Top 10 điều nhà tuyển dụng cần chú ý khi phỏng vấn ứng viên

3569
phong-van-ung-vien
Những lưu ý khi phỏng vấn ứng viên

Trong quy trình tuyển dụng thường thấy muốn tuyển dụng được ứng viên chất lượng, đúng người, đúng việc không thể thiếu bước phỏng vấn. Vậy khi phỏng vấn ứng viên nhà tuyển dụng cần lưu ý những vấn đề gì? Đặt câu hỏi phỏng vấn ứng viên ra sao? Hãy cùng ghé thăm chuyên mục cẩm nang tuyển dụng của tuyendung.topcv.vn để có thêm lời giải ngay dưới bài viết sau đây nhé!

Tầm quan trọng của kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng

Nếu có cách phỏng vấn ứng viên khoa học doanh nghiệp có thể xác định được trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng của ứng viên, xem họ có đáp ứng yêu cầu công việc hoặc có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hơn. Từ đó tránh trường hợp tuyển sai người, giảm thiệt hại cho quy trình tuyển dụng.

Phỏng vấn ứng viên giúp doanh nghiệp và ứng viên hiểu rõ nhau hơn
Phỏng vấn ứng viên giúp doanh nghiệp và ứng viên hiểu rõ nhau hơn

Với ứng viên tham gia phỏng vấn, bước này thực hiện thành công cũng giúp ứng viên hiểu hơn về nhu cầu việc làm, mong muốn và họ có thực sự phù hợp với doanh nghiệp không.

Chính vì những lý do kể trên, doanh nghiệp nói chung và bộ phận tuyển dụng nói riêng cần xây dựng kế hoạch cùng kịch bản phỏng vấn ứng viên thật tỉ mỉ cho mỗi vị trí công việc.

>>>Xem thêm: 5 dấu hiệu nhận biết ứng viên nói dối trong quá trình phỏng vấn

Lưu ý khi phỏng vấn ứng viên

Để buổi phỏng vấn đạt được hiệu quả cao cho cả hai phía, nhà tuyển dụng cần lưu ý các vấn đề sau đây:

Chuẩn bị trước buổi phỏng vấn

Không ít nhà tuyển dụng bỏ qua khâu này đặc biệt là các doanh nghiệp có lượng hồ sơ ứng viên nhiều. Thế nhưng để có thể tuyển dụng hiệu quả đây là bước rất quan trọng giúp nhà tuyển dụng sàng lọc hồ sơ ứng viên. Cụ thể bạn cần chuẩn bị các công việc sau:

Xem lại hồ sơ trước buổi phỏng vấn

Trước buổi phỏng vấn, HR cũng nên dành thời gian xem lại hồ sơ ứng viên. Qua bộ hồ sơ nhà tuyển dụng có thể đánh giá phần nào về năng lực của ứng viên, từ đó có hình thức phân loại, đánh giá về tiềm năng trúng tuyển của ứng viên.

Nên xem kỹ lại hồ sơ ứng viên trước khi phỏng vấn
Nên xem kỹ lại hồ sơ ứng viên trước khi phỏng vấn

Căn cứ vào những thông tin trên nhà tuyển dụng có thể đưa ra hình thức phỏng vấn hay những mẫu phỏng vấn ứng viên nhằm khai thác triệt để thông tin cần thiết để đánh giá khách quan hơn. Cũng qua việc xem lại hồ sơ giúp nhà tuyển dụng định hình và đưa ra bảng câu hỏi phỏng vấn ứng viên cụ thể hơn.

Chuẩn bị nhiều câu hỏi mở

Chuẩn bị bảng câu hỏi là bước rất quan trọng trước buổi phỏng vấn. Tùy vào vị trí tuyển dụng hay đặc thù doanh nghiệp bạn có thể đặt ra những câu hỏi nên hỏi ứng viên khi phỏng vấn.

Ví dụ những tập đoàn lớn hay hỏi các câu hỏi IQ hay kiến thức chuyên ngành. Những ứng viên được đánh giá xuất sắc phải có chỉ số IQ cao và trả lời tốt những tình huống đưa ra.

Chuẩn bị những câu hỏi thú vị để thu hẹp khoảng cách
Chuẩn bị những câu hỏi thú vị để thu hẹp khoảng cách

Quá trình chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn ứng viên nhà tuyển dụng nên đưa ra những câu hỏi mở, tránh các câu hỏi kiểu Có/Không hay trắc nghiệm. Hãy tạo điều kiện để ứng viên đưa ra được những câu trả lời mang tính bao quát, thể hiện năng lực, tính cách của ứng viên.

>>>Xem thêm: Bí quyết tìm ra ứng viên tài năng thông qua cách đặt câu hỏi phỏng vấn

Kiểm tra lại thông tin của ứng viên

Để buổi phỏng vấn ứng viên diễn ra dễ dàng, suôn sẻ, nhà tuyển dụng nên kiểm tra kỹ thông tin ứng viên. Bạn cần đảm bảo rằng thông tin đã được gửi đầy đủ qua email và số điện thoại. Đây cũng là cách giúp nhà tuyển dụng tạo sự bài bản, chuyên nghiệp đồng thời tạo thiện cảm với ứng viên.

Liên hệ trước với ứng viên

Khi đã kiểm tra thông tin liên lạc, HR có thể liên lạc trước với các ứng viên. Ngoài cách liên lạc mời phỏng vấn, trước buổi phỏng vấn nhà tuyển dụng có thể gọi điện hướng dẫn ứng viên, chỉ dẫn đường đi tới công ty phỏng vấn. Điều này có vai trò quan trọng với những công ty ở tòa nhà cao tầng hay các địa điểm khó tìm.

Việc liên hệ, hỗ trợ ứng viên khi tham gia phỏng vấn không những tạo ấn tượng tốt với ứng viên mà còn giúp nhà tuyển dụng xác định được khả năng tham gia phỏng vấn, sàng lọc ứng viên đến phỏng vấn chính xác nhất. Qua đó có được sự chuẩn bị cũng như xử lý đúng mực, kịp thời.

Chuẩn bị trong buổi phỏng vấn

Để buổi phỏng vấn đi theo đúng hướng, đạt hiệu quả cao, nhà tuyển dụng cần chuẩn bị:

Tạo tâm lý tốt cho ứng viên

Để ứng viên thấy thoải mái bạn nên chào đón họ, khiến họ an tâm hơn bằng những câu hỏi đơn giản trước. Nên nhớ ưu tiên các câu hỏi mở, chú trọng những câu hỏi đơn giản để ứng viên thể hiện bản thân.

Nên tạo tâm lý tốt cho ứng viên để khai thác nhiều vấn đề
Nên tạo tâm lý tốt cho ứng viên để khai thác nhiều vấn đề

Nhà tuyển dụng nên lưu ý tránh cắt lời ứng viên cũng đừng đánh giá, phán xét họ từ những ấn tượng đầu tiên. Tránh đưa ra quyết định vội vàng mà không xem xét kỹ lưỡng bởi điều này có thể khiến bạn bỏ lỡ những ứng viên tiềm năng. Hãy đánh giá dựa trên tất cả các tiêu chí về ứng viên rồi mới đưa ra quyết định.

Đưa ra thông tin quan trọng về công ty, công việc

Để tránh lãng phí thời gian phỏng vấn, hãy tóm tắt cho ứng viên  những thông tin cần thiết về doanh nghiệp, vị trí đang cần tuyển, các công việc ứng viên làm khi trúng tuyển, cơ hội và thách thức với vị trí công việc đó là gì?

Qua đó ứng viên có thể biết được các thông tin cơ bản để đặt câu hỏi thích hợp. trường hợp ứng viên thắc mắc bạn nên trả lời khách quan, đừng  quá tâng bốc quá đà nhưng cũng đừng trả lời quá tiêu cực sẽ gây phản cảm cho ứng viên.

Bài viết liên quan:

>>Khám phá 10 bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

>>Top 10 phương pháp tuyển dụng hiệu quả và tiết kiệm chi phí

Linh hoạt khi đặt câu hỏi cho ứng viên

Ngay cả khi bạn đã có kế hoạch chi tiết về câu hỏi phỏng vấn ứng viên bạn cũng đừng ngại đổi câu hỏi. Đặc biệt bạn cũng nên ứng biến nhanh nhẹn, linh hoạt để có câu hỏi phù hợp.

Lắng nghe nhiều hơn đưa ra câu hỏi

Nếu bạn nói chuyện nhiều hơn ứng viên ở buổi phỏng vấn bạn khó mà thu được đầy đủ thông tin để đánh giá ứng viên, như vậy sẽ rất khó khăn để sàng lọc và lựa chọn ứng viên thích hợp. Có một nghiên cứu chỉ ra rằng bạn nên dành 80% thời gian để lắng nghe ứng viên và chỉ nên nói trong 20% thời gian còn lại.

Lưu ý  những thông tin quan trọng

Hãy ghi lại những thông tin quan trọng bởi bạn khó mà nhớ hết các thông tin ứng viên đã nói, nhất là khi phải phỏng vấn cùng lúc nhiều ứng viên. Việc ghi chú lại thông tin quan trọng giúp bạn dễ dàng tổng hợp thông tin, đánh giá công bằng, khách quan hơn.

Lưu thông tin quan trọng về ứng viên

Mời ứng viên đặt câu hỏi

Hành động nhỏ này mang đến ý nghĩa lớn, tạo ra giá trị của buổi phỏng vấn. Ngoài những câu hỏi mà HR đưa ra, các câu hỏi của ứng viên có thể gợi mở nhiều phương diện giúp ứng viên và nhà tuyển dụng có cơ hội trao đổi kỹ hơn. Qua đó bạn cũng có thể khai thác được nhiều thông tin hữu ích.

Lưu ý sau buổi phỏng vấn

Kết thúc buổi phỏng vấn không có nghĩa là thực hiện xong quy trình tuyển dụng. Khi ấy nhà tuyển dụng vẫn cần làm các việc sau:

– Thông báo cho ứng viên về thời gian có kết quả phỏng vấn: hãy trả lời với ứng viên rõ ràng khi nào có kết quả hay các bước tiếp theo của doanh nghiệp là gì? Bạn nên liên lạc với ứng viên thông báo kết quả càng sớm càng tốt.  

– Đừng quên cảm ơn họ đã tham gia phỏng vấn, tiễn họ ra cửa để thể hiện tính chuyên nghiệp cũng như sự thân thiện.

– Hãy nhanh chóng tổng hợp lại thông tin ứng viên sau buổi phỏng vấn để có đánh giá cụ thể. HR có thể so sánh dữ liệu của các ứng viên với nhau và đưa ra quyết định có nên chọn không.

– Sàng lọc ứng viên theo mức độ từ khái quát đến chuyên sâu để chốt danh sách cuối cùng. Hãy căn cứ vào điều kiện cũng như tiêu chí tuyển dụng của doanh nghiệp để chọn được ứng viên thích hợp nhất.

– Thông báo kết quả với ứng viên dù họ có trúng tuyển không. Không ít nhà tuyển dụng chỉ thông báo cho các ứng viên trúng tuyển, điều này là sai lầm và dễ gây ấn tượng xấu cho ứng viên.  

Đánh giá và thông báo với ứng viên sau khi có kết quả

Ghi chú về ứng viên

Nguyên tắc khi phỏng vấn là tập trung vào ứng viên khi họ đang trả lời, quan sát và lắng nghe cẩn thận những vấn đề họ nói. Đừng cố ghi chú khi ứng viên đang nói, bạn có thể làm điều này sau khi họ đã chia sẻ xong. Nếu là phỏng vấn hội đồng, khi các thành viên ghi chú thì bạn vẫn nên ngồi lắng nghe và quan sát ứng viên.

Mỗi thành viên của hội đồng tuyển dụng nên cho điểm ứng viên theo tiêu chí đã đề ra. Bạn nên hoàn thành việc này sớm vì chỉ sau khoảng 45 phút bạn sẽ không thể nhớ rõ câu trả lời của ứng viên. Nếu có thể nên thảo luận về ứng viên ngay sau khi họ rời khỏi phòng và thống nhất về điểm số.

Đánh giá ứng viên sau buổi phỏng vấn

Ảnh hưởng của nhiều yếu tố khiến cho việc đánh giá ứng viên sau phỏng vấn thường không đủ khách quan. Ở hoàn cảnh đó bạn nên cân nhắc dùng hệ thống thang điểm, nhất là khi phỏng vấn nhiều ứng viên.

Một lưu ý lớn về cách phỏng vấn ứng viên là nên tránh so sánh các ứng viên với nhau khi bạn đối chiếu thang điểm chung. Bạn chỉ nên thực hiện bước này khi đã có kế hoạch chốt số lượng ứng viên tuyển dụng.

Sai lầm lớn khi đánh giá ứng viên sau phỏng vấn tuyển dụng đó là đánh giá theo cảm tính. Khi bạn thích một ứng viên tức là họ rất có năng khiếu ở việc xây dựng mối quan hệ. Tương tự khi bạn không quan tâm đến ứng viên khác tức là họ đang lo lắng hoặc làm gì đó khiến bạn không thích hoặc gợi nhớ một người nào đó.

Những tín hiệu này không cho bạn thấy được mức độ hoàn thành công việc  tốt ra sao dù nó có thể cho bạn thấy được sự phù hợp của họ với đội nhóm. Tuy nhiên trừ khi đây là yếu tố quan trọng trong bản mô tả công việc, nếu không bạn đừng nên để nó ảnh hưởng tới quyết định tuyển dụng.

Để đánh giá ứng viên chính xác nhất bạn có thể căn cứ vào form mẫu đánh giá ứng viên sau phỏng vấn tại TopCV.vn nhằm đảm bảo tính khách quan.

Kết luận

Với những chia sẻ trên đây về cách phỏng vấn ứng viên cũng như những lưu ý kèm theo mong rằng nhà tuyển dụng sẽ có được buổi phỏng vấn thành công. Phỏng vấn chính là bước đệm cuối cùng giúp nhà tuyển dụng khai thác ứng viên kỹ hơn do đó hãy chuẩn bị thật chu đáo để không bỏ sót nhân tài và chọn ra được những ứng viên tiềm năng.