Cách viết & mẫu thư thông báo kết quả phỏng vấn chuyên nghiệp

1048
mẫu thư thông báo kết quả phỏng vấn

Bất cứ ứng viên nào sau khi tham gia các buổi phỏng vấn xin việc đều muốn nhận kết quả từ nhà tuyển dụng. Do đó dù họ có trúng tuyển hay không, nhà tuyển dụng cũng nên gửi thư thông báo kết quả cho họ. Vậy vì sao cần gửi thư thông báo kết quả phỏng vấn? Mẫu thư thông báo kết quả phỏng vấn như thế nào? Bài viết dưới đây trong chuyên mục cẩm nang tuyển dụng của tuyendung.topcv.vn sẽ giúp các bạn giải đáp những thắc mắc này.

Vì sao nên gửi thư thông báo kết quả phỏng vấn?

Sau buổi phỏng vấn, dù ứng viên có trúng tuyển hay không vẫn cần gửi thư thông báo kết quả cho họ với mục đích sau đây:

  • Giúp ứng viên dễ dàng liên lạc với nhà tuyển dụng, tạo mối liên kết giữa ứng viên với đơn vị sử dụng lao động.
  • Là lời khẳng định từ phía nhà tuyển dụng về tiềm năng của ứng viên
  • Cung cấp thông tin trúng tuyển hay không trúng tuyển từ nhà tuyển dụng
  • Thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, giúp ứng viên có những phản hồi, đánh giá tích cực về doanh nghiệp và việc làm đăng tuyển.
  • Thư thông báo với những phản hồi tích cực và trung thực của nhà tuyển dụng giúp ứng viên cải thiện bản thân. Đồng thời giúp họ trở thành ứng viên phù hợp nếu sau này có vị trí tuyển dụng phù hợp.
  • Giúp ứng viên cố gắng với cơ hội khác, không còn vướng mắc với doanh nghiệp.
mẫu thư thông báo kết quả phỏng vấn
Mẫu thư thông báo kết quả phỏng vấn có vai trò quan trọng

Mẫu thư thông báo kết quả phỏng vấn

Thư thông báo kết quả phỏng vấn giúp doanh nghiệp thông báo những thông tin quan trọng về công việc. Cụ thể có 2 trường hợp là trúng tuyển và không trúng tuyển.

Mẫu thư thông báo không trúng tuyển

Thực tế cho thấy, số lượng ứng viên tham gia phỏng vấn luôn lớn hơn nhu cầu cần tuyển. Do đó cơ hội vượt qua phỏng vấn cũng không nhiều, chắc chắn sẽ có ứng viên trúng tuyển và ứng viên bị loại. Nhà tuyển dụng cần viết thư sao cho vừa tinh tế vừa thể hiện rõ ý đồ của mình. Nên đề cập tới các nội dung sau đây:

Thông tin cá nhân của ứng viên

Mặc dù họ không trúng tuyển nhưng bạn vẫn cần đề cập thông tin đầy đủ từ tên riêng tới vị trí họ ứng tuyển.

Lời cảm ơn

Hãy cảm ơn ứng viên vì đã quan tâm đến doanh nghiệp và vị trí ứng tuyển, dành thời gian nộp hồ sơ và tham gia phỏng vấn. Điều này thể hiện sự trân trọng của bạn với ứng viên và ghi nhận sự cố gắng của họ.

Chọn mẫu phù hợp với kết quả phỏng vấn
Chọn mẫu phù hợp với kết quả phỏng vấn

Lời phản hồi

Nhà tuyển dụng nên đưa ra những lý do cụ thể vì sao ứng viên không trúng tuyển. Hãy nêu ra những ý kiến mang tính xây dựng, chi tiết dẫn tới quyết định đó. Đồng thời đưa ra lời khuyên, bài học kinh nghiệm cho ứng viên trong thời gian tới.

Mời ứng tuyển lại

Nếu bạn cảm thấy ứng viên phù hợp với vị trí khác có thể thông báo và trao cho họ cơ hội này.

>>>Xem thêm: 5 dấu hiệu nhận biết ứng viên nói dối trong quá trình phỏng vấn

Mẫu thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn

Với ứng viên trúng tuyển, nhà tuyển dụng cần gửi lời cảm ơn, thông báo họ đã trúng tuyển. Đồng thời gửi thông tin về các chế độ, chính sách cho nhân viên, hẹn ngày đi làm,…Tùy vào tình trạng của công ty và yêu cầu tuyển dụng ở thời điểm đó mà đưa vào những thông tin phù hợp.

Lưu ý khi viết thư thông báo kết quả phỏng vấn

Để tránh ảnh hưởng tới hình ảnh của doanh nghiệp và nội dung bức thư, HR có thể tham khảo một số lưu ý dưới đây:

Nội dung ngắn gọn

Bạn cần đảm bảo vẫn nói lời đánh giá và cảm ơn với ứng viên nhưng cần tránh tình trạng lặp câu từ, ý tưởng, có những thông tin thừa.

Chứa từ khóa liên quan

Những từ, cụm từ liên quan đến công việc giúp truyền tải chính xác thông điệp. Ngoài ra cần cẩn thận với hai cụm từ: trúng tuyển và không trúng tuyển, tránh gây nhầm lẫn cho ứng viên.

Đừng quên gửi thư thông báo cho ứng viên dù họ đỗ hay trượt
Đừng quên gửi thư thông báo cho ứng viên dù họ đỗ hay trượt

Bày tỏ lòng biết ơn của doanh nghiệp

Gửi thư thông báo kết quả phỏng vấn không chỉ để xác nhận thông tin mà còn xác nhận hành động phù hợp, gửi kèm thư xác nhận công việc và lời cảm ơn của doanh nghiệp đến ứng viên.

Với những chia sẻ trên đây, hy vọng  HR và doanh nghiệp hiểu rõ hơn về mẫu thư thông báo kết quả phỏng vấn và sử dụng phù hợp trong những trường hợp cụ thể. Sau khi đã biết được các mẫu thư thông báo kết quả phỏng vấn, doanh nghiệp nếu có nhu cầu tìm ứng viên chất lượng có thể lựa chọn các nền tảng đăng tin tuyển dụng uy tín như tuyendung.topcv.vn.

Với hơn 5.500.000 hồ sơ ứng viên với hơn 60% đã có trên 2 năm kinh nghiệm là đội ngũ ứng viên tiềm năng, phù hợp với nhu cầu tuyển dụng nhân sự của nhiều doanh nghiệp. Hơn nữa hình thức đăng tin tuyển dụng trực tuyến trên nền tảng cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà vẫn nhanh chóng tuyển dụng được ứng viên như ý.

>>>Xem thêm: Bật mí 3 lý do khiến nhân viên thử việc 1 ngày rồi nghỉ