Hành chính nhân sự tổng hợp là một trong những vị trí không thể thiếu được tại mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết hành chính nhân sự tổng hợp có vai trò và nhiệm vụ gì. Cùng Blog Tuyển Dụng tìm hiểu những công việc hành chính nhân sự tổng hợp phải làm qua bài viết dưới đây.
Hành chính nhân sự tổng hợp là công việc gì?
Hành chính nhân sự tổng hợp là công việc trực thuộc phòng hành chính tổng hợp. Các nhân viên hành chính nhân sự thường phụ trách các công việc liên quan đến lưu trữ, thống kê giấy tờ, sổ sách và các dữ liệu liên quan đến các nhân sự, phòng ban trong công ty. Công việc này không trực tiếp mang lại doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp nhưng đóng góp rất lớn trong việc vận hành, duy trì sản xuất, kinh doanh của công ty.
Khối lượng công việc mà hành chính nhân sự sẽ đảm nhiệm sẽ tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp. Chính vì thế, ngành nhân sự đòi hỏi kỹ năng văn phòng, tính cách cẩn thận, tập trung để có thể hoàn thành công việc tốt nhất.
>>>Xem thêm: Bộ phận tuyển dụng giữ vai trò gì trong doanh nghiệp
Bản mô tả chi tiết công việc hành chính nhân sự tổng hợp
Các nhân viên tại phòng hành chính tổng hợp thường đảm nhiệm các công việc liên quan đến văn thư, hành chính của toàn bộ các bộ phận, phòng ban. Thông thường, hành chính nhân sự tổng hợp sẽ phụ trách một số việc, bao gồm:
Công việc hành chính
Mỗi ngày, các nhân viên hành chính tổng hợp sẽ thực hiện một số công việc như:
- Tiếp nhận thư từ, cuộc gọi và chuyển tiếp đến các phòng ban liên quan.
- Thực hiện công tác giám sát việc vệ sinh, trang trí nơi làm việc của các phòng ban nhằm đảm bảo hình ảnh của doanh nghiệp.
- Soạn thảo các văn bản, hợp đồng, quy chế liên quan đến nhân sự.
- Thực hiện các yêu cầu của ban quản lý về sao chép, cung cấp dữ liệu cho các cá nhân, bộ phận liên quan.
Thực hiện công tác chuẩn bị, tổ chức hội thảo, cuộc họp và tiếp khách
Trừ các cuộc họp nội bộ của các bộ phận, mọi vấn đề liên quan đến họp hành, tiếp khách, hội thảo đều cần thông qua bộ phận hành chính nhân sự tổng hợp. Bộ phận này sẽ có trách nhiệm sắp xếp, chuẩn bị hậu cần nhằm đảm bảo diễn ra đúng kế hoạch đã lên từ trước.
Đặc biệt, với những cuộc hội thảo, hội nghị quy mô lớn vượt quá phạm vi công ty, hành chính nhân sự tổng hợp sẽ phải đảm nhiệm bao gồm gửi thư mời, chuẩn bị địa điểm, nội dung, công tác hậu cần, …
Quản lý chấm công, thời gian làm việc của nhân viên
Nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp sẽ phải thực hiện công việc của quản lý nhân sự như giám sát thời gian làm việc của nhân viên, công nhân nhằm kịp thời xử lý, ghi nhận các trường hợp như nghỉ phép, chế độ, … Hàng tháng, cần tổng hợp và tính toán thời gian làm việc thực tế của các nhân viên để phục vụ công tác chi trả lương, thưởng.
Quản lý các chi phí hành chính của doanh nghiệp
Bộ phận hành chính nhân sự tổng hợp cũng đảm nhiệm các vấn đề liên quan đến thanh toán chi phí phục vụ kinh doanh, sản xuất doanh nghiệp như phí chuyển phát nhanh, hóa đơn điện nước, internet, thuê văn phòng, văn phòng phẩm, … và cả chi phí tiếp khách.
Công việc hành chính nhân sự tổng hợp ở đây sẽ là đảm bảo các chi phí cần đúng quy định, đầy đủ hóa đơn, chứng từ và thanh toán theo tháng.
Cung cấp văn phòng phẩm, vật tư cần thiết cho các phòng ban
Nhân viên hành chính nhân sự cũng sẽ phụ trách các vấn đề liên quan đến thu mua, sửa chữa trang thiết bị máy móc, văn phòng phẩm nhằm đảm bảo hoạt động cho các phòng ban. Bộ phận này cũng phụ trách lên kế hoạch, thực hiện bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa trang thiết bị định kỳ.
Tổng hợp, lưu trữ, quản lý thông tin
Mọi thông tin về công tác hành chính, biên bản các cuộc họp và quản lý, khai thác cơ sở vật chất của doanh nghiệp đều được phòng hành chính bảo mật và lưu trữ đầy đủ.
Hành chính nhân sự tổng hợp sẽ thực hiện các công việc sao chép, in ấn tài liệu, hồ sơ theo sự phê duyệt của ban giám đốc hoặc bộ phận quản lý có thẩm quyền. Bên cạnh đó, khi có những thông tin không tốt, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh, kinh doanh của doanh nghiệp thì phòng hành chính tổng hợp sẽ xử lý theo sự phân công của ban lãnh đạo.
Xây dựng kế hoạch du lịch, nghỉ dưỡng thường niên
Hầu hết mọi doanh nghiệp đều có các chế độ phúc lợi liên quan đến du lịch, nghỉ ngơi hàng năm cho nhân viên công ty. Khi này, hành chính nhân sự tổng hợp sẽ đề xuất, lấy ý kiến thống nhất để lên kế hoạch về địa điểm, thời gian du lịch, nghỉ dưỡng và trình ban giám đốc phê duyệt. Sau đó, lập danh sách các nhân sự tham gia và liên hệ, tìm kiếm đối tác chuyên tổ chức tour để tiến hành đặt vé, phòng khách sạn, tiệc, … và thông báo rõ về thời gian, địa điểm, cho từng phòng ban để sắp xếp các công việc.
Xuyên suốt quá trình thực hiện, bộ phận nhân sự tổng hợp cũng cần liên tục theo dõi, phản ánh và giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng, hợp lý nhất.
Lên kế hoạch tổ chức khen thưởng, tổng kết, liên hoan
Một công việc hành chính nhân sự tổng hợp phải đảm nhiệm đó là đảm bảo đời sống tinh thần cho người lao động trong công ty. Tùy theo chính sách của mỗi doanh nghiệp sẽ có những chương trình như tặng quà, tổ chức sinh nhật tháng cho nhân viên; khen thưởng, tuyên dương các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc, liên hoan, tổng kết cuối năm, …
Các nhân viên phụ trách sẽ lập kế hoạch và dự toán ngân sách để thực hiện và xin xét duyệt từ ban lãnh đạo. Song song với đó cũng cần đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đầy đủ, suôn sẻ, phối hợp nhịp nhàng.
Với khối lượng công việc khá lớn, các doanh nghiệp luôn muốn tìm kiếm được ứng viên hành chính nhân sự phù hợp. Tuyendung.topcv.vn là một trong những website đăng tin tuyển dụng lớn nhất tại Việt Nam sẽ giúp công ty, doanh nghiệp và nhà tuyển dụng kết nối được với ứng viên tiềm năng đáp ứng được yêu cầu công việc. Với hơn 5.500.000 hồ sơ ứng viên, hơn 60% có trên 2 năm kinh nghiệm cùng với hệ thống sàng lọc dữ liệu bằng trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ giúp khả năng tìm kiếm ứng viên phù hợp với doanh nghiệp cao hơn.
Trên đây là bản mô tả chi tiết công việc hành chính nhân sự tổng hợp mới nhất của tuyendung.topcv.vn. Với những thông tin trên, hi vọng các ứng viên hành chính nhân sự có thể hiểu rõ hơn về công việc của một nhân viên hành chính nhân sự.
