5 mẫu báo cáo nhân sự linh hoạt và phổ biến nhất cho bộ phận HR

Để giúp Bộ phận Nhân sự (HR) hoạt động một cách hiệu quả, các báo cáo nhân sự là công cụ không thể thiếu. Trong bài viết này, Blog Tuyển Dụng sẽ giới thiệu 5 mẫu báo cáo nhân sự linh hoạt và phổ biến nhất, giúp bạn theo dõi các thông tin quan trọng, tối ưu hóa quá trình quản lý nhân sự và ra quyết định chiến lược hiệu quả hơn.

Báo cáo nhân sự là gì?

Báo cáo nhân sự là tài liệu hoặc hệ thống thông tin sử dụng trong lĩnh vực quản lý nhân sự và tài nguyên con người của một tổ chức. Báo cáo này thường bao gồm các dữ liệu, thống kê và thông tin liên quan đến nhân viên và quá trình quản lý nhân sự. 

Các doanh nghiệp cần thực hiện báo cáo nhân sự bởi những lý do sau:

• Cung cấp thông tin cho bộ phận quản lý nhân sự (HR) để họ có thể hiểu và đánh giá tình hình nhân sự.
• Cung cấp thông tin và dữ liệu cho các nhà quản lý và lãnh đạo tổ chức để họ có thể đưa ra quyết định chiến lược về nhân lực.
• Giúp doanh nghiệp theo dõi các vấn đề liên quan đến nhân sự, từ đó quản lý nguồn nhân lực hiệu quả hơn.
• Cung cấp đánh giá hiệu suất của nhân viên, xác định điểm mạnh và điểm yếu, và lập kế hoạch đào tạo cá nhân cho họ, từ đó thúc đẩy sự phát triển chung của doanh nghiệp.
• Bằng cách theo dõi dữ liệu về nhân sự, báo cáo này cũng giúp tổ chức dự đoán và quản lý các biến đổi theo thị trường lao động hiệu quả hơn.

Những nội dung cần có trong báo cáo nhân sự

Một bản báo cáo nhân sự sẽ bao gồm nhiều nội dung khác nhau tùy thuộc vào từng doanh nghiệp. Tuy vậy, bạn nên có những thông tin cơ bản và cần thiết sau đây trong bản báo cáo:

Tình hình nhân sự hiện tại

Để bắt đầu báo cáo về tình hình nhân sự, các nhà quản trị nhân sự cần đưa ra một cái nhìn tổng quan về tình hình hiện tại. Từ tổng quan này, họ có thể tiến xa hơn vào việc phân tích chi tiết về nhân sự. Bản báo cáo chia thành ba phần chính:

Số lượng nhân sự:

• Thống kê số lượng nhân sự hiện tại đang làm chính thức, thử việc, nhân viên part time, nghỉ việc trong thời gian qua.
• Tổng số nhân sự = Nhân viên chính thức + thử việc + bán thời gian + đã nghỉ.

Báo cáo biến động nhân sự:

• Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc = số lượng nhân viên nghỉ việc / số lượng nhân viên trung bình trong năm hiện tại.
• Tỷ lệ tuyển dụng mới = số lượng nhân viên tuyển dụng mới / số lượng nhân viên trung bình trong năm hiện tại.

Cơ cấu nhân sự theo công việc:

• Thống kê số lượng nhân sự theo từng vị trí công việc, bộ phận, phòng ban.
• Phân tích tỷ lệ nhân sự theo từng vị trí công việc, bộ phận, phòng ban.

Báo cáo hiệu quả tuyển dụng

Nội dung này sẽ giúp cho ban lãnh đạo và các phòng ban cái nhìn tổng quan về hiệu quả của hoạt động tuyển dụng, bao gồm:

• Thống kê và phân tích số lượng hồ sơ tuyển dụng theo từng vị trí công việc, kênh tuyển dụng, và thời gian tuyển dụng.
• Thống kê, phân tích tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu theo từng tiêu chí khác nhau.
• Thống kê thời gian tuyển dụng

Báo cáo hiệu quả đào tạo

Báo cáo tình hình đào tạo nhân sự nhằm cung cấp cho ban lãnh đạo cái nhìn tổng quan về tình hình đào tạo nhân sự của doanh nghiệp, bao gồm chi phí đào tạo và kết quả đào tạo. Phần này bao gồm 2 nội dung chính là:

Chi phí đào tạo: Thống kê và phân tích các chi phí đào tạo theo từng loại hình đào tạo, đối tượng đào tạo, chương trình đào tạo.

Kết quả đào tạo: Thống kê và phân tích kết quả đào tạo theo từng chỉ số đánh giá, chẳng hạn như:

• Tỷ lệ nhân viên tham gia đào tạo.
• Tỷ lệ nhân viên đạt yêu cầu đào tạo.
• Mức độ hài lòng của nhân viên về chương trình đào tạo.

Báo cáo chi phí, thu nhập nhân sự

Ban lãnh đạo cũng cần có thêm thông tin báo cáo về chi phí, thu nhập của nhân viên. Điều này sẽ giúp họ có cái nhìn tổng quan về chi phí nhân sự của doanh nghiệp, bao gồm lương cơ bản, tăng ca, thưởng, nghỉ có lương, và các khoản khấu trừ trong bảng lương.

Phần này bao gồm các nội dung chính như sau:

• Thống kê lương cơ bản.
• Số giờ tăng ca, tiền lương tăng ca theo từng vị trí công việc, cấp bậc, và thâm niên.
• Các khoản thưởng, tổng tiền thưởng.
• Số ngày nghỉ có lương, tiền lương nghỉ có lương.
• Các khoản khấu trừ trong bảng lương, tổng tiền khấu trừ.

Báo cáo về chấp hành nội quy

 Báo cáo tuân thủ nội quy công ty sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của hệ thống nội quy, quy chế, từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện phù hợp. Báo cáo này thường bao gồm những nội dung như:

• Tỷ lệ vi phạm nội quy theo từng bộ phận, mức độ vi phạm.
• Tần suất vi phạm quy định thời gian đi làm.
• Số lượng và tỷ lệ nhân viên nghỉ làm do việc cá nhân.

5 mẫu báo cáo nhân sự phổ biến nhất cho bộ phận HR

Nếu bạn chưa biết nên lập mẫu báo cáo nhân sự như thế nào, hãy tham khảo ngay 5 mẫu báo cáo nhân sự sau đây nhé:

Hy vọng với 5 mẫu báo cáo nhân sự trong bài viết thuộc chuyên mục Quản trị nhân sự này sẽ giúp cho các HR thực hiện nhiệm vụ này nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, để quá trình thực hiện báo cáo nhân sự liên quan đến tuyển dụng được nhanh chóng và hiệu quả hơn, hãy truy cập ngay TopCV.vn và thực hiện đăng tin tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên tiềm năng trên nền tảng này. 

TopCV.vn sẽ giúp bạn theo dõi tất cả hoạt động tuyển dụng chỉ trên 1 nền tảng, từ đó tổng hợp hiệu quả tuyển dụng một cách dễ dàng và nhanh chóng. Truy cập TopCV.vn ngay để tận dụng các tiện ích của website này và đảm bảo rằng tổ chức của bạn luôn đi đầu trong việc quản lý và phát triển nhân lực.