (chi tiêu thấp hơn kế hoạch)

6 bước xây dựng KPIs hiệu quả

Để áp dụng các mẫu KPI trên vào thực tế vận hành một cách thuận lợi và hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ 6 nội dung quan trọng sau trong quá trình thiết lập KPI.

1. Xác định mục tiêu chiến lược chính

Trước khi thiết lập hệ thống KPI, doanh nghiệp cần xác định rõ các mục tiêu chiến lược ưu tiên như: tăng trưởng doanh thu, mở rộng thị phần, tối ưu chi phí hay nâng cao trải nghiệm khách hàng. KPI chỉ có ý nghĩa khi bám sát mục tiêu chiến lược; ngược lại, hệ thống đo lường có thể trở nên dàn trải và không hỗ trợ hiệu quả cho việc ra quyết định.

Ví dụ: Nếu mục tiêu năm 2026 là tăng trưởng doanh thu từ khách hàng mới, thì:

• KPI cho bộ phận Kinh doanh có thể là: số lượng khách hàng mới, doanh thu từ khách hàng mới hoặc tỷ lệ chốt đơn từ khách hàng mới.
• KPI cho bộ phận Marketing có thể là: số lượng lead, chi phí trên mỗi lead (CPL) hoặc tỷ lệ chuyển đổi từ lead sang khách hàng.

2. Định nghĩa thành công

Việc định nghĩa thành công giúp tránh tình trạng mỗi bộ phận hiểu mục tiêu theo một cách khác nhau, đồng thời là cơ sở để lựa chọn đúng chỉ số KPI cần đo lường. Thông thường, một mục tiêu có thể được đánh giá bởi một nhóm chỉ số KPI khác nhau thay vì chỉ một chỉ số duy nhất. 

Ví dụ: Với mục tiêu tăng trưởng doanh thu từ khách hàng mới, thành công có thể được hiểu là:

• Gia tăng số lượng khách hàng mới phát sinh trong kỳ
• Gia tăng doanh thu bình quân trên mỗi khách hàng mới
• Duy trì tỷ lệ chuyển đổi ổn định từ lead sang khách hàng trả phí

Khi đã mô tả rõ định nghĩa của thành công như trên, việc lựa chọn và thiết kế KPI ở các bước tiếp theo sẽ nhất quán và bám sát mục tiêu hơn.

3. Quyết định phương pháp và tần suất đo lường

Doanh nghiệp cần xác định rõ sẽ thu thập dữ liệu từ nguồn nào, bằng công cụ gì và cập nhật bao lâu một lần. Tần suất đo lường nên phù hợp với tốc độ biến động của chỉ số và chu kỳ ra quyết định trong doanh nghiệp.

Tiếp tục với ví dụ ở trên:

• Số lượng lead mới có thể theo dõi hàng tuần từ hệ thống CRM của doanh nghiệp.
• Tỷ lệ chuyển đổi từ lead sang khách hàng mới có thể đo hàng tháng, đủ để đánh giá xu hướng dữ liệu.
• Doanh thu từ khách hàng mới thường được báo cáo theo tháng hoặc quý để phục vụ đánh giá hiệu quả kinh doanh.

4. Viết KPI theo nguyên tắc SMART

Sau khi đã xác định cách đo lường, doanh nghiệp cần chuẩn hóa KPI thành câu văn rõ ràng theo nguyên tắc SMART. Một KPI tốt nên diễn đạt ngắn gọn, dễ hiểu và cho thấy rõ kỳ vọng kết quả. 

Doanh nghiệp có thể áp dụng công thức phổ biến như: Hành động + Chỉ số + Mức mục tiêu + Đơn vị + Thời hạn.

Ví dụ: 

• Tăng số lượng khách hàng mới lên 1.200 khách trong năm 2026.
• Đạt doanh thu 20 tỷ VND từ khách hàng mới trước ngày 31/12/2026.

5. Phân bổ tỷ trọng KPI hợp lý

Không phải chỉ số KPI nào cũng có mức độ quan trọng như nhau, vì vậy doanh nghiệp cần phân bổ tỷ trọng KPI hợp lý để phản ánh đúng mục tiêu chiến lược ưu tiên. Việc gán tỷ trọng KPI giúp nhân sự hiểu rõ nên tập trung vào nhóm nhiệm vụ nào nhiều hơn, đồng thời đảm bảo đánh giá hiệu suất công bằng.

Ví dụ: Với mục tiêu tăng trưởng doanh thu từ khách hàng mới, chỉ số KPI Doanh thu có thể được tách thành các cấu phần để phản ánh đúng ưu tiên chiến lược:

• 60% doanh thu đến từ khách hàng mới
• 40% doanh thu đến từ khách hàng ký hợp đồng

Cách phân bổ tỷ trọng này giúp đội ngũ hiểu rằng doanh nghiệp đang kỳ vọng phần lớn tăng trưởng doanh thu đến từ việc mở rộng tệp khách hàng mới. Nhờ đó, nguồn lực và nỗ lực bán hàng sẽ được ưu tiên cho hoạt động tìm kiếm và chuyển đổi khách hàng mới thay vì chủ yếu khai thác tệp khách hàng hiện hữu.

6. Rà soát và tối ưu KPI định kỳ

KPI không phải là hệ thống cố định mà cần được rà soát và điều chỉnh theo bối cảnh kinh doanh. Doanh nghiệp nên đánh giá định kỳ xem các chỉ số KPI hiện tại còn phù hợp với mục tiêu chiến lược hoặc có hỗ trợ việc ra quyết định và cải thiện hiệu suất hay không.

Ví dụ: Đầu năm doanh nghiệp đặt KPI trọng tâm là doanh thu từ khách hàng mới để phục vụ mục tiêu mở rộng tệp khách hàng. Tuy nhiên, sau nửa năm, thị trường biến động khiến chi phí thu hút khách hàng mới tăng mạnh và doanh nghiệp chuyển ưu tiên sang tối ưu lợi nhuận từ tệp khách hàng hiện hữu. Lúc này, doanh nghiệp có thể thay thế hoặc giảm trọng số  KPI doanh thu từ khách hàng mới, đồng thời bổ sung các chỉ số khác phù hợp hơn với mục tiêu hiện tại như: tỷ lệ tái ký hoặc giá trị vòng đời khách hàng (CLV).

Một hệ thống KPI rõ ràng giúp doanh nghiệp định hướng và theo dõi hiệu quả vận hành. Tuy nhiên, giá trị thực sự của KPI chỉ được tạo ra khi có đội ngũ nhân sự đủ năng lực triển khai và hiện thực hóa các chỉ số đó.

Nếu doanh nghiệp đang cần phát triển đội ngũ nhân sự chất lượng để hiện thực hóa các mục tiêu chiến lược trong giai đoạn tới, hãy sử dụng dịch vụ tuyển dụng của TopCV. Với năng lực lõi là công nghệ, đặc biệt là trí tuệ nhân tạo (AI), cùng kho dữ liệu ứng viên lớn lên đến 10.000.000+ hồ sơ, TopCV giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian tuyển dụng, đồng thời nâng cao chất lượng ứng viên đầu vào.

Trong bài viết trên, TopCV đã tổng hợp các mẫu KPI theo phòng ban nhằm hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả. Hy vọng rằng những thông tin trên sẽ mang lại giá trị thực tiễn, giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng vào quá trình quản trị và vận hành. Để xây dựng hệ thống đo lường hiệu suất một cách bài bản, bạn có thể tải miễn phí bộ mẫu KPI bằng cách click vào nút dưới đây!

Doanh nghiệp có thể linh hoạt điều chỉnh các chỉ số để phù hợp với mục tiêu và đặc thù hoạt động của mình, từ đó xây dựng một hệ thống KPI thực sự hiệu quả và bền vững trong dài hạn.