Tổng hợp quy định về chi phí đào tạo nhân viên tổ chức cần nắm rõ

4141
Tổng hợp quy định về chi phí đào tạo nhân viên tổ chức cần nắm rõ
Chi phí đào tạo nhân viên

Việc đầu tư vào đào tạo nhân viên đồng nghĩa với việc phải chi trả chi phí phát sinh từ quá trình này. Do đó, các tổ chức cần phải nắm rõ các quy định về chi phí đào tạo nhân viên để có thể thực hiện một cách hiệu quả và tiết kiệm. Cùng Tuyendung.TopCV.vn tìm hiểu cụ thể hơn về vấn đề này nhé.

Chi phí đào tạo cho nhân viên là gì?

Chi phí đào tạo nhân viên được quy định tại Khoản 3, Điều 62 của Bộ luật Lao động. Theo đó, tóm tắt khái niệm về chi phí đào tạo nhân viên như sau:

Chi phí đào tạo nhân viên bao gồm các khoản chi phí có chứng từ hợp lệ liên quan đến chi trả cho người dạy, trường, lớp, các tài liệu học tập, thiết bị, máy, vật liệu thực hành cùng như các khoản chi phí hỗ trợ khác cho người học. Khoản chi phí này cũng bao gồm tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) cho người lao động. Trong trường hợp họ được cử đi đào tạo ở nước ngoài, chi phí đào tạo này sẽ bao gồm cả chi phí sinh hoạt, đi lại trong thời gian đào tạo ở nước ngoài đó.

Cần nắm rõ về chi phí đào tạo để sử dụng nguồn ngân sách vốn hiệu quả
Cần nắm rõ về chi phí đào tạo nhân viên để sử dụng nguồn ngân sách vốn hiệu quả

Tổng hợp quy định về chi phí đào tạo nhân viên

Những quy định về chi phí đào tạo nhân viên dưới đây sẽ giúp ích cho doanh nghiệp trong quá trình vận hành hoạt động, nâng cao chất lượng nguồn nhân sự hiệu quả hơn. Bao gồm như sau:

Căn cứ pháp lý liên quan đến chi phí đào tạo nhân viên

Trước khi đến với những quy định liên quan đến chi phí đào tạo nhân viên, bạn cần hiểu những quy định này dựa trên căn cứ pháp lý nào. Dưới đây là những quy định pháp luật được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho bài viết hôm nay. Bao gồm:

Có nhiều quy định pháp luật liên quan đến chi phí đào tạo nhân sự
Có nhiều quy định pháp luật liên quan đến chi phí đào tạo nhân sự

Chi phí đào tạo nhân viên có đưa vào tính thuế TNDN không?

Quy định về mức tính thuế Thu nhập doanh nghiệp đối với các khoản chi phí cho hoạt động đào tạo được nêu tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, Điều 4. Theo đó, các chi phí đào tạo nhân viên cho người lao động tại doanh nghiệp sẽ được đưa vào phần chi phí hợp lý khi thực hiện tính thuế TNDN khi có đầy đủ các loại chứng từ, hóa đơn cần thiết. Bao gồm các loại chứng từ, hồ sơ, tài liệu, hóa đơn sau:

  • Văn bản ban hành quyết định đào tạo cho nhân viên và cho nhân viên tham gia vào quá trình đào tạo.
  • Hợp đồng lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động/doanh nghiệp.
  • Bản cam kết tiếp tục làm việc tại tổ chức sau khi hoàn thành khóa đào tạo được cung cấp.
  • Hóa đơn liên quan đến học phí, các loại chứng từ thanh toán. Trường hợp hóa đơn trên 20 triệu đồng phải thực hiện theo hình thức chuyển khoản.
  • Quy chế về lương, thưởng của doanh nghiệp cùng các quy định liên quan đến đào tạo.
Chi phí đào tạo có thể được đưa vào khi thực hiện tính thuế TNDN
Chi phí đào tạo có thể được đưa vào khi thực hiện tính thuế TNDN

Chi phí đào tạo có tính thuế TNCN không?

Bên cạnh thuế TNDN, chi phí đào tạo nhân viên và thuế Thu nhập cá nhân cũng là một vấn đề mà người lao động và doanh nghiệp cần quan tâm. Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC, Điều 2, Khoản 2 về vấn đề này được tóm tắt như sau:

Đối với những khoản chi trả hộ tiền đào tạo nâng cao tay nghề, trình độ cho người lao động phù hợp với nghiệp vụ, công việc chuyên môn của người lao động, được thực hiện theo kế hoạch của đơn vị đang sử dụng người lao động thì sẽ không tính vào thu nhập của người lao động đó. Vì vậy, khoản chi phí đào tạo sẽ không được tính vào thuế TNCN của người lao động.

Tìm hiểu thêm: 

Chi phí đào tạo sẽ không tính vào thuế TNCN của người lao động
Chi phí đào tạo sẽ không tính vào thuế TNCN của người lao động

Có được khấu trừ thuế GTGT với chi phí đào tạo không?

Chi phí đào tạo nhân viên có được khấu trừ thuế Giá trị Gia tăng hay không cũng là một quy định liên quan mà người lao động, doanh nghiệp cần nắm rõ. Câu trả lời cho vấn đề này được quy định tại Thông tư số 219/2013/TT-BTC ở Điều 14, Điều 4. Tóm tắt câu trả lời như sau:

  • Thuế GTGT đầu vào của dịch vụ, hàng hóa dùng cho kinh doanh, sản xuất hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT sẽ được khấu trừ toàn bộ. Vì vậy, nếu trong hóa đơn liên quan đến chi phí cử nhân viên đi học có thuế GTGT thì sẽ được khấu trừ phần thuế này đầu vào.
  • Cần lưu ý một số trường hợp khác sẽ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT được quy định tại Điều 4, trong đó có chi phí bỏ ra cho nhân sự tham gia các khóa đào tạo theo quy định của pháp luật. Đồng nghĩa với việc các đơn vị dạy học, dạy nghề khi thực hiện đào tạo cho nhân viên của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật sẽ xuất hóa đơn không có thuế GTGT và chỉ cần hạch toán chi phí hợp lý.
Tùy trường hợp để xác định có được khấu trừ thuế GTGT với chi phí đào tạo không
Tùy trường hợp để xác định có được khấu trừ thuế GTGT với chi phí đào tạo không

Trường hợp người lao động bồi thường chi phí đào tạo

Tuy trong kế hoạch đào tạo nhân viên, doanh nghiệp có trách nhiệm chi trả các khoản chi phí đào tạo, nhưng trong một số trường hợp, người lao động sẽ phải bồi thường khoản chi phí này. Cụ thể như sau:

  • Người lao động tự ý đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đã ký kết trong thời gian tham gia kế hoạch đào tạo.
  • Khi người lao động – người sử dụng lao động có các thỏa thuận, cam kết về bồi thường liên quan đến chi phí đào tạo nhân viên trước đó.
  • Cán bộ, viên chức, công chức được cử đi đào tạo theo pháp luật nhưng tự ý nghỉ ngang hoặc không tham gia đầy đủ quá trình đào tạo.
  • Cán bộ, viên chức, công chức sau khi hoàn thành chương trình đào tạo, được cấp đầy đủ chứng chỉ/bằng cấp xác nhận nhưng chưa phục vụ đủ thời gian cam kết việc làm, công vụ, nhiệm vụ tại doanh nghiệp, cơ quan mà tự ý đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động.
Người lao động sẽ phải bồi thường chi phí đào tạo trong một số trường hợp
Người lao động sẽ phải bồi thường chi phí đào tạo trong một số trường hợp

Bên cạnh những trường hợp trên, người lao động sẽ không phải bồi thường chi phí đào tạo nếu:

  • Người lao động là phụ nữ mang thai phải chấm dứt học nghề/hợp đồng lao động theo xác nhận của cơ quan, tổ chức y tế có thẩm quyền về việc tiếp tục khóa đào tạo có thể ảnh hưởng tới thai nhi.
  • Người lao động thực hiện chấm dứt hợp đồng lao động theo đúng quy định pháp luật.
  • Doanh nghiệp không thực hiện giao kết hợp đồng lao động với người lao động sau khi đã học nghề xong.

Tìm hiểu thêm: 

Mức người lao động phải bồi thường chi phí đào tạo

Tùy thuộc vào từng thỏa thuận, cam kết với giữa người lao động và cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hoặc người sử dụng lao động, mức bồi thường chi phí đào tạo sẽ khác nhau. Tuy vậy, bạn có thể tham khảo mức bồi thường chi phí đào tạo theo công thức sau:

S = F/T1 * (T1 – T2)

Trong đó:

  • S = chi phí bồi thường người lao động phải trả.
  • F = tổng chi phí đào tạo do cơ quan, doanh nghiệp cử cán bộ, viên chức, công chức, người lao động đi học phải chi trả thực tế cho 01 người.
  • T1 = thời gian yêu cầu, cam kết mà người lao động phải thực hiện làm việc tại doanh nghiệp, cơ quan sau khi hoàn thành khóa đào tạo, tính theo tháng làm tròn.
  • T2 = thời gian đã phục vụ, làm việc tại cơ quan, doanh nghiệp sau đào tạo, tính theo tháng làm tròn.
Bồi thường chi phí đào tạo bao nhiêu tùy thuộc vào tình hình thực tế
Bồi thường chi phí đào tạo bao nhiêu tùy thuộc vào tình hình thực tế

Chi phí đào tạo nhân viên bao gồm những gì?

Chi phí đào tạo nhân viên thường bao gồm những chi phí tham khảo như sau:

Chi phí đào tạo cơ bản: Đây là những chi phí liên quan đến việc cung cấp cho nhân sự các kiến thức cơ bản về công việc và nghiệp vụ của công ty. Chi phí này có thể bao gồm việc tổ chức các khóa học, mua sách, bài giảng, video hướng dẫn, v.v..

Chi phí đào tạo nâng cao: Đây là những chi phí liên quan đến việc cung cấp cho nhân sự các kiến thức nâng cao hơn về một lĩnh vực cụ thể. Chi phí này có thể bao gồm các chứng chỉ, khóa học chuyên sâu hoặc các khoá học đào tạo đặc biệt.

Chi phí đào tạo thường xuyên: Đây là những chi phí liên quan đến việc cập nhật kiến thức và kỹ năng của nhân sự định kỳ trong doanh nghiệp. Chi phí này có thể bao gồm việc tổ chức các buổi hội thảo, các cuộc thi, các trò chơi giáo dục, v.v..

Chi phí giảng viên: Đây là những chi phí liên quan đến việc thuê giảng viên hoặc nhân viên của công ty để giảng dạy các khóa học.

Chi phí vận động: Đây là những chi phí liên quan đến việc di chuyển của nhân viên để tham gia các khóa học hoặc các buổi hội thảo.

Chi phí thiết bị và phần mềm: Đây là những chi phí liên quan đến việc mua sắm thiết bị và phần mềm để nhân viên có thể thực hành, rèn luyện các kỹ năng mới.

Chi phí thời gian: Đây là những chi phí liên quan đến việc nhân viên phải dành thời gian để tham gia các khóa học hoặc các buổi hội thảo.

Nên lưu ý các chi phí tiềm ẩn khi tính chi phí đào tạo cho nhân sự
Nên lưu ý các chi phí tiềm ẩn khi tính chi phí đào tạo cho nhân viên

Như vậy, để thực hiện việc đầu tư vào đào tạo nhân viên một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí, các tổ chức cần nắm rõ các quy định về chi phí đào tạo nhân viên. Hy vọng với bài viết trong chuyên mục giải pháp tuyển dụng ngày hôm nay sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.

Bên cạnh đó, đừng quên truy cập ngay vào nền tảng đăng tin tuyển dụng TopCV.vn. Tại đây, bạn có thể tìm kiếm thêm về các giải pháp quản trị và tuyển dụng nhân sự. Bạn cũng có tiếp cận với những thông tin hữu ích khác liên quan trên TopCV.