Trong vòng đời của một nhân viên, họ sẽ có lúc rời khỏi tổ chức khi đến một mức độ nào đó. Khi đó, quy trình Offboarding sẽ được thực hiện để đảm bảo việc chấm dứt hợp đồng diễn ra thuận lợi và an toàn. Vậy Offboarding là gì? Các bước trong quy trình Offboarding là gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này của Blog Tuyển Dụng nhé.
Offboarding là gì?
Offboarding là quá trình chấm dứt hợp đồng lao động giữa một nhân viên với công ty mà họ đã làm việc. Quá trình này bắt đầu từ khi nhân viên nộp đơn xin nghỉ việc và kết thúc vào ngày nhân viên rời khỏi công ty. Tuy nhiên, những tác động của Offboarding vẫn kéo dài sau khi nhân viên rời đi.
Thông thường, nhân viên sẽ phải trải qua một loạt các bước khi Offboarding, bao gồm:
- Bàn giao công việc cho các thành viên khác trong nhóm.
- Trả lại tài sản của công ty.
- Tham gia phỏng vấn khi nghỉ việc.
Mục đích của Offboarding là để đảm bảo rằng quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ cho tất cả mọi người liên quan, đồng thời giải quyết mọi vấn đề còn tồn tại và đảm bảo rằng nhân viên rời đi trên tinh thần tốt đẹp và giữ ấn tượng tích cực về công ty.
Phân biệt Onboarding và Offboarding
Onboarding và Offboarding là hai khía cạnh quan trọng của quá trình quản lý nhân viên trong vòng đời làm việc của họ. Cả hai quả trình này đều ảnh hưởng đáng kể đến trải nghiệm của nhân viên. Dưới đây là những điểm khác nhau của 2 quy trình này mà bạn có thể tham khảo:
| Đặc điểm | Onboarding | Offboarding |
| Mục tiêu | Tạo một sự chào đón cho nhân viên mới, giúp họ tự tin và thoải mái trong công ty mới. | Kết thúc mối quan hệ làm việc một cách có cấu trúc và không gây căng thẳng cho cả nhân viên ra đi và tổ chức. |
| Thời điểm bắt đầu | Bắt đầu khi một nhân viên mới gia nhập công ty. | Bắt đầu khi một nhân viên quyết định hoặc được thông báo về việc nghỉ việc. |
| Quy trình chính | Bao gồm việc cung cấp thiết bị, đào tạo về nhiệm vụ, giúp nhân viên tạo mối kết nối với đồng nghiệp và hòa nhập vào vai trò mới. | Bao gồm việc thu hồi tài sản công ty, thu hồi quyền truy cập, giao nhiệm vụ cho đồng nghiệp và tiến hành các thủ tục cuối cùng. |
| Mục tiêu cuối cùng | Xây dựng nền tảng vững chắc để giúp nhân viên và tổ chức phát triển và thành công trong tương lai. | Đảm bảo việc nhân viên ra đi diễn ra một cách trôi chảy và không gây căng thẳng cho tất cả các bên liên quan. |
Vì sao doanh nghiệp cần thực hiện Offboarding?
Vậy, lý do mà doanh nghiệp cần thực hiện Offboarding là gì? Quá trình này có thể mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm như:
- Bảo vệ thương hiệu tuyển dụng: Quá trình Offboarding giúp đảm bảo rằng nhân viên ra đi với ấn tượng tích cực về tổ chức, từ đó bảo vệ thương hiệu nhà tuyển dụng hiệu quả. Điều này quan trọng vì họ có thể chia sẻ kinh nghiệm của họ với người khác, bao gồm cả mạng xã hội và cộng đồng nơi họ sống.
- Thu thập phản hồi của nhân viên: Offboarding là cơ hội để doanh nghiệp thu thập phản hồi của nhân viên về công ty và trải nghiệm của họ. Thông tin này có thể được sử dụng để cải thiện các quy trình và chính sách của doanh nghiệp, nhằm mang lại trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên hiện tại và tương lai.
- Tạo cơ hội cho nhân viên boomerang: Boomerang Employees Đây là những nhân viên sau một thời gian nghỉ việc và muốn quay trở lại làm việc khi đã rèn luyện được các kỹ năng mới, hoặc có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau khác.
- An ninh thông tin và tài sản: Offboarding đảm bảo rằng nhân viên ra đi không còn quyền truy cập vào thông tin quan trọng của công ty và không giữ lại bất kỳ tài sản nào thuộc sở hữu của công ty. Điều này bảo vệ dữ liệu và tài sản quan trọng của tổ chức khỏi rủi ro.
Quy trình Offboarding chuẩn và chuyên nghiệp
Quy trình Offboarding chuẩn và chuyên nghiệp sẽ bao gồm nhiều bước để đảm bảo rằng việc chấm dứt mối quan hệ làm việc giữa một nhân viên và công ty diễn ra một cách trơn tru và không gây xáo trộn cho cả hai bên. Dưới đây là hướng dẫn cơ bản về quy trình Offboarding chuẩn mà bạn có thể tham khảo:
Giai đoạn 1: Quản lý quy trình Offboarding
Giai đoạn Quản lý quy trình Offboarding sẽ đảm bảo rằng quá trình Offboarding được bắt đầu một cách tổ chức và có kế hoạch, giúp tránh gây hiểu lầm hoặc rắc rối sau này. Giai đoạn này cũng đảm bảo tính chuyên nghiệp trong việc quản lý việc nghỉ việc của nhân viên và giúp bảo vệ cả hai bên khỏi các vấn đề pháp lý hoặc hợp đồng.
Những việc bạn cần thực hiện trong giai đoạn này bao gồm:
Phỏng vấn thôi việc
Phỏng vấn thôi việc thường được thực hiện bởi quản lý trực tiếp của nhân viên nghỉ việc. Người thực hiện phỏng vấn nên chuẩn bị một số câu hỏi mở để nhân viên có thể thoải mái chia sẻ ý kiến của mình. Một số câu hỏi thường gặp trong phỏng vấn thôi việc bao gồm:
- Tại sao bạn quyết định nghỉ việc?
- Bạn cảm thấy thế nào về công việc của mình tại công ty?
- Bạn có điều gì muốn chia sẻ với các nhân viên khác không?
Lập hồ sơ chấm dứt hợp đồng
Hồ sơ chấm dứt hợp đồng là hồ sơ lưu trữ tất cả các thông tin liên quan đến việc nghỉ việc của nhân viên, bao gồm giấy tờ thôi việc, giấy xác nhận hoàn trả lương thưởng,… Hồ sơ này sẽ được lưu giữ tại doanh nghiệp để làm cơ sở giải quyết các vấn đề phát sinh sau khi nhân viên nghỉ việc.
Hồ sơ chấm dứt hợp đồng cần bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin cá nhân của nhân viên.
- Ngày bắt đầu và ngày kết thúc hợp đồng.
- Lý do nghỉ việc.
- Các khoản lương thưởng, phúc lợi cần thanh toán.
- Các tài sản của công ty cần thu hồi.
Thông báo cho các bên liên quan
Sau khi có hồ sơ chấm dứt hợp đồng, bộ phận nhân sự cần thông báo cho các bên liên quan. Điều này có thể bao gồm thông báo cho các bộ phận khác trong tổ chức, như IT để thu hồi quyền truy cập, và các đồng nghiệp của nhân viên ra đi để chuẩn bị cho sự ra đi của họ.
Giai đoạn 2: Xử lý hồ sơ thôi việc
Giai đoạn xử lý hồ sơ thôi việc trong Offboadring cần thực hiện để đảm bảo các khía cạnh về pháp lý và tài chính liên quan đến việc nghỉ việc của nhân viên được giải quyết một cách cẩn thận và đúng quy định. Giai đoạn này cũng đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong quá trình Offboarding và giúp bảo vệ cả hai bên.
Những việc bạn cần thực hiện trong giai đoạn này bao gồm:
Xem xét hợp đồng
Trước khi nhân viên ra đi, bộ phận nhân sự nên xem xét hợp đồng lao động của họ để đảm bảo rằng tất cả các điều khoản và điều kiện liên quan đến việc nghỉ việc được tuân thủ. Điều này bao gồm thời gian thông báo trước, điều kiện giải quyết hợp đồng, và các điều khoản khác liên quan đến việc ra đi.
Các giấy tờ về phúc lợi
Bộ phận nhân sự cũng cần cần xem xét tất cả các giấy tờ liên quan đến phúc lợi của nhân viên, chẳng hạn như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, lương hưu, và các khoản tiền trợ cấp khác. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi quyền lợi của nhân viên được bảo vệ và quản lý đúng cách sau khi họ ra đi.
Các vấn đề liên quan đến thuế
Xem xét các giấy tờ về thuế của nhân viên để xác định các khoản thuế cần thanh toán. Bộ phận nhân sự cần thực hiện các bước như tính toán thuế thu nhập cá nhân cuối kỳ, loại bỏ thuế và thực hiện báo cáo thuế đúng cách theo quy định của cơ quan thuế. Điều này giúp nhân viên tránh các vấn đề thuế sau khi ra đi.
Xử lý các khoản thu nhập chưa thanh toán
Trong trường hợp có các khoản thu nhập chưa thanh toán, bộ phận nhân sự cần quản lý việc thanh toán cho nhân viên ra đi. Hãy đảm bảo rằng nhân viên nhận được tất cả các khoản thu nhập mà họ có quyền trước khi nghỉ việc.
Giai đoạn 3: Lập kế hoạch quá trình bàn giao công việc
Giai đoạn 3 trong quy trình Offboarding sẽ liên quan đến việc lập kế hoạch của quá trình bàn giao. Giai đoạn này giúp đảm bảo rằng công việc của nhân viên nghỉ việc được bàn giao suôn sẻ và không ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.
Những việc bạn cần thực hiện trong giai đoạn này bao gồm:
- Chọn nhân sự bàn giao: Trong giai đoạn này, tổ chức cần xác định người hoặc nhóm nhân sự sẽ tiếp quản công việc của nhân viên ra đi. Nhân sự nhận bàn giao cần có kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn để đảm bảo rằng công việc được bàn giao đầy đủ và chính xác.
- Xác định nhu cầu đào tạo cho nhân viên nhận bàn giao: Đôi khi, người tiếp nhận bàn giao sẽ cần được đào tạo hoặc hướng dẫn về công việc mà họ tiếp quản. Giai đoạn này bao gồm xác định các nhu cầu đào tạo, và chuẩn bị chương trình đào tạo hoặc tài liệu hướng dẫn liên quan.
- Chuẩn bị các tài liệu, thủ tục bàn giao: Bàn giao công việc đòi hỏi việc chuẩn bị các tài liệu và thủ tục liên quan. Điều này bao gồm việc tạo danh sách các nhiệm vụ và trách nhiệm, xác định mục tiêu và kết quả kỳ vọng, và cung cấp cho người tiếp quản thông tin và tài liệu cần thiết để thực hiện công việc.
Giai đoạn 4: Kiểm tra quá trình bàn giao của nhân viên
Để đảm bảo tính chính xác và bảo mật trong việc quản lý tài sản và dữ liệu của công ty sau khi nhân viên ra đi, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm tra chặt chẽ quá trình bàn giao của nhân viên. Điều này cũng đảm bảo rằng công ty tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến bảo vệ thông tin và tài sản.
Những việc bạn cần thực hiện trong giai đoạn này bao gồm:
- Kiểm tra thiết bị, đồ dùng cá nhân: Ví dụ như Máy tính xách tay, điện thoại, máy in, thẻ gửi xe, thẻ truy cập, các loại vật dụng hoặc tài liệu khác được công ty cung cấp khi nhận việc.
- Kiểm tra các loại hồ sơ, giấy tờ liên quan: Bao gồm như hồ sơ nhân viên, hồ sơ lương thưởng, phúc lợi, hồ sơ chấm công, hồ sơ bàn giao công việc, hồ sơ khách hàng,…
- Thu hồi các quyền truy cập hệ thống, email: Doanh nghiệp cần thu hồi các quyền truy cập hệ thống, email của nhân viên nghỉ việc để đảm bảo rằng họ không thể truy cập vào các thông tin và tài nguyên của công ty.
Giai đoạn 5: Gửi lời cảm ơn và giữ liên hệ với nhân viên
Giai đoạn cuối cùng này đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một trải nghiệm rời đi tích cực cho nhân viên. Doanh nghiệp nên thực hiện giai đoạn này một cách phù hợp để thể hiện sự trân trọng đối với nhân viên nghỉ việc và giữ mối quan hệ tốt đẹp với họ.
Những việc bạn cần thực hiện trong giai đoạn này bao gồm:
- Gửi lời cảm ơn đến nhân viên ra đi để ghi nhận đóng góp của họ trong thời gian làm việc tại tổ chức. Bạn có thể thực hiện gửi lời cảm ơn qua email, thư tay, lời cảm ơn trực tiếp,…
- Giữ liên hệ và xây dựng mối quan hệ dài hạn, tạo cơ hội cho việc hợp tác trong tương lai.
- Cung cấp cho nhân viên ra đi thông tin về quyền lợi sau khi nghỉ việc, chẳng hạn như quyền lợi bảo hiểm y tế hoặc lương hưu.
- Thu thập phản hồi từ nhân viên ra đi về trải nghiệm của họ trong tổ chức.
Hy vọng với những thông tin trong bài viết thuộc chuyên mục Quản trị nhân sự này, bạn đã hiểu hơn về Offboarding là gì và các bước trong quy trình Offboarding là gì. Nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới để thay thế cho nhân viên nghỉ việc, hãy truy cập ngay Tuyendung.topcv.vn để đăng tin tuyển dụng và tìm kiếm ứng viên phù hợp với vị trí cần nhân sự.
TopCV là nền tảng tuyển dụng trực tuyến hàng đầu Việt Nam, với hơn 6.9 triệu hồ sơ ứng viên và hàng nghìn doanh nghiệp đăng tin tuyển dụng mỗi tháng. Hãy tìm kiếm ứng viên tiềm năng phù hợp ngay hôm nay với TopCV.vn nhé!
