BCP là gì? Tất tần tật thông tin về BCP từ A – Z

Trong thời kỳ kinh tế có nhiều biến động, các tổ chức dần quan tâm nhiều hơn tới những phương án dự phòng rủi ro để đảm bảo luôn duy trì hoạt động kinh doanh, điển hình như kế hoạch BCP. Vậy BCP là gì? BCP có vai trò quan trọng như thế nào trong việc giúp doanh nghiệp khôi phục hoạt động sau khủng hoảng? Hãy cùng Blog Tuyển Dụng tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây!

BCP là gì?

Để ứng dụng BCP đúng cách và hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu rõ khái niệm về BCP được giải nghĩa như sau:

Định nghĩa chính xác về BCP

BCP là viết tắt của cụm từ Business Continuity Plan (Kế hoạch kinh doanh liên tục). Nội dung chính của BCP tập trung phân tích các nguy cơ tiềm ẩn nhằm đưa ra các chiến lược phù hợp để duy trì hoạt động kinh doanh trong thời kỳ khủng hoảng, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất.

BCP nên được thực hiện ngay từ những ngày đầu thành lập tổ chức, nghiên cứu và hoàn thiện theo sự phát triển của doanh nghiệp để cấu thành một kế hoạch hoàn chỉnh, sẵn sàng ứng dụng bất kỳ lúc nào.

Ví dụ về BCP

BCP được thể hiện khá rõ nét trong lĩnh vực quản trị nhân sự của các doanh nghiệp trong đại dịch COVID-19. Nhằm duy trì hoạt động, các doanh nghiệp đã áp dụng phương thức làm việc trực tuyến tại nhà, liên lạc và đào tạo nhân sự thông qua các nền tảng online, giúp đảm bảo hiệu suất lao động ngay cả trong thời gian bị giãn cách theo Chỉ thị 16.

Xem thêm: Quản trị nhân sự là gì? Vai trò của quản trị nhân sự

Vai trò của Business Continuity Planning

BCP là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp thuận lợi vượt qua những sự cố bất ngờ, cụ thể:

• Đối với nhân viên: Dựa vào BCP, nhân viên sẽ được định hướng rõ ràng về chiến lược xử lý khủng hoảng của doanh nghiệp, từ đó cấu thành lòng tin và lòng trung thành để cùng đồng hành với doanh nghiệp qua thời kỳ khó khăn.
• Đối với đối tác và khách hàng: Khi doanh nghiệp có quy trình xử lý khủng hoảng bài bản thì sẽ tạo được lòng tin với các đối tác và khách hàng. Đồng thời, BCP cũng là công cụ hữu ích để doanh nghiệp chứng minh về độ uy tín, sự chuyên nghiệp và khả năng mang lại lợi nhuận cho đối tác.
• Đối với tổ chức: BCP giúp doanh nghiệp xác định được tình hình nội bộ, từ đó hoạch định các chiến lược khả thi để đối phó khủng hoảng, đồng thời bảo toàn các nguồn lực tài nguyên để thuận lợi vượt qua thời kỳ khó khăn.

Quy trình xây dựng BCP – Kế hoạch kinh doanh liên tục CHUẨN

Để xây dựng một bản kế hoạch BCP toàn diện, các nhà quản trị cần tiến hành theo các bước như sau:

Bước 1. Xác định bối cảnh hoạt động

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định được bối cảnh hoạt động hiện tại để truy tìm những rủi ro tiềm ẩn. Cụ thể, doanh nghiệp cần vận dụng các công cụ phân tích để xác định những yếu tố như sau:

• Xác định những quy trình trọng yếu và những quy trình có thể tối giản để tiết kiệm tài nguyên.
• Xác định những yếu tố vi mô có thể giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động như nguồn vốn, nguồn cung, nhân lực, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, chiến dịch marketing,…
• Xác định những yếu tố vĩ mô tác động đến hoạt động của doanh nghiệp như chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội, xu hướng thị trường,…

Bước 2. Tiến hành Phân tích Tác động Kinh doanh (BIA)

Phân tích Tác động kinh doanh – Business Impact Analysis (BIA) là quá trình thu thập thông tin, đo lường mức độ ảnh hưởng và sắp xếp thứ tự ưu tiên xử lý các rủi ro. Để tiến hành làm BIA, các nhà quản trị cần xác định được những tài nguyên nòng cốt đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành doanh nghiệp như:

• Nhân sự: Doanh nghiệp cần thống kê lại số lượng nhân sự sẵn sàng làm việc, bao gồm thông tin chức vụ, vai trò đảm nhiệm và thông tin liên lạc.
• Nguồn cung: Doanh nghiệp cần nắm rõ thông tin liên lạc và khả năng cung ứng hàng hóa của các nhà cung cấp, các bên thứ ba.
• Cơ sở vật chất: Doanh nghiệp cần liệt kê số lượng máy móc còn sử dụng được như máy in, máy fax, máy tính,…
• Hàng tồn kho: Doanh nghiệp cần thống kê lại số lượng và hạn sử dụng của vật liệu, vật tư, hàng tồn trong kho.
• Dữ liệu: Doanh nghiệp cần lưu trữ và tạo tệp tổng hợp thông tin về các tài liệu điện tử quan trọng như hồ sơ, các loại biểu mẫu, các loại nghiên cứu/báo cáo, tài liệu kế toán – tài chính, bản sao lưu,…

Bước 3. Phát triển kế hoạch ứng phó

Sau khi xác định được nguồn lực nội tại và các rủi ro tác động đến doanh nghiệp, nhà quản trị cần dựa vào đó để phát triển các kế hoạch ứng phó, bao gồm 4 giai đoạn:

• Giai đoạn 1 – Ứng phó khẩn cấp: Nhà quản trị cần lập trước các kế hoạch xử lý khi có sự cố xảy ra một cách chi tiết và dễ hiểu để nhân viên có thể ứng phó kịp thời mà không cần chờ chỉ đạo của ban lãnh đạo. Điều này giúp doanh nghiệp bảo toàn được tối đa nhân sự và tài sản của công ty khi có khủng hoảng bất ngờ.
• Giai đoạn 2 – Quản lý khủng hoảng: Bản kế hoạch phải liệt kê chi tiết các dự đoán về tiến trình khủng hoảng và hoạch định trước những phản ứng hiệu quả cho doanh nghiệp. Đây là giai đoạn quan trọng mà ban lãnh đạo và các nhân sự nòng cốt cần theo dõi sát sao, ổn định nội bộ và đưa ra các quyết định đúng đắn để vận hành doanh nghiệp.
• Giai đoạn 3 – Phục hồi: Nhà quản trị cần thống kê các hoạt động trọng yếu cần khôi phục theo thứ tự ưu tiên, các nguồn cung ứng dự phòng và các phương án thay thế để doanh nghiệp thuận lợi vượt qua khủng hoảng.
• Giai đoạn 4 – Tái thiết: Doanh nghiệp cần thiết lập trước các biện pháp phòng ngừa dài hạn để đảm bảo các rủi ro không ảnh hưởng đến quá trình tái thiết. Ví dụ, sau đại dịch COVID-19, những nhân sự tiêm đủ 3 mũi vắc-xin mới có thể đi làm lại.

Bước 4. Thực hành và Đào tạo

Doanh nghiệp cần tuyên truyền rộng rãi và đào tạo kỹ lưỡng trong nội bộ, có thể thực hiện các buổi mô phỏng để nhân viên được thực hành ứng phó trước các trường hợp khủng hoảng. Điều này giúp nhân sự bình tĩnh và xử lý chính xác hơn khi gặp sự cố.

Bước 5. Kiểm tra và Cải tiến

Doanh nghiệp cần kiểm tra kiến thức và tốc độ phản ứng của nhân viên định kỳ để đảm bảo quá trình đào tạo có hiệu quả. Thông qua các buổi diễn tập, doanh nghiệp cần đánh giá lại tính khả thi của BCP và tiếp tục bổ sung, cải tiến thêm những kế hoạch hoàn thiện, phù hợp hơn.

Những nhân tố quyết định sự thành công của BCP

Để sản xuất ra một bản kế hoạch BCP hoàn chỉnh, doanh nghiệp không thể thiếu những nhân tố nòng cốt sau đây:

• Chủ tịch (BCP Chairman): Là người đánh giá cuối cùng để xem độ khả thi của kế hoạch. Nếu hợp lý, chủ tịch sẽ duyệt thông qua BCP để tiến hành đào tạo nội bộ.
• Đội phản ứng nhanh (Contingency Team): Là bộ phận bám sát tình hình thực tế để cập nhật thông tin liên tục, điều chỉnh và cải tiến các phương án đối phó, theo dõi và thực thi các phương án BCP đã được đề xuất để hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp.
• Đội ứng phó khẩn cấp và truyền thông (Emergency Response and Communication Team): Là bộ phận quản lý các đường dây liên lạc khẩn cấp và thông tin liên lạc của nhân sự nòng cốt, đồng thời thực hiện truyền thông nội bộ để xử lý khủng hoảng theo BCP.
• Đội kỹ thuật và IT (IT Technical Services Team): Là bộ phận hỗ trợ các vấn đề liên quan đến kỹ thuật của doanh nghiệp trong phạm vi phòng ban BCP.

3 lưu ý giúp tăng tỷ lệ thành công của BCP

Doanh nghiệp cần quan tâm những lưu ý sau đây để gia tăng tỷ lệ thành công khi thực hiện BCP:

• Hãy nhấn mạnh vai trò của đội ngũ lãnh đạo: Đội ngũ lãnh đạo cần đảm bảo kế hoạch BCP phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp, phân bổ nhân lực để thực thi BCP hiệu quả và đồng bộ, đề ra các quyết định kịp thời, đúng đắn trong quá trình thực hiện BCP, theo dõi quá trình truyền thông nội bộ.
• Đừng quên các hoạt động truyền thông nội bộ: Truyền thông nội bộ giúp nhân sự hiểu rõ vai trò của từng người, những việc cần làm trước, trong và sau khủng hoảng, đảm bảo quá trình thực thi BCP diễn ra nhất quán và thuận lợi. 
• Tận dụng tối đa nguồn lực từ công nghệ: Ứng dụng công nghệ trong việc điều hành, theo dõi và phân công công việc vừa giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, vừa giúp đảm bảo hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp khi xảy ra sự cố.

Như vậy, bài viết trên đã tóm tắt toàn bộ thông tin quan trọng về BCP là gì giúp doanh nghiệp và các nhà quản trị hiểu rõ hơn về cách thiết lập một bản kế hoạch kinh doanh liên tục hiệu quả.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm những nhân sự tài năng về mảng chiến lược, xử lý khủng hoảng, hãy đăng tin tuyển dụng tại Tuyendung.topcv.vn – nền tảng tuyển dụng trực tuyến hàng đầu Việt Nam với hơn 7.6 triệu ứng viên tham gia.

Khi đăng tải tuyển dụng trên TopCV bạn sẽ được cung cấp những tính năng, tiện ích khác phục vụ tối ưu hiệu quả các chiến dịch tuyển dụng của doanh nghiệp như gợi ý quy trình tuyển dụng, báo cáo thống kê hiệu quả tuyển dụng, gợi ý ứng viên tiềm năng theo từng lĩnh vực,…

Mọi thông tin cần được hỗ trợ và tư vấn chi tiết, bạn vui lòng liên hệ qua Hotline (024) 7107 9799 hoặc Email: cskh@topcv.vn để được tư vấn và khắc phục các vấn đề trong quá trình tuyển dụng ngay hôm nay. Chúc bạn thành công!