Chi phí là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tính toán doanh thu và kiểm soát lợi nhuận đạt được sau mỗi hoạt động kinh doanh. Trong bài viết sau đây, Blog Tuyển Dụng sẽ tổng hợp cho bạn đọc các loại chi phí trong doanh nghiệp thường gặp và cách tối ưu chi phí hiệu quả cho hoạt động sản xuất. Cùng theo dõi ngay nhé!
Chi phí là gì?
Theo lĩnh vực kinh tế – tài chính, chi phí được hiểu là toàn bộ số tiền mà doanh nghiệp phải chi trả để đạt được mục tiêu kinh doanh. Trong đó, chi phí được chia nhỏ thành nhiều khoản khác nhau tùy thuộc vào ngữ cảnh cụ thể và ngành hàng, có thể kể đến như: chi phí sản xuất, chi phí tiếp thị truyền thông, chi phí quản lý nhân sự,…
Ví dụ: Trong lĩnh vực quản lý nhân sự, một số chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả là chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo và phát triển, chi phí hành chính nhân sự,…
Để tiện quản lý và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các khoản chi phí, các nhà quản trị thường phân loại chúng thành các nhóm có cùng tính chất, cụ thể sẽ được trình bày trong nội dung phần sau.
Các loại chi phí trong doanh nghiệp
Tùy theo đặc tính của từng ngành hàng mà mỗi doanh nghiệp sẽ có cách phân loại chi phí thành các nhóm khác nhau. Tuy nhiên, phần lớn doanh nghiệp sẽ sử dụng phân loại theo 5 nhóm chi phí sau đây:
Chi phí cố định
Chi phí cố định (Fixed Cost) hay còn gọi là định phí, được ký hiệu trong ngôn ngữ kế toán là FC. Chi phí cố định là tổng số tiền mà doanh nghiệp bắt buộc phải chi trả để duy trì hoạt động kinh doanh và sẽ không thay đổi vì bất kỳ yếu tố gì trong một khoảng thời gian nhất định.
Ví dụ: Mức lương và phúc lợi nhân sự như bảo hiểm, nghỉ phép,… được xem là chi phí cố định trong thời gian hợp đồng lao động còn hiệu lực.
Thông thường, chi phí cố định sẽ được chia thành các nhóm nhỏ dựa trên yếu tố quản lý, bao gồm:
- Chi phí cố định bắt buộc: Là khoản tiền bắt buộc phải chi trả và không thể trì hoãn trong bất kỳ tình huống nào như tiền thuê nhà, tiền điện, tiền thuê máy móc,…
- Chi phí cố định không bắt buộc: Là khoản tiền cần thiết cho hoạt động kinh doanh nhưng có thể thay thế bằng nhiều phương án khác như tiền tăng ca, tiền bổ sung nhân sự, tiền quảng cáo,…
Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp sẽ áp dụng cách phân loại chi phí cố định khác, bao gồm 2 nhóm nhỏ dựa trên yếu tố phân bổ như:
- Chi phí cố định định kỳ: Là số tiền mà doanh nghiệp cần chi trả định kỳ như tiền thuê nhà theo tháng, tiền lương nhân viên theo tháng,…
- Chi phí cố định có thể phân bổ: Là số tiền mà doanh nghiệp cần chi trả trong 1 lần để sử dụng các tài nguyên trong thời gian dài. Số tiền này sẽ được chia nhỏ để tính chi phí cố định cho mỗi tháng/quý/năm.
Chi phí biến đổi
Chi phí biến đổi (Variable Cost) hay còn gọi là biến phí, được ký hiệu là VC trong ngôn ngữ kế toán. Chi phí biến đổi có thể tăng hoặc giảm tùy thuộc vào tình hình sản xuất của doanh nghiệp.
Ví dụ: Trong trường hợp doanh nghiệp cần điều động nhân viên làm thêm giờ thì chi phí trả lương tăng ca được xem là chi phí biến đổi.
Thông thường, chi phí biến đổi được chia thành 3 loại chính dựa trên mối tương quan giữa tổng chi phí và sản lượng sản xuất như sau:
- Chi phí biến đổi tuyến tính: Là các khoản phí tăng giảm tỷ lệ thuận với sản lượng hàng đầu ra của doanh nghiệp như chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu,…
- Chi phí biến đổi cấp bậc: Là các khoản phí biến đổi nhưng ở mức độ lớn hơn, thường dùng để thúc đẩy một hoạt động nào đó, ví dụ như chi phí nâng cấp cơ sở vật chất, chi phí mở rộng trụ sở,…
- Chi phí biến đổi dạng cong: Đây là loại phí biến đổi khó phát hiện nhất vì khả năng tăng giảm không tuân theo một tỷ lệ xác định nào.
Do tính chất của chi phí biến đổi có thể thay đổi theo mức độ sản xuất nên doanh nghiệp có thể truy tìm tác nhân chính mà chi phí này phụ thuộc trong từng trường hợp, từ đó có các chính sách điều chỉnh để tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Chi phí trực tiếp
Chi phí trực tiếp (Direct Cost – DC) là những khoản chi phí liên quan trực tiếp tới hoạt động sản xuất như chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu,… Chi phí trực tiếp có thể tính được trên từng đơn vị một sản phẩm/dịch vụ.
Ví dụ: Trong một đợt tuyển dụng nhân sự, chi phí để thực hiện các hoạt động đăng tin tuyển dụng được xem là chi phí trực tiếp, có thể tính trên số bài đăng.
Chi phí gián tiếp
Chi phí gián tiếp (Indirect Cost – IC) cũng là những khoản chi phí không liên quan trực tiếp tới hoạt động sản xuất nhưng bổ trợ cho hoạt động sản xuất được diễn ra trơn tru như tiền điện, tiền thuê mặt bằng,… Do đó, chi phí gián tiếp thường tính theo nhóm hoặc theo tổng, không thể định lượng trên một đơn vị sản phẩm/hàng hóa.
Ví dụ: Cũng trong cùng một đợt tuyển dụng như trên, doanh nghiệp cần trả chi phí điện dùng để đăng tin tuyển dụng, đây là chi phí gián tiếp vì không liên quan trực tiếp tới hoạt động tuyển dụng và rất khó xác định chi phí cụ thể trên từng bài đăng.
Chi phí vận hành
Chi phí vận hành (Operating Cost – OC) là tổng số tiền mà doanh nghiệp phải trả để duy trì trạng trạng thái hoạt động. Chi phí vận hành có thể là chi phí cố định hoặc biến đổi tùy theo từng trường hợp và thời điểm đánh giá.
Tuy nhiên, chi phí vận hành cũng rất khó chia nhỏ để tính trên từng đơn vị sản phẩm/dịch vụ. Do đó, các doanh nghiệp thường tính chi phí vận hành theo ngày, tháng, quý hoặc năm.
Ví dụ: Xét trên lĩnh vực nhân sự, chi phí vận hành của bộ phận nhân sự của một doanh nghiệp có thể là lương và thưởng, chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo, chi phí điện/nước/internet, chi phí mua sắm dụng cụ văn phòng phẩm,…
Cách quản lý chi phí và tăng cường dòng tiền trong doanh nghiệp
Quản lý chi phí trong doanh nghiệp luôn là vấn đề nan giải mà các nhà quản trị phải tìm cách giải quyết để không bị lãng phí tiền bạc vào những hoạt động không cần thiết. Để biết cách tối ưu chi phí trong doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo một số gợi ý sau đây:
- Xác định rõ từng khoản chi phí: Doanh nghiệp cần tổng hợp tất cả các khoản chi phí theo từng bộ phận để hiểu rõ mục đích thanh toán từng loại chi phí là gì, phân loại được chi phí bắt buộc và không bắt buộc để cắt giảm vào kỳ sau.
- Tận dụng công nghệ: Đầu tư vào công nghệ giúp doanh nghiệp đẩy mạnh hiệu suất hoạt động trong thời đại mới, từ đó giảm thiểu các chi phí không cần thiết. Ví dụ, bạn có thể chọn đăng tin tuyển dụng trên TopCV thay vì đăng rải rác ở các trang mạng xã hội để tiện quản lý tập trung, nhanh chóng tuyển dụng được nhân sự phù hợp, giảm chi phí tăng ca cho nhân sự cũ trong thời gian chờ bổ sung.
- Lập kế hoạch dự toán chi phí: Doanh nghiệp cần lập một bản kế hoạch dự toán chi phí để dự kiến được tổng số chi, đồng thời theo dõi để cập nhật các khoản chi mới và loại bỏ các chi phí không cần thiết để tối ưu tổng chi phí.
- Theo dõi và kiểm soát chi phí: Doanh nghiệp cần theo dõi từng hoạt động trong nội bộ và xem xét khả năng tiết kiệm chi phí mà không ảnh hưởng đến hoạt động đó, ví dụ như tắt máy lạnh ở khu làm việc vào giờ nghỉ trưa.
- Đầu tư vào việc đào tạo nhân sự: Doanh nghiệp nên đầu tư vào việc đào tạo nhân sự để nâng cao chuyên môn của nhân viên, từ đó giúp nhân viên tăng tốc độ hoặc tăng hiệu suất công việc trong cùng một điều kiện tài nguyên, giúp công ty tiết kiệm chi phí lâu dài.
Những câu hỏi thường gặp
Chi phí có phải là giá trị dòng tiền ra của doanh nghiệp không?
Chi phí không phải là giá trị dòng tiền ra của doanh nghiệp. Chi phí là số tiền duy trì hoạt động được tính cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định. Trong cùng một điều kiện thời gian, giá trị dòng tiền ra là số tiền đã rút ra từ ngân sách của doanh nghiệp.
Ví dụ: Trong tháng 1, doanh nghiệp chi 600.000.000 VND để mua các khóa học đào tạo nhân sự với thời hạn là 6 tháng. Vậy giá trị dòng tiền ra của tháng 1 là 600.000.000 VND, tuy nhiên chi phí đào tạo nhân sự của tháng 1 sẽ là: 600.000.000 / 6 = 100.000.000 VND.
Thuế có được tính là chi phí không?
Thuế có thể được tính là chi phí tùy từng trường hợp mà doanh nghiệp được trừ hoặc không trừ vào thu nhập sau thuế theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC, sửa đổi, bổ sung bởi Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC.
Ví dụ: Nếu doanh nghiệp khấu trừ lương của nhân viên để đóng thuế thu nhập cá nhân thì không được tính vào chi phí. Ngược lại, nếu doanh nghiệp đóng 1 phần hoặc toàn bộ thuế cho nhân viên (không khấu trừ lương) thì có thể tính số tiền đó vào chi phí.
Bài viết trên đã tổng hợp các loại chi phí trong doanh nghiệp thường gặp giúp bạn dễ dàng phân loại các khoản chi, đồng thời gợi ý một số cách hiệu quả giúp doanh nghiệp quản lý chi phí tối ưu.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tìm một giải pháp tiết kiệm chi phí tuyển dụng nhân sự mà vẫn đạt hiệu quả tuyển dụng cao thì nên lựa chọn đăng tin tuyển dụng trên nền tảng tuyển dụng nhân sự trực tuyến thông minh – Tuyendung.topcv.vn. Tại đây, nhà tuyển dụng có thể kết nối với hàng ứng viên tài năng, giúp bạn nhanh chóng tìm được nhân tài phù hợp với công ty trong giới hạn chi phí tối ưu nhất.
