Cách viết thư từ chối ứng viên sao cho khéo cho nhà tuyển dụng

82
thư từ chối ứng viên

Trong quá trình tuyển dụng, bên cạnh việc viết thư báo trúng tuyển và thư mời làm việc, đôi khi nhà tuyển dụng cũng cần viết thư từ chối ứng viên. Hành động này giúp nhà tuyển dụng và doanh nghiệp để lại ấn tượng tốt trong mắt ứng viên. Bài viết dưới đây tuyendung.topcv.vn giới thiệu đến các bạn một số nguyên tắc cần biết khi viết thư từ chối tuyển dụng.

Tầm quan trọng của việc gửi thư từ chối ứng viên

Có rất nhiều doanh nghiệp cần tuyển dụng nhân sự nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có thư từ chối ứng viên sau buổi phỏng vấn. Hành động quan tâm và thông báo kết quả buổi phỏng vấn với ứng viên không phù hợp có thể mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và nhà tuyển dụng. Cụ thể như sau:

Thư hay email từ chối ứng viên thể hiện sự trân trọng của doanh nghiệp với những ứng viên dự tuyển. Mặc dù không được chọn nhưng họ cũng dành thời gian, công sức để dự buổi phỏng vấn của doanh nghiệp. Bởi vậy họ cũng xứng đáng nhận phản hồi xem mình có được chọn hay không.

Thư từ chối ứng viên cũng thể hiện văn hóa doanh nghiệp
Thư từ chối ứng viên cũng thể hiện văn hóa doanh nghiệp

Nếu bạn gửi thư từ chối ứng viên với thái độ khéo léo có thể giúp ứng viên có những suy nghĩ tích cực, không bi quan và tìm kiếm cơ hội ở những vị trí khác. Bình thường trong thư tuyển dụng doanh nghiệp cũng có thể đề cập đến một số thông tin hữu ích để ứng viên rút kinh nghiệm và tiếp tục hoàn thiện bản thân.

Ngoài ra thư từ chối ứng viên giúp ứng viên có được ấn tượng tốt về doanh nghiệp. Đặc biệt khi họ có thiện cảm với doanh nghiệp có thể sẽ ứng tuyển lại ở các vị trí phù hợp hơn.

Nguyên tắc khi gửi thư từ chối ứng viên

Để thư từ chối ứng viên ít gây “sát thương” bạn cần triển khai nội dung khéo léo, đúng trọng tâm. Khi gửi thư từ chối tuyển dụng cần lưu ý các nguyên tắc sau đây:

Không từ chối ngay sau buổi phỏng vấn

Nhà tuyển dụng hay doanh nghiệp không nên từ chối ứng viên ngay lập tức vì sẽ ảnh hưởng đến cái tôi của họ. Ứng viên có thể sẽ cảm thấy chán nản, thất bại và có ấn tượng xấu về doanh nghiệp. Sau buổi phỏng vấn bạn nên dùng email viết thư từ chối ứng viên đồng thời đưa ra những lý do thích hợp. Như vậy sẽ giúp ứng viên cảm thấy bản thân được coi trọng và cố gắng hoàn thiện hơn.

Thể hiện thái độ lịch sự 

Trong thư từ chối ứng viên, doanh nghiệp nên dùng giọng văn lịch sự, tế nhị, nhã nhặn để ứng viên biết được lý do bị từ chối.

Không nên im lặng

Sau khi buổi phỏng vấn diễn ra dù không tuyển dụng ứng viên doanh nghiệp cũng cần thông báo lại cho họ biết. Không nên im lặng hoặc không hồi đáp gì cả, bạn nên cho ứng viên câu trả lời phù hợp để họ tìm cơ hội ở vị trí khác hoặc công ty khác. 

Đừng im lặng sau buổi phỏng vấn
Đừng im lặng sau buổi phỏng vấn

Nếu doanh nghiệp không gửi thư từ chối thì trong thông báo tuyển dụng nên ghi rõ thời gian quy định gửi email trúng tuyển. Nếu qua thời gian trên ứng viên không thấy có email thông báo trúng tuyển thì có thể hiểu là không trúng tuyển.

Không từ chối qua điện thoại

Thông báo từ chối ứng viên qua điện thoại sẽ gây mất thời gian cho cả doanh nghiệp và ứng viên. Giả sử ứng viên đang rất vui vẻ nhưng lại nhận được một cuộc điện thoại báo rằng đã trượt phỏng vấn. Thời điểm đó nhà tuyển dụng đã đặt ứng viên vào một tình huống khó xử. Vì vậy tốt nhất bạn nên viết email từ chối ứng viên để thông báo kết quả  phỏng vấn.

Nội dung thư từ chối ứng viên cần có nội dung gì?

Khi soạn email từ chối ứng viên, nhà tuyển dụng cần đề cập đến một số nội dung sau đây:

Thông tin cá nhân của ứng viên

Mở đầu thư bạn cần ghi rõ thông tin cá nhân của ứng viên như: họ tên, vị trí dự tuyển. Qua đó ứng viên có thể thấy được xem trọng hơn vì doanh nghiệp đánh giá kỹ lưỡng chứ không phải là email tự động gửi cho tất cả các ứng viên.

Lời cảm ơn đến ứng viên

Ứng viên khi dự tuyển phải tốn nhiều thời gian để đến các vòng phỏng vấn nhân sự của doanh nghiệp. Bởi vậy sau khi kết thúc quy trình tuyển dụng nhân sự, nhà tuyển dụng nên dành một vài lời cảm ơn ứng viên vì dành thời gian cho hoạt động tuyển dụng.

Gửi lời cảm ơn của nhà tuyển dụng đến ứng viên
Gửi lời cảm ơn của nhà tuyển dụng đến ứng viên

Phản hồi của nhà tuyển dụng

Đây cũng là nội dung quan trọng nhất của thư từ chối. Bạn cần đưa vào kết quả của quá trình tuyển dụng đồng thời giải thích lý do từ chối ứng viên. Nhà tuyển dụng cũng nên thể hiện nội dung ngắn gọn, súc tích và đưa ra lời giải thích mang tính xây dựng. Đây cũng là cách từ chối ứng viên để họ biết được  năng lực bản thân và hoàn thiện hơn trong tương lai.

Mời ứng tuyển vào dịp khác hoặc đề xuất vị trí

Sau cùng bạn có thể đề cập mong muốn ứng viên sớm tìm công việc mới. Nếu doanh nghiệp cùng thời điểm đang tuyển dụng những vị trí khác phù hợp với ứng viên bạn có thể gợi ý, đề xuất để ứng viên tiếp tục ứng tuyển. Hành động này thể hiện sự tôn trọng, đánh giá cao ứng viên từ phía doanh nghiệp.

Viết thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp và khéo léo là việc rất cần thiết nhưng không phải nhà tuyển dụng nào cũng hiểu rõ và biết cách. Mong rằng với những chia sẻ trên đây có thể giúp nhà tuyển dụng biết được những nguyên tắc viết thư từ chối vừa ấn tượng, vừa thuyết phục.

Ngoài ra doanh nghiệp muốn tìm kiếm ứng viên chất lượng, tiềm năng, phù hợp với các vị trí tuyển dụng có thể tham khảo và đăng tin tuyển dụng trên nền tảng uy tín của TopCV.vn là tuyendung.topcv.vn.