Onboarding là gì? Quy trình onboarding cho nhân viên mới

109
Onboarding là gì

Để giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc và văn hóa doanh nghiệp, các đơn vị thường đưa ra yêu cầu onboarding. Vậy onboarding là gì? Quy trình onboarding cụ thể ra sao? Tham khảo ngay bài viết dưới đây trong mục Cẩm nang tuyển dụng của tuyendung.topcv.vn để có được những câu trả lời chi tiết nhé.

Onboarding là gì?

Onboarding là quy trình đào tạo nhằm giúp nhân viên mới có cơ hội làm quen, tiếp xúc và hòa nhập vào văn hóa doanh nghiệp, hiểu rõ về công việc chuyên môn và tránh bỡ ngỡ khi bắt đầu công việc thực tế.

Doanh nghiệp và nhà quản lý nên hiểu rõ Onboarding là gì?
Doanh nghiệp và nhà quản lý nên hiểu rõ Onboarding là gì?

Mục tiêu của onboarding là nhằm giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc, giúp họ tự tin, có nhiệt huyết và tinh thần làm việc, cống hiến cho doanh nghiệp. Về phía doanh nghiệp, qua quá trình này, họ cũng an tâm hơn về hiệu quả chuyên môn của nhân viên được tuyển dụng vào.

Quy trình onboarding cũng mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích khác như:

Tiết kiệm chi phí

Khi có quy trình onboarding đúng đắn, nhân viên có thể nhanh chóng làm quen với công việc, giảm bớt chi phí cho việc đào tạo, học hỏi.

Giảm lo âu và stress cho nhân viên

Bất cứ cá nhân nào dù tự tin tới đâu nhưng khi phải tiếp xúc với một môi trường mới sẽ lo lắng và bối rối. Nhằm giảm bớt tâm lý căng thẳng này, quy trình onboarding ra đời giống như chiếc cầu nối để họ làm quen với con người, công việc cũng như văn hóa doanh nghiệp nhanh chóng hơn.

Giảm tỷ lệ nghỉ việc

Theo số liệu từ Forbes có đến 20% nhân viên mới quyết định nghỉ việc sau 45 ngày làm việc tại doanh nghiệp. Đây là một con số đáng báo động bởi chi phí và thời gian doanh nghiệp bỏ ra để tuyển dụng một nhân sự là không nhỏ.

Giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập
Giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập

Khi áp dụng quy trình onboarding nhân viên sẽ được định hướng, tạo điều kiện để làm việc và phát triển. Qua đó xây dựng lòng tin, gắn kết họ với tổ chức tốt hơn.

Quy trình onboarding hiệu quả cho doanh nghiệp

Với mỗi doanh nghiệp, quy trình onboarding sẽ có sự khác biệt bởi mỗi đơn vị có những đặc trưng về quy mô tuyển dụng, ngành nghề, văn hóa,… Thế nhưng tất cả đều dựa trên một nền tảng thống nhất và được thực hiện theo các bước sau đây:

Giới thiệu nhân viên mới cho các phòng ban

Hoạt động này có thể nói trực tiếp hoặc thông báo qua email và nên thực hiện một ngày trước khi nhân viên mới tới nhận việc để ngày hôm sau họ được chào đón tốt nhất. Nhờ vậy nhân viên mới không cảm thấy bị lạc lõng hay buồn tủi trong môi trường làm việc mới.

Chuẩn bị cơ sở vật chất cho công việc

Nếu nhân viên mới của doanh nghiệp đến nhận việc với một chiếc bàn đầy bụi, máy tính thiếu dây nối,… Chắc chắn chỉ sau vài ngày nếu có cơ hội mới họ sẽ lập tức “tạm biệt” doanh nghiệp. Do đó cần chuẩn bị cơ sở vật chất chu đáo và đầy đủ để nhân viên cảm thấy được tôn trọng và có thiện cảm về doanh nghiệp.

Cho họ quyền tìm kiếm thông tin

Điều này thể hiện doanh nghiệp coi trọng và đối xử bình đẳng với nhân viên. Những tài liệu hay phần mềm liên quan tới công việc hãy cho nhân viên quyền truy cập cơ bản để phục vụ công việc.

Giúp họ tìm kiếm thông tin về doanh nghiệp
Giúp họ tìm kiếm thông tin về doanh nghiệp

Trực tiếp giới thiệu với các phòng ban khác

Trưởng bộ phận nên là người làm việc này, mặc dù nhân viên cũ đã biết về nhân viên mới nhưng người mới thì chưa có thông tin gì về mọi người. Do đó có thể tranh thủ vào giờ nghỉ trưa hay gần hết giờ làm việc của ngày đầu tiên để cho họ được làm quen, biết chức vụ của nhau. Trường hợp cần thiết hãy giới thiệu người mới cho các phòng ban liên quan để tiện làm việc sau này.

Dành thời gian đào tạo nhân viên mới

Một số doanh nghiệp cử nhân viên đi học theo lớp, một số khác sẽ cung cấp tài liệu và hướng dẫn để nhân viên tự khám phá. Nếu lựa chọn phương án thứ 2, người phụ trách nên dành một chút thời gian để trao đổi với nhân viên sau giờ làm việc hoặc vào cuối tuần để họ giải đáp các vướng mắc.

Đánh giá hiệu quả của quy trình onboarding

Hiểu rõ onboarding là gì cũng như quy trình onboarding trong doanh nghiệp để thực hiện cho đúng. Tuy vậy sau thời gian thử việc của nhân viên mới, bộ phận nhân sự hay những người phụ trách onboarding cần đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên mới. 

Đừng bỏ qua bước đánh giá hiệu quả của quy trình onboarding
Đừng bỏ qua bước đánh giá hiệu quả của quy trình onboarding

Cần xác định xem quy trình onboarding có mang tới hiệu quả không? Có cần điều chỉnh vấn đề gì từ phía doanh nghiệp hay chính nhân viên đó không.

Sở dĩ quy trình onboarding nên được áp dụng linh hoạt là bởi:

  • Nếu khắt khe quá sẽ khiến nhân viên áp lực, nản chí sau đó bỏ việc luôn
  • Hời hợt quá cũng khiến nhân viên không xác định được những điều họ cần thực hiện
  • Sự vô tâm từ doanh nghiệp sẽ khiến nhân viên cảm thấy lạc lõng và thiếu gắn kết với mọi người.

Onboarding chính là cầu nối quan trọng của nhân viên mới với doanh nghiệp. Với mỗi quy trình, doanh nghiệp có thể áp dụng với nhiều thế hệ nhân viên vì quy trình đó được xây dựng dựa trên văn hóa lâu dài, giúp doanh nghiệp đạt được nhiều thành công.

Lưu ý khi triển khai onboarding tại doanh nghiệp

Sau khi thực hiện đầy đủ các bước trên, doanh nghiệp cũng cần thường xuyên kiểm tra, giám sát hiệu quả. Cụ thể:

Theo dõi quy trình onboarding từ trong những tháng đầu

Một nhiệm vụ quan trọng của bộ phận nhân sự là theo dõi định kỳ, cần đảm bảo rằng nhân viên mới của bạn cảm thấy vui vẻ, thoải mái và muốn gắn bó với doanh nghiệp. Cần xem xét, đưa ra phản hồi về đóng góp của nhân viên mới bởi điều này mang ý nghĩa quan trọng.

Một khảo sát từ BambooHR cho biết: có tới ¾ người lao động cho rằng quy trình training trong tuần đầu làm việc mang ý nghĩa quan trọng với họ; 41% chuyên gia về nhân sự khẳng định rằng: nhân viên mới cần được cập nhật về chương trình đào tạo trong quy trình onboarding. Bởi nếu như không trang bị cho họ những kiến thức và công cụ cần thiết cho quá trình làm việc, doanh nghiệp đã tự đánh mất cơ hội để nhân viên gắn bó với họ.

Theo dõi chặt chẽ quy trình onboarding
Theo dõi chặt chẽ quy trình onboarding

Mặc dù vậy, những người làm công tác quản lý nhân sự cũng cần biết cách cân đối tránh để nhân viên mới bị quá tải vì phải tiếp thu quá nhiều thông tin. 

Ở một số doanh nghiệp, chỉ định trực tiếp cho nhân viên mới một người cố vấn được xem là giải pháp rất thú vị và mang đến hiệu quả cao. Bởi người cố vấn này có thể sẽ giúp nhân viên mới rất nhiều trong giai đoạn đầu của quy trình onboarding. Họ có thể giải đáp mọi thắc mắc hoặc đơn giản hướng dẫn về công việc cho nhân viên mới sao cho hiệu quả, đúng với phong cách làm việc và văn hóa doanh nghiệp.

Ngoài ra cần đặc biệt lưu ý đánh giá nhân viên sau khoảng từ 3 đến 6 tháng tùy thuộc vào vị trí của họ trong doanh nghiệp. Thực tế cho thấy rất nhiều doanh nghiệp bỏ qua công đoạn này mà quên mất rằng: có tới 90% nhân viên quyết định ở lại hoặc từ bỏ doanh nghiệp sau 6 tháng làm việc đầu tiên. 

Quan trọng hơn là môi trường làm việc cũng như văn hóa doanh nghiệp ảnh hưởng rất lớn đến quyết định của họ. Ví dụ chỉ cần nhận được sự quan tâm đúng mực hay sự coi trọng từ quản lý, lãnh đạo cũng khiến họ cảm thấy tốt hơn rất nhiều.

Kết thúc quy trình onboarding sau 1 năm  

Hiệu suất công việc của nhân viên mới sẽ được đánh giá vào cuối năm đầu tiên họ vào làm việc. Sau khoảng thời gian này, doanh nghiệp có thể đưa ra một số phương án để hỗ trợ nhân viên hoặc định hướng cho họ về sự phát triển trong sự nghiệp vào thời gian tới. 

Có hai trường hợp xảy đến là nhân viên của bạn có thể cảm thấy phù hợp và quyết định gắn bó lâu dài tại doanh nghiệp. Tuy nhiên cũng còn một trường hợp xấu hơn là họ cảm thấy không phù hợp và quyết định rời đi.

Sau năm làm việc đầu tiên cũng là thời điểm để doanh nghiệp chuyển từ quy trình onboarding sang chiến lược làm hài lòng và giữ chân nhân viên. Doanh nghiệp có thể chuyển từ hoạt động đào tạo sang hoạt động phát triển nguồn nhân lực. Khi ấy hãy bàn bạc lại với nhân viên của bạn về chế độ lương thưởng. Chắc chắn họ sẽ cảm thấy rất biết ơn doanh nghiệp bởi sự rõ ràng và quan tâm tới hướng phát triển của họ trong thời gian tới.

Gắn kết với nhân viên để họ cảm thấy gần gũi và gắn bó hơn
Gắn kết với nhân viên để họ cảm thấy gần gũi và gắn bó hơn

Ngoài ra, để giảm thiểu rủi ro khi tuyển dụng nhân sự, các chuyên gia cũng khuyến cáo rằng: doanh nghiệp nên chú trọng từ những bước đầu tiên đó và tuyển mộ nhân lực chất lượng cao, phù hợp với văn hóa doanh nghiệp cũng như vị trí ứng tuyển. Để làm được điều này, rất nhiều doanh nghiệp tỏ ra bối rối vì không biết chọn nguồn ứng viên ở đâu chất lượng? Làm sao biết họ phù hợp với doanh nghiệp?  

Giải đáp những thắc mắc này đồng thời đưa ra giải pháp tuyển dụng tối ưu nhất cho doanh  nghiệp, dịch vụ đăng tin tuyển dụng của tuyendung.topcv.vn đang là một trong những phương án được hơn 300.000 doanh nghiệp Việt tin tưởng và lựa chọn khi có nhu cầu tuyển dụng. 

Nhờ việc ứng dụng sâu trí tuệ nhân tạo (Toppy AI) trong tuyển dụng giúp doanh nghiệp giải quyết những bài toán khó khăn nhất của quy trình tuyển dụng. Từ việc tạo nguồn hồ sơ, sàng lọc ứng viên, đánh giá hiệu quả của quá trình tuyển dụng. Nhờ việc phân tích kỹ nhu cầu của ứng viên và nhà tuyển dụng TopCV sẽ giúp HR tiếp cận với những ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu và tiêu chí tuyển dụng. Nhờ vậy giúp doanh nghiệp nhanh chóng tìm được những ứng viên phù hợp nhất chỉ trong thời gian ngắn.

Mong rằng với những chia sẻ cụ thể trên đây có thể giúp doanh nghiệp và nhà tuyển dụng hiểu rõ tầm quan trọng của onboarding là gì cũng như cách lên quy trình onboarding hiệu quả, chi tiết nhất. Qua đó giúp nhân viên cảm thấy hài lòng với công việc, doanh nghiệp và gắn bó hơn, xác định đồng hành lâu dài cùng doanh nghiệp.