Payslip là gì? Ý nghĩa của Payslip với nhà quản lý?

125
Payslip là gì?

Payslip là thuật ngữ được nhắc tới rất nhiều bởi nó có vai trò đặc biệt quan trọng với cả nhà quản lý và người lao động? Vậy Payslip là gì? Ý nghĩa của Payslip với nhà quản lý như thế nào? Tham khảo ngay bài viết dưới đây trong chuyên mục Cẩm nang tuyển dụng của tuyendung.topcv.vn để có được những thông tin cụ thể và hữu ích nhé.

Payslip là gì?

Payslip là bảng lương hay phiếu tính lương do người sử dụng lao động cấp cho người lao động. Trong phiếu lương sẽ có số tiền cụ thể mà người lao động nhận được trong một khoảng thời gian cụ thể, có thể là 1 tháng hay 3 tháng, 6 tháng, 1 năm.

Payslip cũng có ý nghĩa như một văn bản xác nhận thu nhập chính thức cho người lao động. Hiện nay Payslip được phát hành với nhiều hình thức đa dạng như: email, bản in, bản điện tử. Việc lựa chọn loại định dạng nào thường phụ thuộc vào đặc điểm, quy mô cũng như phương pháp quản lý của mỗi doanh nghiệp.

Payslip là gì?
Payslip là gì?

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của internet và công nghệ hiện đại như ngày nay phiếu lương điện tử đang được không ít doanh nghiệp lựa chọn vì sự tiện lợi, thân thiện với người dùng và tiết kiệm chi phí.

Doanh nghiệp thường chi trả lương cho nhân viên sau khi bảng lương được phát hành khoảng một tuần hay vài ngày. Thời gian trả bảng lương nhanh hay chậm sẽ phụ thuộc rất nhiều vào mô hình quản trị của từng doanh nghiệp khác nhau.

Trong Payslip cần có những thông tin gì?

Thông thường trong phiếu lương sẽ có các khoản lương thưởng do doanh nghiệp chi trả cho người lao động, thông tin về doanh nghiệp và mỗi nhân sự được nhận lương.

Pháp luật nước ta có đưa ra định dạng tiêu chuẩn chung nhất cho bảng lương của nhân viên. Trong đó mỗi doanh nghiệp tuỳ vào đặc điểm, nhu cầu cụ thể để đưa ra kết cấu phiếu lương phù hợp và đảm bảo tính pháp lý.

Nhà quản lý cần nắm rõ các thông tin trong phiếu lương 
Nhà quản lý cần nắm rõ các thông tin trong phiếu lương 

Cụ thể trong phiếu lương doanh nghiệp phát cho người lao động sẽ bao gồm các thông tin dưới đây:

Thông tin về doanh nghiệp

Mục này sẽ bao gồm những thông tin liên quan như: tên doanh nghiệp, địa chỉ cụ thể, logo công ty, cách thức liên hệ, người liên hệ. Các thông tin này cho biết khoản lương được trả bởi doanh nghiệp nào và người lao động có thể liên lạc với ai nếu như muốn khiếu nại về số tiền được trả.

Thông tin của người lao động

Trong phiếu lương cũng bao gồm những thông tin chi tiết về người lao động như: mã nhân viên, họ tên, số chứng minh hay căn cước công dân, số điện thoại, địa chỉ cụ thể, bộ phận làm việc, chức vụ.

Nhà quản lý có thể không đề cập hết các thông tin này trong phiếu lương nhưng quan trọng cần ghi rõ tên nhân viên cũng như mã định danh của nhân viên. Điều này sẽ đảm bảo khoản lương được chi trả đúng người, đúng việc.

 Kỳ thanh toán lương, thời gian làm việc

Các thông tin này sẽ cho biết doanh nghiệp đang trả lương cho thời gian nào, bao nhiêu ngày làm việc của người lao động trong kỳ lương đó và thực lĩnh người lao động nhận được là bao nhiêu.

Phiếu lương sẽ bao gồm số tiền phải trả cho người lao động trong kỳ 
Phiếu lương sẽ bao gồm số tiền phải trả cho người lao động trong kỳ 

Căn cứ vào những thông tin này, HR sẽ tính được cụ thể số tiền cần chi trả đồng thời quản lý tốt thời gian sẽ trả lương cho nhân sự.

Lương cơ bản

Đây chính là khoản lương người lao động nhận được ở mỗi kỳ trả lương. Số tiền này sẽ được tính dựa vào mức lương cơ bản của nhân viên cũng như tổng số thời gian làm việc của họ.

Các khoản thu nhập khác

Ngoài khoản lương chính người lao động có thể nhận được các khoản phụ cấp hay tiền làm thêm giờ, trợ cấp tiền thưởng, v.vv chi tiết các khoản tiền thưởng là bao nhiêu phụ thuộc vào chính sách của mỗi doanh nghiệp cũng như thỏa thuận của người lao động và doanh nghiệp ngay từ lúc đầu.

Khoản khấu trừ lương

Đây cũng là các khoản sẽ được giảm trừ ra khỏi tổng thu nhập của người lao động trước khi việc chi trả lương được thực hiện. Những khoản này bao gồm chi phí bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập, bảo hiểm y tế, số tiền lương nhân viên tạm ứng trước trong kỳ lương.

Các khoản khấu trừ lương cũng là nội dung có trong Payslip 
Các khoản khấu trừ lương cũng là nội dung có trong Payslip 

Khoản lương thực nhận trong kỳ tính lương của nhân viên được tính bằng công thức: lấy tổng lương trừ đi các khoản khấu trừ kể trên.

Tổng tiền lương trong kỳ và số tiền thực nhận

Tức là khoản tiền lương người lao động được trả trong cả kỳ và số tiền thực tế họ sẽ nhận được sau khi trừ đi các khoản giảm trừ.

Hình thức thanh toán

Trong phiếu lương doanh nghiệp cũng sẽ ghi rõ hình thức người lao động nhận lương là tiền mặt hay chuyển khoản. Đây cũng là căn cứ quan trọng trong việc chi trả lương của các doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động.

Ý nghĩa của Payslip là gì?

Với những nội dung cụ thể như vậy Payslip có những ý nghĩa nhất định với doanh nghiệp và nhà quản lý:

Đối với doanh nghiệp

Nếu như với người lao động phiếu lương là bằng chứng cho thu nhập họ nhận được thì với doanh nghiệp phiếu lương là bằng chứng cho thấy họ đã trả lương cho nhân viên. Hơn nữa cũng cho thấy rõ số tiền họ trả cho mỗi nhân viên là bao nhiêu.

Giúp doanh nghiệp quản lý nguồn tài chính tốt hơn 
Giúp doanh nghiệp quản lý nguồn tài chính tốt hơn 

Hoạt động lập phiếu lương cụ thể giúp doanh nghiệp tính toán được chính xác những khoản tiền cần chi trả cho người lao động cũng như các khoản thuế kèm theo. Qua đó doanh nghiệp quản lý nguồn tài chính tốt hơn và đảm bảo minh bạch, công bằng trong hoạt động trả lương.

Phiếu lương cũng là tài liệu pháp lý có ý nghĩa quan trọng nếu xảy ra tranh chấp hay khiếu nại về lương giữa nhân viên với chủ doanh nghiệp. Trong trường hợp phát sinh sự cố liên quan payslip sẽ là bằng chứng quan trọng để xử lý vấn đề.

Hơn nữa với bảng lương được tính rõ ràng doanh nghiệp cũng cho thấy họ đã làm đúng cam kết trong hợp đồng. Điều này cũng khiến họ trở thành nhà tuyển dụng uy tín vì tôn trọng những điều đã cam kết trước đó với nhân viên.

Với nhà quản lý nhân sự

Việc lập phiếu lương các nhà quản lý cũng theo dõi và quản lý số tiền chi trả cho nhân viên một cách hiệu quả. Ngoài ra họ cũng có thể dùng payslip để tính toán những khoản khấu trừ liên quan đến lương như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, các khoản giảm trừ lương khác.

Giúp nhà quản lý theo dõi tài chính và quản lý nhân sự tốt hơn 
Giúp nhà quản lý theo dõi tài chính và quản lý nhân sự tốt hơn 

Hình thức nhận phiếu lương hiện nay là gì? 

Hiểu rõ Payslip là gì cũng giúp ta thấy được Payslip có thể được gửi đi bằng nhiều hình thức và kiểu định dạng khác nhau như: gửi qua email hay gửi trực tiếp, gửi bằng bản PDF, gửi bằng bản in giấy hay gửi bằng tệp online. 

Mỗi phương pháp này đều có tiện ích riêng mà hình thức trả lương truyền thống không thể có được. Ví dụ như doanh nghiệp có thể chuyển lương nhanh chóng và thân thiện hơn với nhân viên. Số tiền được trả cũng nằm trong tài khoản ngân hàng nên rất an tâm không lo bị đánh cắp hay làm rơi.

Hiện nay có nhiều hình thức phát phiếu lương 
Hiện nay có nhiều hình thức phát phiếu lương 

Ngoài ra hiện nay bảng lương điện tử cũng khá phổ biến được nhiều đơn vị doanh nghiệp sử dụng với nhiều tiện ích. Cả doanh nghiệp và người lao động đều có thể biết được những thông tin chi tiết liên quan đến bảng lương, những biến động liên quan. Do vậy hình thức này ngày càng được sử dụng rất phổ biến. 

Một số mẫu phiếu lương phổ biến hiện nay

Qua những thông tin cụ thể trên đây doanh nghiệp có thể nắm rõ về cấu trúc cũng như nội dung cụ thể của mỗi phiếu lương tiêu chuẩn. Nếu như vẫn cần tham khảo thêm để bắt đầu việc lập phiếu lương cho nhân viên, doanh nghiệp có thể tham khảo các mẫu phiếu lương dưới đây:

Mẫu phiếu lương tiếng Việt

Mẫu 01

Tên công ty:…..

Địa chỉ:….

PHIẾU LƯƠNG

Họ tên nhân viên:….

Mã nhân viên:….

Chức danh:….

Bộ phận làm việc:….

Kỳ thanh toán lương:….

Bảng lương chi tiết:

STTTiêu chíTổng số (VNĐ)
1Số ngày công 
2Ngày công chuẩn 
3Các khoản thu nhập 
3.1Lương cơ bản 
3.2Lương làm thêm giờ 
3.3Phụ cấp 
3.4Khoản cộng lương khác 
 Tổng cộng 
4Các khoản khấu trừ lương 
4.1Bảo hiểm bắt buộc 
4.2Thuế thu nhập 
4.3Tạm ứng 
4.4Các khoản giảm trừ lương khác 
 Tổng cộng 
5Lương thực lãnh 

** Lưu ý:

Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ…..

Người lập phiếu Người nhận

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Mẫu phiếu lương tiếng Anh

Mẫu 02

Name and address of the company:….

Contact details of the company:…

PAYSLIP

Employee Name:….

Employee ID:….

Position:….

Pay Period:….

Detail:

NoDescriptionAmount (VNĐ)
1Actual working 
2Standard working day 
3Earing 
3.1Basic Salary 
3.2Overtime 
3.3Allowance 
3.4Other 
 Total 
4Deductions 
4.1Insurance 
4.2Tax 
4.3Deposit 
4.4Other 
 Total 
5Net income 

** Note:

This payslip is a summary of your salary for the pay period mentioned above.

Please contact the HR department if you have any questions or concerns.

Với những chia sẻ trên đây hy vọng có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ Payslip là gì cũng như các nội dung cơ bản cần có trong phiếu lương.

Có thể thấy rằng chi phí mà doanh nghiệp cần bỏ ra để giữ chân nhân tài trong doanh nghiệp không hề nhỏ. Chính vì vậy để tránh tình trạng biến động nhân sự bên cạnh đưa ra chế độ đãi ngộ hấp dẫn doanh nghiệp cần chú trọng ngay từ quy trình tuyển dụng. Khi tuyển dụng đúng người, đúng việc, phù hợp với văn hoá doanh nghiệp sẽ hạn chế rủi ro đồng thời tiết kiệm chi phí cho quá trình tuyển dụng.

Doanh nghiệp cần chi trả lương hợp lý để giữ chân nhân tài 
Doanh nghiệp cần chi trả lương hợp lý để giữ chân nhân tài 

Một trong các hình thức tuyển dụng nhân sự hiệu quả đang được hơn 350.000 nhà tuyển dụng tại Việt Nam tin tưởng lựa chọn đó là đăng tin tuyển dụng lên các nền tảng uy tín như tuyendung.topcv.vn. Nhờ có kho dữ liệu hồ sơ ứng viên khổng lồ lên tới 5.500.000 hồ sơ với hơn 60% trong số này có tới hơn 3 năm kinh nghiệm ở nhiều lĩnh vực. Đây là nguồn ứng viên tiềm năng chất lượng cho các doanh nghiệp khi cần tuyển dụng  nhân sự. 

Đặc biệt nhờ ứng dụng thành công trí tuệ nhân tạo Toppy AI trong tuyển dụng giúp doanh nghiệp và nhà tuyển dụng tiếp cận được với những ứng viên tiềm năng, phù hợp với yêu cầu và văn hoá doanh nghiệp. Nhờ đó quá trình  tuyển dụng đạt được hiệu quả cao hơn, doanh nghiệp nhanh chóng tìm được nhân sự phù hợp sẽ tiết kiệm cả thời gian và chi phí.

Mong rằng với những chia sẻ trên đây có thể giúp các doanh nghiệp hiểu rõ Payslip là gì? cũng như tầm quan trọng của Payslip với doanh nghiệp và với công tác quản lý nhân sự, giữ chân nhân tài của mỗi đơn vị. Từ đó có giải pháp quản lý nhân sự tốt hơn, hạn chế các rủi ro về nguồn nhân lực trong quá trình hoạt động.