Hồ sơ nguyên tắc là tài liệu quan trọng trong quá trình quản trị doanh nghiệp mà bạn nên tìm hiểu. Vậy, hồ sơ nguyên tắc là gì? Hãy cùng Blog Tuyển Dụng tìm hiểu rõ hơn về khái niệm hồ sơ nguyên tắc là gì trong bài viết ngày hôm nay nhé.
Hồ sơ nguyên tắc là gì?
Hồ sơ nguyên tắc là một tập hợp các tài liệu pháp lý và hướng dẫn nghiệp vụ quy định cụ thể về hoạt động của một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân. Hồ sơ nguyên tắc định rõ các quy định và nguyên tắc cơ bản mà tổ chức hoặc cá nhân cần tuân thủ để đảm bảo tính hợp pháp và chất lượng trong công tác của họ.
Sự khác nhau của hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc là gì?
Hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc là hai loại hồ sơ quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên, giữa hai loại hồ sơ này sẽ có một số điểm khác biệt cơ bản mà bạn nên biết như sau:
| Nội dung | Tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định | Tập hợp các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết một công việc cụ thể |
| Chủ sở hữu | Cơ quan, tổ chức, cá nhân | Cá nhân, bộ phận, tổ chức |
| Mục đích | Cung cấp căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc | Lưu trữ thông tin, tài liệu phục vụ công tác quản lý, điều hành |
| Tài liệu | Bản chính hoặc bản sao các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn | Bản chính hoặc bản sao các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết công việc |
| Thời hạn lưu trữ | Theo quy định của pháp luật | Theo quy định của pháp luật hoặc theo yêu cầu quản lý |
| Bảo quản | Tại phòng/ban văn thư | Tại nơi làm việc của cá nhân, bộ phận, tổ chức |
| Quyền xem xét | Có thể xem xét chung trong tập thể | Chỉ có cá nhân, bộ phận, tổ chức liên quan mới được xem xét |
Mục đích của lập hồ sơ nguyên tắc là gì?
Hồ sơ nguyên tắc được lập để phục vụ cho những mục đích sau:
- Cung cấp căn cứ pháp lý cho công tác quản lý, điều hành, hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
- Giúp các cơ quan, tổ chức, cá nhân dễ dàng tra cứu, tìm hiểu các văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định.
- Đảm bảo tính pháp lý, chính xác trong quá trình giải quyết công việc.
Nguyên tắc cần biết khi lập hồ sơ nguyên tắc là gì?
Việc lập hồ sơ nguyên tắc đúng quy định sẽ giúp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, góp phần đảm bảo tính pháp lý, chính xác trong quá trình giải quyết công việc. Dưới đây là một số nguyên tắc cần biết khi lập hồ sơ nguyên tắc:
- Đúng đối tượng, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
- Đúng nội dung và phải bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định.
- Đúng thời hạn và có thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Hồ sơ nguyên tắc được lập phải được sắp xếp, phân loại theo đúng trình tự, logic.
- Đảm bảo đúng hình thức, quy cách theo quy định của doanh nghiệp và không được trái với quy định của pháp luật.
Quy trình thiết lập hồ sơ nguyên tắc
Để thiết lập hồ sơ nguyên tắc, bạn có thể tham khảo quy trình sau đây:
Bước 1: Xác định vấn đề cần lập hồ sơ nguyên tắc
Nhiệm vụ đầu tiên là xác định vấn đề nào cần lập hồ sơ nguyên tắc. Ở bước này, bạn cần:
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân để dự kiến những vấn đề cần lập hồ sơ nguyên tắc.
- Xác định vấn đề cụ thể mà hồ sơ nguyên tắc sẽ áp dụng để giải quyết công việc hàng ngày.
- Dựa vào nhiệm vụ và chức năng của tổ chức hoặc cơ quan để xác định hồ sơ cần lập.
Tìm hiểu thêm: Mẫu hợp đồng lao động theo Bộ luật Lao động cập nhật mới nhất
Bước 2: Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ
Tiến hành thu thập các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn có liên quan đến vấn đề đã xác định ở bước 1. Việc thu thập cần được thực hiện thường xuyên và từ nhiều nguồn khác nhau. Bạn có thểsử dụng nhiều nguồn khác nhau như văn bản từ cơ quan, thông tin trên báo chí, tạp chí hoặc từ các nguồn tài liệu hữu ích khác.
Tìm hiểu thêm: 4 mẫu thông báo về việc cắt giảm nhân sự tinh tế và phương án đề xuất
Bước 3: Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ
Sau khi đã thu thập đầy đủ những loại văn bản, tài liệu, bạn cần phải sắp xếp chúng trong hồ sơ nguyên tắc. Bạn có thể sắp xếp các văn bản và tài liệu trong hồ sơ nguyên tắc dựa trên thời gian ban hành. Việc sắp xếp theo ngày, tháng, và năm sẽ giúp bạn dễ tra cứu và hiểu rõ quá trình phát triển vấn đề trong hồ sơ nguyên tắc.
Hy vọng với bài viết trong chuyên mục Quản trị doanh nghiệp ngày hôm nay, bạn đã hiểu hơn về hồ sơ nguyên tắc là gì. Việc lập hồ sơ nguyên tắc đúng quy định sẽ giúp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, góp phần đảm bảo tính pháp lý, chính xác trong quá trình giải quyết công việc.
Nếu bạn đang tìm kiếm nhân sự để hỗ trợ công tác lập hồ sơ nguyên tắc, hãy truy cập ngay nền tảng tuyển dụng TopCV.vn. Tại đây, bạn có thể tìm thấy hơn 6.9 triệu hồ sơ ứng viên chất lượng, phù hợp với nhu cầu tuyển dụng của mình.
Tham khảo ngay dịch vụ đăng tin tuyển dụng trên TopCV.vn để tìm được ứng viên phù hợp cho công việc lập hồ sơ nguyên tắc của doanh nghiệp bạn nhé.
Tìm hiểu thêm: Mẫu đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
